Acta nº 009 de Consejo Superior, 1 de Febrero de 2018
| Fecha de Resolución | 1 de Febrero de 2018 |
| Emisor | Consejo Superior |
ACTA
Nº 9-18
CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL.-
S.J., a las ocho horas del primero de febrero de dos mil dieciocho.Sesión ordinaria con asistencia del P.M.C.C.S.. De los integrantes R.S.A.M., G.A.B. y la integrante L.C.L. y la integrante suplente D.Á.A., en sustitución del integrante C.M.Z. por vacaciones. Asiste también la máster A.E.R.J., Directora Ejecutiva.
ARTÍCULO I
SALE LA INTEGRANTE CHAVES LAVAGNI Y ENTRA EL INTEGRANTE SUPLENTE MORA RODRÍGUEZ.
Documento N° 964, 1051-18
Se aprueban las actas N°s 3-18 y 4-18 de las sesiones celebradas el16 y 18 de enero de 2018, respectivamente.
El Presidente, M.C.S. se abstiene de aprobar el acta N° 3-18 celebrada el 16 de enero de 2018, por no haber participado en ella.
Por su parte, la integrante suplente Á.A. se abstiene de aprobar las citadas actas por no haber participado en esas sesiones.
SALE EL INTEGRANTE SUPLENTE MORA RODRÍGUEZ ENTRA LA INTEGRANTE CHAVES LAVAGNI.
ARTÍCULO II
Documento N° 1261-18
En sesión N° 108-17 celebrada el 30 de noviembre de 2017, artículo XXXVIII, se tomó el acuerdo que literalmente dice:
“La máster A.E.R.J., Directora Ejecutiva, en oficio N° 5794-DE-2017 del 28 de noviembre de 2017, informó:
“Para que se gestione autorización ante la Contraloría General de la República, remito oficio N° 6134-DP/02-2017 de fecha 27 de noviembre en curso, suscrito por el MBA W.K.A., J. del Departamento de Proveeduría, relacionado con la Contratación Directa por Excepción N° 2017CD-000014-PROVEX de forma concursada, para contratar los servicios de limpieza de todas las sedes del Poder Judicial en el país, según demanda.”
-0-
Seguidamente se transcribe el citado oficio, que literalmente dice:
“Con respecto a los oficios 09314 (DCA-1745) y 09980 (DCA-1881) del 17 y 31 de agosto de 2017 respectivamente, donde la Contraloría General de la República, otorga la autorización para realizar la Contratación Directa por Excepción 2017CD-000014-PROVEX de forma concursada, para contratar los servicios de limpieza de todas las sedes del Poder Judicial en el país, según demanda, únicamente por un periodo de 6 meses y por un monto máximo de ¢163.297.834,75 mensual, nos permitimos presentar la siguiente solicitud:
Mediante el oficio 1285-10-SG-2017 de fecha 24 de noviembre de 2017, la máster A.M.S., Jefa del Departamento de Servicios Generales, en su condición de Administradora del Contrato para los servicios de limpieza de todo el país, señala que en los anexos N° 3, 4 y 5 del pliego de condiciones del cartel de Contratación Directa por Excepción 2017CD-000014-PROVEX, se presentan algunas inconsistencias entre los datos consignados en los citados anexos y las necesidades reales de la institución, concluyendo que existen oficinas a nivel nacional que no fueron incluidas, así como otras que a pesar que se encuentran dentro de la lista anexa, sus horarios, jornadas y cantidad de personal no coinciden con lo requerido por las oficinas y remite la presente gestión en los siguientes términos:
“…del estudio pormenorizado del cartel, se encontraron ciertas inconsistencias entre las oficinas que se indicaron, y las necesidades de la Institución, de las cuales se desprende:
a.-
Se encontraron 42 oficinas a nivel nacional que no fueron incluidas en los Anexos 3, 4 y 5 del cartel de la Contratación Directa por Excepción número 2017CD-000014- PROVEX, de las cuales todas contaban con el servicio de limpieza integral brindado por MULTIASA (Anexo 3).b.-
Se evidenciaron inconsistencias en 9 despachos que, aunque se encuentran dentro de los Anexos 3, 4 y 5; sus horarios, jornadas y cantidad de personal no coinciden con lo requerido por las oficinas y autorización del Consejo Superior, dicha situación no concuerda con por (sic) permitido por la autorización de la Contraloría General de la República.c.-
Además es importante indicar que 11 oficinas, que, aunque tenían la autorización del Consejo Superior, éstas no fueron ejecutadas por la empresa MULTIASA, motivo por el cual no las contempla la presente contratación.Por lo antes expuesto, se requiere del análisis de esa Proveeduría a efecto de recomendar el trámite a seguir ante la autoridad correspondiente, para contemplar dentro de la presente Contratación Directa por Excepción adjudicada a la empresa Eulen de Costa Rica S.A. las oficinas que presentan las características supra mencionadas, toda vez que, aunque los despachos no se incluyeron en los Anexos 3, 4 y 5 del cartel adjudicado, si fueron incluidos dentro del listado general que se remitió en su momento a las empresas que participaron del estudio de mercado, y asimismo, esos datos configuraron el parámetro en costos promedio por tipo de jornada que fueron comunicados a la Contraloría General de la República para la debida autorización.
No se puede omitir el escenario en el que fue constituido el contrato en mención, el cual es “según demanda”, situación podría ser considerado para solicitar la ampliación de la cobertura del servicio de limpieza, lo anterior, ajustándose a lo mencionado por Contraloría General de la República en su autorización donde expresamente indicó: “Bajo ningún concepto podrán coexistir dos contratos diferentes para un mismo objeto”…”.
En vista de lo anterior, analizadas las condiciones para las cuales se otorgó la autorización, específicamente el inciso primero donde se establece que la misma se otorgaba para los servicios de limpieza en diversos circuitos judiciales, según detalle de zonas a intervenir, horarios y personal detallado en los anexos 3, 4 y 5 del anteproyecto de cartel remitido en su momento en ocasión de la solicitud, la Dirección Jurídica señaló en su criterio legal del cartel, que bajo las condiciones que se concedía la autorización, por la modalidad de entrega según demanda de este procedimiento, se interpretó que la Administración podría requerir la prestación del servicio en menor cantidad que la que señalan los anexos en cuestión, pero no sería posible extenderlo a otros despachos, horarios más amplios o cantidad de personal no comprendidos en los anexos, motivo por el cual y según esa interpretación, a la fecha no es posible modificar las inconsistencias encontradas y realizar la inclusión de los despachos que señaló el Departamento de Servicios Generales en el oficio transcrito supra.
Por consiguiente, valorando que en este momento se encuentran 42 oficinas a nivel nacional que no se encuentran incluidas en los anexos del pliego de condiciones (ver listado adjunto en el anexo N° 1 hoja denominada “No incorporados”), 9 despachos que a pesar de que se encuentran incluidos (ver listado adjunto en el anexo N° 1 hoja denominada “Inconsistencias”) presentan inconsistencias en horarios, jornadas y cantidad de personal, así como 11 oficinas que contaban con autorización del Consejo Superior pero no fue posible emitir la orden de inicio debido al incumplimiento de la contratista (ver listado adjunto en el anexo N° 1 hoja denominada “Nuevos contratos”), respetuosamente se solicita su intervención, a efecto de que el Consejo Superior, en su condición de Órgano Superior Jerárquico, plantee ante la Contraloría General de la República, formal solicitud de autorización que posibilite al Poder Judicial la modificación de la información consignada en los anexos N° 3, 4 y 5, atinentes a la lista de distribución de despachos, dirección, área cubierta, cantidad de personal, horario y cantidad de horas suministradas en el pliego de condiciones, tal y como se planteó en el oficio inicial de autorización para el trámite de este procedimiento de Contratación Directa por Excepción.
En ese orden de ideas, dada la situación que se expuso a detalle en la citada solicitud inicial ante esa Contraloría General, por la premura de la atención de los servicios que se estaban dejando de percibir, a raíz del impacto que estaba generando esta situación a nivel nacional, se remitió un anteproyecto de cartel base, por lo que hasta el día de hoy, se constata que alguna información suministrada por la oficina usuaria en los anexos N° 3, 4 y 5 fue errónea y presentan algunas inconsistencias que resultan primordiales para la prestación del servicio.
Del mismo modo, tomando en consideración que la modalidad de contratación utilizada de entrega según demanda, permite como lo regula inciso b) del numeral 162 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, no pactar una cantidad específica, sino el compromiso de suplir los servicios periódicamente las necesidades de consumo puntuales que se vayan dando durante la fase de ejecución, utilizando como base los precios unitarios adjudicados, esta Proveeduría es del criterio que sería posible la inclusión de nuevas oficinas, así como la corrección de las inconsistencias presentadas en la lista de algunos despachos en la etapa de ejecución del contrato, siempre y cuando no se supere el monto máximo mensual autorizado por el Ente Contralor en su oficio de autorización, sea este un total de ¢163.297.834,75 por mes, interpretación que se considera acorde con lo autorizado y que se aparta del criterio legal de la Dirección Jurídica descrito supra.
Como corolario de lo expuesto, valorando lo dispuesto por la Contraloría General de la República en el citado oficio 09980 (DCA-1881), donde se indica: “…Bajo ningún concepto podrán coexistir dos contratos diferentes para un mismo objeto…”, es de indicar que se fortalece la tesis en cuanto a la modalidad de entrega según demanda, ya que desde su génesis, el fin principal que tenía la solicitud de autorización del trámite de la Contratación Directa por Excepción, versó básicamente en disminuir los plazos ordinarios que se generarían con la tramitación de una Licitación Pública, debido a la urgencia presentada, con el fin de atender el servicio de todas las oficinas que estaban viendo afectadas la prestación del servicio público, producto del incumplimiento de la contratista del contrato predecesor, en el entendido que se continuaría paralelamente con la...
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