Reglamento para el Control de Activos Fijos, de 4 de Octubre de 2006
| Emisor | Colegio Universitario de Puntarenas |
COLEGIO UNIVERSITARIO DE PUNTARENAS
OFICINA DE ADMINISTRACIÓN FINANCIERA
REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE ACTIVOS FIJOS
CAPÍTULO 1 Disposiciones generales
Artículo 1º
a- La Unidad de Activos fijos perteneciente a la Oficina de Administración Financiera, será la unidad técnica responsable de coordinar todas las actividades relacionadas con el control de Activos Fijos del Colegio Universitario de Puntarenas. Tendrá la responsabilidad también de mantener un registro auxiliar permanente y actualizado de los bienes de la institución.
b- Un bien es clasificado como activo fijo cuando su costo total sea igual o superior a veinte dólares americanos ($20),
al tipo de cambio de compra emitido por el Banco Central de Costa Rica en la ficha de adquisición del activo.
c- Los bienes adquiridos cuyo costo total sea inferior a los US $20. Serán trasladados como gastos, sin embargo se implementará un control que permita localizarlos y se pueda saber quien fue el responsable de recibirlos.
Artículo 2ºPara propósitos de este reglamento se establecen las siguientes definiciones:
a- Activos Fijos: Son bienes propiedad de la institución, que se clasifican como tales de acuerdo con las normas aplicadas por la Unidad de Activos y destinados a lograr los objetivos del Colegio Universitario de Puntarenas.
b- Inventarío: Lista ordenada de activos que contiene como mínimo: el número de identificación (Placa), descripción (estado), ubicación y responsable de los bienes asignados a una determinada ubicación (oficinas, laboratorios, bodegas etc.).
Custodio de bienes: Es la persona responsable de los bienes que recibió en inventario, al cual se le ha encomendado el cuido y custodia, y por los cuales debe responder en caso de pérdida o daño injustificado.
Artículo 3ºSistema informático. La Unidad de Activos Fijos contará con un sistema infórmático de administración y control de bienes. Todos los bienes deberán estar debidamente registrados y actualizados en el sistema infórmático.
Artículo 4ºFormularios. La Unidad de Activos Fojos contará con los formularios internos necesarios para tramitar las altas,
traslados, reparaciones, bajas, préstamos internos y externas de bienes.
Artículo 5ºInscripción de bienes. La Dirección Administrativa velará para que se realicen las gestiones necesarias, para inscribir los bienes que por su naturaleza requieran ser inscritos en los respectivos registros públicos existentes y remitir al Departamento de financiero el documento original de la escritura y de los planos respectivos una vez que hayan sido inscritos en el Registro Público existente. Todos estos documentos formales se custodiarán en la Oficina de Control de Activos en el Departamento Financiero.
Artículo 6ºInventario. Cuando un custodio responsable de los Activos Fijos de la institución, cese en sus funciones ya sea por trasladado, jubilación, renuncia o despido, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a su cargo, en presencia del nuevo responsable y o el encargado de la Unidad de Activos Fijos.
Si el inventario y la entrega fuesen correctos,
se hará constar así en un finiquito, de lo contrario se harán las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará la entrega la persona que cese en sus funciones y el recibimiento el nuevo responsable de los bienes. Para ello se hará el acta respectiva con las observaciones del caso.
Artículo 7ºFirma de inventarios. La firma de inventarios por parte de un custodio, implica la responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directos por la pérdida o daño, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa Justificada.
Artículo 8ºVerificación de inventarios. El encargado de la Unidad de...
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