Acta nº 185-2004 de Consejo Superior, 10 de Abril de 2013

Fecha de Resolución10 de Abril de 2013
EmisorConsejo Superior

Nº 34-13 Extraordinaria (Presupuesto 2014)

CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL .-

S.J., a las 8:40 horas del diez de abril del dos mil trece.

Sesión extraordinaria con asistencia de la Magistrada V.M., P. en ejercicio, de la doctora L.C.C. ylos licenciados M.M.A., A.L.M.A. y C.M.R. en sustitución de la licenciada M.C.A.. Asiste también el Director Ejecutivo, licenciado A.J.L. y la Directora del Departamento de Planificación, M.M.A.C., en calidad deasesores. Participan además la M.A.O.C., P. de la ACOJUD y el M.C.M.Z., encalidad de representante de la Coordinadora de las Organizaciones del Poder Judicial.

ARTÍCULO I

Se aprueba el ActaNº 31-13 de la sesión celebrada el 3 de abril del 2013.

El licenciado M.R. se abstiene de votar por no haber estado presente en esa sesión.

ARTÍCULO II

En sesión extraordinaria Nº 31-13 celebradael 3 de abril en curso, artículo XXXII, al analizarse el informeejecutivo de requerimientos de recurso humano 2014 para la AdministraciónRegional del Primer Circuito Judicial de la Zona Sur, 66-PLA-DO-2013, se tomó el acuerdo que literalmente dice:

"Se acordó: Tomar nota del informe presentado por el Departamentode Planificación y se deja para ser resuelto en la próxima sesiónextraordinaria del Consejo Superior, a la espera del informe que rendirá el Lic. J.L.."

La Máster Asch Corrales presenta el siguiente resumen:

"I. PLAZAS A ANALIZAR:

Cantidad Tipo de plaza Condición actual PlazoActual Tiempo de existir este recurso Acuerdo
2 Asistente Administrativo 1 Permiso con G. de Salario. Art. 44 LOPJ.[1] 6 meses A partir de noviembre 2012 Consejo Superior sesión Nº 106-12, artículo LII

[1] Permisos con goce de salario a los puestos Nos 47320 y 350043

(.)

IV. ELEMENTOS RESOLUTIVOS

4.1.-

E. realizado tiene su origen en que la Administración Regional de la Zona Sur ha destinado 4 Técnicas o Técnicos Supernumerarias/osa labores administrativas, a saber: área de Recepción de Documentos, Oficinade Información para la persona usuaria, Financiero Contable y Tecnología de la Información. Si bienesa medida ha permitido atender esas labores, se han descuidado el apoyo respectivo a las diferentes oficinas jurisdiccionales.

4.2.-

Aunquese reconoce una buena intención, se tiene que las labores administrativas quele fueron asignadas al personal supernumerario de la Administración Regional del Primer Circuito Judicial de la Zona Sur, desvirtúa lo acordado por el Consejo Superior, en la Circular Nº 185-2004.

4.3.-

La Administración Regionaldel I Circuito Judicial Zona Sur, junto a las de Liberia, Limón y Pococí (nivel2), poseen un personal administrativo muy similar y cuentan con el SistemaCostarricense de Gestión de Despachos Judiciales, lo que las convierte en estructuras homólogas.

4.4.-

Lasadministraciones regionales asumen la asignación de personal en las oficinasreceptoras de documentos, aún cuando entra el Sistema Costarricense de Gestiónde Despachos Judiciales, lo que en algunas veces implica recurrir a puestos administrativos, supernumerarias/os y meritorias/os.

4.5.-

Lascuatro oficinas receptoras de documentos analizadas tienen 4 puestos asignados,sin embargo, Zona Sur dispone de un meritorio permanente, por el volumen detrabajo diario. La Zona Sur recibió en el 2012 la mayor cantidad de documentos(físicos y electrónicos), con respecto a sus homólogos, sea más del doble de loque ingresó a Limón que ocupó un segundo lugar, y ambas dependencias atiendenla mayor cantidad de despachos electrónicos (cuatro cada una), lo que sugiere más labores de recepción electrónicas.

4.6.-

La "Oficinade Información para la persona usuaria" del I Circuito Judicial de la Zona Sur, tuvo su origen en la participación de la Administración Regional en el "Concurso de Buenas Prácticas", donde obtuvo el primerlugar en el 2011, por su propuesta para simplificar y mejorar los servicios quese brindan a las personas usuarias en un mismo lugar. Si bien se reconoce lacreatividad y el buen servicio brindado, se tiene que las demás administraciones homólogas, brindan esos mismosservicios sin una Oficina de Información como tal, y lo hacen con el personal administrativo existente sin recurrir a las técnicas/os supernumerarias/os.

4.7.-

En elárea Financiero Contable se determinó que la Zona Sur, cuenta con el mayor número de puestos (5), en tanto en las administracioneshomólogas destinan 3 o 2 servidoras/es. Este Departamento es respetuoso de lascantidades de recurso humano que cada administración dedique a cada función, pero considera que la cantidad destacada por la Zona Sur en este tema excede las cantidades de otras administraciones homólogas.

4.8.-

Laexperiencia al momento de implantar el Sistema Costarricense de Gestión dedespachos Judiciales, es que el Consejo Superior autorice la recalificación deuna plaza supernumeraria para dedicarse a labores de implantación y capacitación del Sistema, en los distintos despachos judiciales.

4.9.-

Alrevisar el impacto de los puestos adicionales, se tiene que la plaza asignadaen la Oficina de Recepción de Documentos, se ha dedicado a recibirexclusivamente las demandas nuevas, principalmente asuntos electrónicos (escaneados) que representa un 91% del total recibido por el personal.

4.10.-

Elinforme Nº 07-EST-2013-B de la Sección de Estadística concluyó que la materia de Familia y la Fiscalía Adjunta del I Circuito de la Zona Sur requieren apoyo de personal técnico supernumerario. Lo anterior evidencia laimportancia de que ese personal no se distraiga de sus funciones sustantivas y continúe apoyando a los despachos judiciales.

V. RECOMENDACIONES

5.1. En cuanto a recursos se recomienda lo siguiente:

Canti-dad Tipo de plaza Condición actual Recomen-dación Período CostoEstimado Observaciones
ADMINISTRACIÓN REGIONAL PRIMER CIRC. JUD. ZONA SUR
1 Auxiliar Administrativo Artículo 44 LOPJ Extraordinaria 12 meses ¢ 11.694.000.00 Para asignarla en la Oficina Receptora de Documentos

Se recomienda solo una plaza de AuxiliarAdministrativo por cuanto es el puesto que se utiliza en la Oficina de Recepción de Documentos, y esa Oficina en la Zona Sur ha recibido una carga de trabajo superior a la de las 3 administraciones homólogas comparadas (más del doble).

5.2.-

Condicionamiento por el cual se otorga el recurso

No se recomienda una plaza para sustituir el recursoque se destacó en el Área de Información, por cuanto a pesar de que se reconocela creatividad y el buen servicio que pretenden brindar, se tiene que las demásadministraciones lo hacen con el mismo recurso administrativo asignado, y nopretender recursos adicionales.De esta forma, ante esta iniciativa, lo que corresponde es reorganizar ladistribución del trabajo, en el tanto se ha dado esta especialización y nosignifica asumir nuevas labores.La plaza supernumeraria sedeberá retornar a sus labores sustantivas de apoyo a los despachos jurisdiccionales.

No se recomienda una plaza para sustituir el recursoque se destacó en el Área Financiera, por cuanto han destacado 5 recursos y enlas demás administraciones regionales solo realizan las mismas labores con 2 o3 recursos. Una vez que se venza el permiso con goce de salario se deberá prestar el servicio con el recurso ordinario.

En cuanto a la plaza supernumeraria que se destacó enlabores del Sistema de Gestión se recomienda su reclasificación, según se ha procedido y autorizado por el Consejo Superior, en otras ocasiones.

5.3.-

Otros requerimientos asociados al presupuesto 2014

NO se formulan otros requerimientos por cuanto las plazas vienen operando desde finales del 2012, hasta el presente."

El Lic. A.J.L., Director Ejecutivo, mediantecorreoelectrónico de 5 de abril en curso, hace del conocimiento de este Consejo la nota suscrita por la M.W.B.U., Administradora ai. del Primer Circuito Judicial de la Zona Sur, que literalmente señala:

"La sección de Cuentas Corrientes - Proceso FinancieroContable efectivamente cuenta con 05 colaboradores, los cuales se dedican arealizar de forma prioritaria labores propias de dicha sección, entre ellas tenemos de forma resumida las siguientes:

Sistema de Depósitos Judiciales (SDJ):Atención de consultas vía telefónica y de forma personal, envío y recepción de archivos al Banco de Costa Ricaen las dos audiencias, conciliaciones diarias, reporte y atención de erroresgenerados en el sistema a las oficinas judiciales correspondientes con un apoyomuy personalizado y de forma conjunta con la oficina, movimientos en línea y otros propios de este sistema.

Cuentas Corrientes:Se brinda apoyo a las oficinas en cuanto a la confección de órdenes degiros principalmente de la cuenta en dólares, traspasos de fondos,conciliaciones bancarias, cierres mensuales, sistema emisión de cheques (ECK), confección de notas de debito o crédito, cuando se requiera.

Caja Chica:Arqueos de caja chica diarios y mensuales (reporte mensual), conciliaciónmensual, cuenta corriente de 4132-7 (reporte mensual), retenciones impuesto derenta a proveedores, depósito y reporte mensual de las retenciones a proveedores.

Los colaboradores de Cuentas Corrientes - ProcesoFinanciero Contable brindan gran apoyo a las demás oficinas por cuantopreviamente se brinda la revisión de facturas comerciales, viáticos, ayudaseconómicas, anticipos de gastos de viaje, anticipos de caja chica, lo quepermite reducir en gran porcentaje errores y de este modo el pago oportuno y muy rápido de las mismas.

Solicitud de autorizaciones de gastos a laAdministración del Ministerio Público, así como a la Administración de laDefensa Pública (en ocasiones se brinda un apoyo total buscando información de los proveedores y realizando consultas según sea el caso).

Reparación y confección de reintegros de caja chica,labor que ha generado gran cuidado esto por cuanto se esta trabajando con el Sistema SIGA PJ.

Confección de cheques de caja chica para pago aproveedores y provisión de fondos, registro de movimientos tanto en el libro deefectivo como el de la cuenta corriente de Caja Chica, solicitud de reservas de caja chica, gestión de cambios de línea.

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