Circular nº 209 de Consejo Superior, 20 de Noviembre de 2015
| Fecha de Resolución | 20 de Noviembre de 2015 |
| Emisor | Consejo Superior |
CIRCULAR No. 209-2015
Asunto: Tabla de Plazos de Conservación de la Dirección de Gestión Humana.-
A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS
SE LES HACE SABER QUE:
El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión No. 92-15, celebrada el 15 de octubre de 2015, artículo XCII, a solicitud de la Comisión Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación para Dirección de Gestión Humana, de la siguiente manera:
“TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN HUMANA
Jefatura Departamental
| N° | Tipo Documental | Original o copia | Oficinas que tienen original /copia | Automatizado | Contenido | Período de Conservación | Producción Anual (Mts) | Fechas Extremas | Observaciones | |
| Ofic. Origen | A.. C.. | |||||||||
| 1 | Correspondencia general (SINPE) | O | Sub Proceso de Salarios Departamento Financiero Contable Ministerio de Hacienda | Si | Control de pagos SINPE, correos electrónicos , comprobantes de devolución, reservas de pago, colectivas, certificaciones Departamento Financiero Contable, liquidaciones, control de pagos de pensiones alimentarias | 2 | 0 | 0.30m | 2004-2011 | Se encuentra en forma electrónica a partir del año 2007 |
| 2 | Actas del Consejo de Personal | O | Secretaría General de la Corte. Interesado | Si | Actas ejecutadas por el Consejo de Personal | P | 0 | 0.10m | 1969-2012 | Se encuentra en forma electrónica a partir del año 1997 |
| 3 | Comunicados de acuerdos Consejo de Personal | O | Secretaría General de la Corte. Interesado | Si | Ejecución del Acta, comunicados y diligencias del acuerdo. | P | 0 | 0.20m | 1997-2012 | |
| 4 | Correspondencia general | O | Diferentes dependencias del Poder Judicial. Instituciones públicas Interesado | Si | Comunicados de incapacidades, Consecutivos, comunicados generales entre dependencia del Poder Judicial | 1 | 0 | 0.15m | 1997-2012 | |
| 5 | Control de permisos | C | Ninguna | Si | Detalle de los permisos otorgados a los y las servidoras para participar en actividades de la Asociación | 2 | 0 | 0.2m | 2007-2012 | |
| 6 | Modificación a la base de datos | O | Ninguna | Sí | Actas de modificación a las bases de datos | 5 | 0 | 0.7 ml | 2003 | |
| 7 | Depósitos bancarios | O | Ninguna | No | Depósitos bancarios por cintas y carnés | 5 | 0 | 0.07 ml | 2012 | |
| 8 | Actas | C | Escuela Judicial | No | Copias de las Actas del Consejo Directivo de la Escuela Judicial | 2 | 0 | 0.13 ml | 2003-2007 |
Asesoría Legal
| N° | Tipo Documental | Original o copia | Oficinas que tienen original /copia | Automatizado | Contenido | Período de Conservación | Producción Anual (Mts) | Fechas Extremas | Observaciones | |
| Ofic. Origen | A.. C.. | |||||||||
| 9 | Informes Legales | O | Consejo de Personal Secretaría General de la Corte, interesado | Si | Informes legales que contienen presupuestos fácticos, presupuestos normativos, presupuestos jurisprudenciales, pronunciamientos de la Procuraduría General de la República, antecedentes administrativos, conclusiones y criterio legal. | 2 | 0 | 0.1m | 2004-2012 | Se encuentra en forma electrónica a partir del año 2007 |
| 10 | Recursos de amparo | O | Sala Constitucional y partes notificadas | Si | Recurso, traslado de cargos, respuesta, informe y resolución, puede contener oficios de ampliación | 1 | 0 | 0.1m | 2007-2012 |
Investigación y Control de la Calidad
| N° | Tipo Documental | Original o copia | Oficinas que tienen original /copia | Automatizado | Contenido | Período de Conservación | Producción Anual (Mts) | Fechas Extremas | Observaciones | |
| Ofic. Origen | A.. C.. | |||||||||
| 11 | Evaluación anual del desempeño. nuevo | O | Oficina y funcionario calificado. | Si | Medición del desempeño del trabajador en la ejecución de labores durante un año. La evaluación corresponde al jefe inmediato. | 3 | 0 | 0.70m | 1980-2000 | Este tipo documental no existe desde el año 2000 |
| 12 | Apelaciones sobre la calificación anual. nuevo | C | Original: Consejo de Personal. | Si | Análisis de los fundamentos del recurrente y de la justificación del evaluador. | 1 | 0 | 0.6m | 1980-2000 | Este tipo documental no existe desde el año 2000 |
| 13 | Autorizaciones retiro de constancias | O | Ninguna | No | Autorizaciones retiro de constancias | 1mes | 0 | 0.1m | 2000-2012 | |
| 14 | Autorizaciones retiro de certificaciones | O | Ninguna | No | Autorizaciones retiro de certificaciones | 1mes | 0 | 0.1m | 2000-2012 | |
| 15 | Órdenes patronales | O | Ninguna | No | Órdenes patronales que no han sido retirados por los servidores judiciales | 6 meses | 0 | 0.6m | 1990-2012 | |
| 16 | Autorizaciones de firmas | O | Ninguna | Si | Se indica las personas autorizadas para fimar constancias de salario o exclusiones | 4 | 0 | 0.1m | 2005-2012 | |
| 17 | Ejecución presupuestaria | O y C | Proveeduría | Si | Órdenes de compra, facturas, criterios técnicos, correspondencia general, contratos de licitaciones y contrataciones, requisiciones, actas de recibido, modificaciones | 5 | 0 | 0.5m | 2005-2012 | |
| 18 | Actas de modificaciones electrónicas en el SIGA | O | 4 | 0 | 0.1m | 2000-2012 | ||||
| 19 | Correspondencia general | O y C | Otras dependencias del Poder Judicial e instituciones públicas o privadas | Si | Correspondencia sobre comunicaciones generales | 2 | 0 | 0.5m | 2009-2012 | |
| 20 | Circulares | O | Ninguna | SI | Comunicados generales a los servidores del departamento | 2 | 0 | 0.1m | 2009-2012 | |
| 21 | Plan Anual Operativo | O y C | Departamento de Planificación, Consejo Superior | Si | Metas y objetivos del departamento | 5 | 0 | 0.4m | 2000-2012 | |
| 22 | Sistema de Valoración del Riesgo | O y C | Consejo Superior, Unidad de Control Interno | Si | Contiene las plantillas de valoración del riesgo de las actividades y los indicadores generales | 5 | 0 | 0.4m | 2009-2012 | |
| 23 | Plan Estratégico Institucional | C | Consejo Superior, Departamento de Planificación | Si | Lineamientos generales de la planificación institucional | 5 | 0 | 0.2m | 2009-2012 | |
| 24 | Plan Estratégico Sector Administrativo | C | Consejo Superior, Departamento de Planificación | Si | Lineamientos generales de la planificación administrativa | 5 | 0 | 0.2m | 2009-2012 | |
| 25 | Autoevaluación | O | Unidad de Control Interno | Si | Análisis de los componentes funcionales de la Ley de Control Interno | 5 | 0 | 0.2m | 2009-2012 | |
| 26 | Actas de comisiones | O y C | Programa hacia cero papel | Si | Informes y actas de las comisiones hacia cero papel, accesibilidad, teletrabajo, desempeño, Gestión Integral de la Calidad, seguimiento por sector administrativo | 2 | 0 | 0.3m | 2009-2012 | |
| 27 | Declaraciones juradas | O | interesado | Si | Declaraciones juradas de bienes sobre enriquecimiento ilícito | 2 | 0 | 0.3 | 2009-2012 | |
| 28 | Informes de labores | O | Departamento de Planificación | Si | Informes de labores | 2 | 0 | 0.2m | 2009-2012 | |
| 29 | Informe del cumplimiento de objetivos del presupuesto de la República | O y C | Departamento de Planificación | Justificación del cumplimiento de los objetivos del Departamento de Gestión Humana | 2 | 0 | 0.2m | 2009-2012 | ||
| 30 | Planes de contingencia de los sistemas informáticos del departamento | C | Departamento de Tecnología de la Información | Si | Protocolos de seguridad de los sistemas y procedimientos según tipo de emergencia | P | 0 | 0.2m | 2009-2012 | |
| 31 | Control de movimientos de activos | O | Departamento de Proveeduría | Si | Control de activos asignados al departamento | P | 0 | 0.2m | 2009-2012 | |
| 32 | Control de seguimiento de recomendaciones de la Auditoria | C | Auditoria Judicial | Si | Seguimiento de las recomendaciones, oficios de respuestas del estado de las recomendaciones, informes de cambios y mejoras realizadas | 2 | 0 | 0.5m | 2009-2012 | El período de conservación aplica una vez implementado el ajuste |
| 33 | Informes sobre seguimiento y control de la calidad en temas específicos del departamento | O y C | Consejo Superior | Si | Contienen informes generales sobre incapacidades, liquidez, anuales, teletrabajo y otros temas específicos | 2 | 0 | 0.5m | 2009-2012 |
Análisis de Puestos
| N° | Tipo Documental | Original o copia | Oficinas que tienen original /copia | Automatizado | Contenido | Período de Conservación | Producción Anual (Mts) | Fechas Extremas | Observaciones | |
| Ofic. Origen | A.. C.. | |||||||||
| 34 34 | Estudios parciales de clasificación y valoración de puestos. | C | Consejo de Personal y Consejo Superior | Si | Análisis similar al anterior, se efectúa en un departamento o área específica, por cambios en la estructura administrativa, modificación en los sistemas de trabajo u otras circunstancias que puedan dar origen a reclasificaciones o reajustes en la remuneración de cargos. | 5 | 0 | 0.10 m | 1980-2011 | |
| 35 | Estudios sobre histórico del puesto. | O | Ninguna | No | Registro de la estructura laboral de cada puesto, por medio de cuestionarios que se completan periódicamente. | 5 | 0 | 0.15m | 1980-2011 | Permiten deter-minar si se hay variaciones sus-tanciales y Permanentes en el cargo. |
| 36 | Estudios por “Riesgo” | C | Consejo de Personal y Consejo Superior. | Si | Análisis de las condiciones y entorno laboral para determinar si el titular de un cargo está expuesto a contraer enfermedades o sufrir riesgos laborales, a fin de recomendar el incentivo que corresponda. | 5 | 0 | 0.8m | 1980-2011 | |
| 37 | Estudios especiales. | C | Consejo de Personal y Consejo Superior. | Si | Análisis por “principio de excepción” que se realiza en algunas de las áreas o materia de organización. Se realiza a solicitud de instancias superiores o por circunstancias que lo ameriten. | 5 | 0 | 0.8m | 1980-2011 | Se mantienen en orden cronológico. |
Ambiente Laboral
| N° | Tipo Documental | Original o copia | Oficinas que tienen original /copia | Automatizado | Contenido | Período de Conservación | Producción Anual (Mts) | Fechas Extremas | Observaciones |
| Ofic. |
Para continuar leyendo
Comienza GratisAccede a todo el contenido con una prueba gratuita de 7 días
Transforma tu investigación jurídica con vLex
-
Accede a resúmenes de sentencias generados por IA, que destacan al instante los aspectos jurídicos clave.
-
Realiza búsquedas avanzadas con opciones precisas de filtrado y ordenamiento.
-
Consulta contenido jurídico completo de más de 100 jurisdicciones, incluyendo una amplia colección de libros y revistas a texto completo.
-
Disfruta de funcionalidades exclusivas como comparador de versiones de una ley, notas de vigencia, análisis de citas, y mucho más.
-
Con la confianza de más de 2 millones de profesionales, incluidas las firmas más importantes del mundo.
Accede a todo el contenido con una prueba gratuita de 7 días
Transforma tu investigación jurídica con vLex
-
Accede a resúmenes de sentencias generados por IA, que destacan al instante los aspectos jurídicos clave.
-
Realiza búsquedas avanzadas con opciones precisas de filtrado y ordenamiento.
-
Consulta contenido jurídico completo de más de 100 jurisdicciones, incluyendo una amplia colección de libros y revistas a texto completo.
-
Disfruta de funcionalidades exclusivas como comparador de versiones de una ley, notas de vigencia, análisis de citas, y mucho más.
-
Con la confianza de más de 2 millones de profesionales, incluidas las firmas más importantes del mundo.
Accede a todo el contenido con una prueba gratuita de 7 días
Transforma tu investigación jurídica con vLex
-
Accede a resúmenes de sentencias generados por IA, que destacan al instante los aspectos jurídicos clave.
-
Realiza búsquedas avanzadas con opciones precisas de filtrado y ordenamiento.
-
Consulta contenido jurídico completo de más de 100 jurisdicciones, incluyendo una amplia colección de libros y revistas a texto completo.
-
Disfruta de funcionalidades exclusivas como comparador de versiones de una ley, notas de vigencia, análisis de citas, y mucho más.
-
Con la confianza de más de 2 millones de profesionales, incluidas las firmas más importantes del mundo.
Accede a todo el contenido con una prueba gratuita de 7 días
Transforma tu investigación jurídica con vLex
-
Accede a resúmenes de sentencias generados por IA, que destacan al instante los aspectos jurídicos clave.
-
Realiza búsquedas avanzadas con opciones precisas de filtrado y ordenamiento.
-
Consulta contenido jurídico completo de más de 100 jurisdicciones, incluyendo una amplia colección de libros y revistas a texto completo.
-
Disfruta de funcionalidades exclusivas como comparador de versiones de una ley, notas de vigencia, análisis de citas, y mucho más.
-
Con la confianza de más de 2 millones de profesionales, incluidas las firmas más importantes del mundo.
Accede a todo el contenido con una prueba gratuita de 7 días
Transforma tu investigación jurídica con vLex
-
Accede a resúmenes de sentencias generados por IA, que destacan al instante los aspectos jurídicos clave.
-
Realiza búsquedas avanzadas con opciones precisas de filtrado y ordenamiento.
-
Consulta contenido jurídico completo de más de 100 jurisdicciones, incluyendo una amplia colección de libros y revistas a texto completo.
-
Disfruta de funcionalidades exclusivas como comparador de versiones de una ley, notas de vigencia, análisis de citas, y mucho más.
-
Con la confianza de más de 2 millones de profesionales, incluidas las firmas más importantes del mundo.