Acta nº 4823-1248 de Consejo Superior, 10 de Mayo de 2012
| Fecha de Resolución | 10 de Mayo de 2012 |
| Emisor | Consejo Superior |
Nº 47-12
CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL .-
S.J.,a las ocho horas del diez de mayo del dos mil doce.Sesión ordinaria con asistenciadel Presidente, M.M., de la licenciada M.C.A., loslicenciados M.M.A., A.L.M.A. y el Suplentelicenciado R.S.A.M. en sustitución de la doctora L.C.C., por permiso con goce de salario para labores propias del cargo. Asiste también el Director Ejecutivo, licenciado A.J.L..
ARTÍCULO I
DOCUMENTO Nº 4823-12
Se aprueba el acta N° 41-12 de la sesión celebrada 26 de abril del año en curso.
El licenciado A.M. se abstiene de aprobar el acta por no haber participado en la citada sesión.
ARTICULO II
DOCUMENTO 5280-12
Se acordó:S.C. la Judicatura que cuando realice consultas para integrar ternas para elcargo de juez o jueza 1 conciliador, mientras no se tenga jueces en esacategoría que hayan hecho examen específico de conciliación, se haga una prevencióna los integrantes de las mismas en que se indique que este Órgano previo ahacer los nombramientos, realizará unaentrevista con el fin de evaluar los conocimientos, habilidades y destrezas en conciliación.
ARTICULO III
DOCUMENTO Nº 5288-12
En razón de que la licenciada S.N.R., Secretaria General de la Corte, asistirá a la Apertura del Año Judicial y Reunión de Magistrados, M. e integrantes del ConsejoSuperior en el Primer Circuito Judicial de la Zona Sur, se designa al licenciado C.T.M.R., como S. General de la Corte por la segunda audiencia del 10 y el 11 de mayo del año en curso, con el fin de que proceda a firmar los documentos de los asuntos urgentes del despacho.
ARTÍCULO IV
DOCUMENTO N° 3297-12,4676-12
En sesión N° 33-12 celebrada el 10 de abril del año en curso, artículo XLVIII, se tomó el acuerdo que literalmente dice:
"La Integrante Conejo Aguilar sometea conocimiento el correo electrónico del 29 de febrero del año en curso, que leenviara la licenciada P.U.R., Jefa del Archivo Judicial, que literalmente dice:
"En virtud de la gran cantidad de expedientes (de nuevo ingreso, activos y agregados) que los despachos diariamente solicitan enviar al Archivo Judicial, hemos diseñado algunas plantillas que agilizan la transferencia y a su vez nos ha permitido brindar un servicio ágil y efectivo. Sin embargo, requerimos de su valiosa colaboración para la publicación de la circular adjunta a fin de normalizar el proceso en todo el país.
Aproveché para agregar los puntos 5 y 6, respecto a los respaldados en CD o DVD, que algunos despachos agregan incorrectamente a los expedientes físicos así como el envío innecesario de usuarios al Archivo Judicial que tantas quejas genera.
CIRCULAR N° -12
Asunto: Lineamientos para la transferencia documental al Archivo Judicial.
A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAIS
SE LES HACE SABER QUE:
El ConsejoSuperior, en sesión N° ____, celebrada el ________, artículo ____, dispusoaprobó los "Lineamientos para la transferencia documental al Archivo Judicial", de la siguiente manera:
LINEAMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL
ARCHIVO JUDICIAL
1.) S. informa que para proceder con la transferencia de expedientes,documentos base y documentación administrativa de primer ingreso al Archivo Judicial, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
1.1)La documentación que por primera vez va a ser remesada y enviada al Archivo Judicial, debe contar con la autorización de la jefatura de esta Oficina.
1.2)Una vez concedida dicha autorización, el Despacho debe coordinar con laUnidad de Acopio (ext. 1548), para que se le envíe la plantilla de asignación de remesas y explicación del proceso a seguir.
2) P. envío de expedientes, documentos base y documentación administrativa, paraser incluidos en remesas ya recibidas en el Archivo Judicial, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
2.1) ElDespacho debeverificar previamente la condición de los expedientes,documentos base y documentación administrativa en la Intranet, paraidentificar así si son; a) activos, b) para agregar (a una remesa ya recibidaen el Archivo), c) casos en que el sistema indica que está archivado yfísicamente se encuentra en el Despacho; condiciones todas atendidas por la Unidad de Acopio y Remesado.
2.1.1)Una vez verificada la condición de los expedientes, el Despacho debecoordinarcon la Unidad de Acopio y Remesado, a fin de solicitar la plantillacorrespondiente para gestionar el envío y revisión de la información,vía correo electrónico, dependiendo del orden de atención (agenda), de lacantidad de tipos documentales a trasladar y el espacio disponible en el depósito documental.
2.1.2)Cuando se va a transferir documentos identificados con la A de"Activos", (condición a),así como para los casos señalados en lacondición c (Archivado según sistema pero físicamente en el Despacho),se deben solicitar las indicaciones y la plantilla a la extensión 1552.
2.1.3) Paracasos identificados bajo lacondiciónb), "Documentación paraAgregar", la plantilla e instrucciones debe ser solicitada a la extensión 1560.
3) Devolución de expedientes y otros documentos prestados a los Despachos:
3.1.1 Estasdevoluciones, deben coordinarse conla Unidad de Procesos Administrativos (extensión 1549).
4)L. para transferencia deben contener toda la informaciónsolicitada y no debe alterarse su formato pues, su uso sustituye los oficios o listados.
5) Tenerpresente que, en cumplimiento a la Circular N° 92-09 delaSecretaría General de la Corte; el Archivo Judicial no recibeinformación grabada en discos compactos (CD o DVD). Estos soportes no debenser incluidos dentro de los expedientes físicos por el alto riesgo a que sesometen mediante dicha acción: "pérdida de información", exposición al extravíode dicho formato, daño, manipulación incorrecta, condiciones ambientales inadecuadas (temperatura, humedad relativa, polvo), entre otros.
6)Se les recuerda a los Despachos Judiciales, su obligación de buscar en la basede datos la información referente a la ubicación de los expedientes, a fin de evitarel desplazamiento innecesario de personas usuarias al Archivo Judicial. Asímismo, se les recuerda su responsabilidad de brindar a quienes requieran unexpediente depositado en el Archivo Judicial, el número de remesa y archivo para su correspondiente localización a la hora de atender la solicitud.
S.J., ________.
Licda. S.N.R. General
Corte Suprema de Justicia"
Se acordó: Acoger la anterior solicitud yautorizar la publicación de la circular conforme lo propone la jefatura delArchivo Judicial, exceptuando el punto 5) en virtud de que el Archivo Judicialtiene obligación de recibir los CD o DVD pero en sobre aparte, debidamenteidentificados con el número de expediente, nombre de las partes y número deremesa y archivo con el que se envío el expediente físico y ordenar suarchivo, que permita su registro y búsqueda expedita a solicitud de las personas usuarias.
La Secretaría General de la Corte tomará nota para los fines consiguientes."
El licenciado A.J.L., Director Ejecutivo,somete a conocimiento de este Consejo el oficio N° AJ-J-020-2012 del 2 de mayoen curso, suscrito por la licenciada P.U.R., Jefa del Archivo Judicial, que literalmente dice:
"El Consejo Superior en sesión N° 33-12 celebrada el 10 de abril de 2012, artículo XLVIII, acordó lo siguiente:
" ARTÍCULO XLVIII
DOCUMENTO Nº 3297-12
La Integrante ConejoAguilar somete a conocimiento el correo electrónico del 29 de febrero del añoen curso, que le enviara la licenciada P.U.R., Jefa del Archivo Judicial, que literalmente dice:
"En virtud de la gran cantidad de expedientes (de nuevo ingreso, activos y agregados) que los despachos diariamente solicitan enviar al Archivo Judicial, hemos diseñado algunas plantillas que agilizan la transferencia y a su vez nos ha permitido brindar un servicio ágil y efectivo. Sin embargo, requerimos de su valiosa colaboración para la publicación de la circular adjunta a fin de normalizar el proceso en todo el país.
Aproveché para agregar los puntos 5 y 6, respecto a los respaldados en CD o DVD, que algunos despachos agregan incorrectamente a los expedientes físicos así como el envío innecesario de usuarios al Archivo Judicial que tantas quejas genera.
CIRCULAR N° -12
Asunto: Lineamientos para la transferencia documental al Archivo Judicial.
A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAIS
SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior, en sesión N° ____, celebrada el________, artículo ____, dispuso aprobó los "Lineamientos para la transferencia documental al Archivo Judicial", de la siguiente manera:
LINEAMIENTOS PARA LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL AL ARCHIVO JUDICIAL
1.) Se les informa que para proceder con latransferencia de expedientes, documentos base y documentación administrativa deprimer ingreso al Archivo Judicial, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
1.1) Ladocumentación que por primera vez va a ser remesada y enviada al Archivo Judicial, debe contar con la autorización de la jefatura de esta Oficina.
1.2) Una vezconcedida dicha autorización, el Despacho debe coordinar con la Unidad deAcopio (ext. 1548), para que se le envíe la plantilla de asignación de remesas y explicación del proceso a seguir.
2) Para el envío de expedientes, documentos base ydocumentación administrativa, para ser incluidos en remesas ya recibidas en el Archivo Judicial, deben tenerse en cuenta los siguientes aspectos:
2.1) El Despacho debeverificarpreviamente la condición de los expedientes, documentos base y documentaciónadministrativa en la Intranet, para identificar así si son; a) activos, b)para agregar (a una remesa ya recibida en el Archivo), c) casos en que elsistema indica que está archivado y físicamente se encuentra en el Despacho; condiciones todas atendidas por la Unidad de Acopio y Remesado.
2.1.1) Una vez verificada la condición de losexpedientes, el Despacho debecoordinarcon la Unidad de Acopio y Remesado, a fin de solicitar la plantillacorrespondiente para gestionar el envío y revisión de la información,vía...
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