Acta nº 056 de Consejo Superior, 16 de Junio de 2015
| Fecha de Resolución | 16 de Junio de 2015 |
| Emisor | Consejo Superior |
Nº 56-15
CONSEJO SUPERIOR DEL PODER JUDICIAL.-
S.J., a las ocho horas del dieciséis de junio del dos mil quince.Sesión ordinaria con asistencia del Magistrado O.A.G., V. en ejercicio. De la Integrante L.C.C., los integrantes A.L.M.A., C.M.Z. y el Suplente R.S.S. en sustitución de la licenciada M.C.A. por incapacidad. Asiste también la máster A.E.R.J., Directora Ejecutiva.
ARTÍCULO I
ENTRA EL INTEGRANTE SUPLENTE M.J.S.L. Y SALE EL INTEGRANTE C.M.Z..
DOCUMENTO 7001-15
Se aprueba el acta N° 51-15 de la sesión celebrada el 2 de junio de 2015.
El Integrante C.M.Z. se abstiene de votar en razón de no haber participado en esa sesión.
SALE EL INTEGRANTE SUPLENTE SALON LÓPEZ Y ENTRA EL INTEGRANTE M.Z..
ARTÍCULO II
DOCUMENTO Nº 6865-15
Con ocasión del sentido fallecimiento del señor E.S.C., padre de la servidora C.S.M., Auxiliar de Seguridad de la Administración Regional de Cartago, se acuerda expresar a doña C. y a su estimable familia las condolencias de la Corte Suprema de Justicia y de este Consejo. Se declara acuerdo firme.
ARTÍCULO III
DOCUMENTO Nº 2723-11, 6749-15
En sesión Nº 23-15 del 12 de marzo de 2015, artículo XL, este Consejo tomó el acuerdo que literalmente dice:
“La máster M.A.C., Directora del Departamento Planificación, mediante oficio Nº 60-PLA-2014 de 21 de enero de 2015, remitió el informe Nº 3-CE-2015-B del 14 de enero de este año, suscrito por el máster E.M.J., jefe de la Sección de Control y Evaluación, “relacionado con el Análisis de la creación de una oficina de comunicaciones judiciales (OCJ) en el cantón de Upala”.El cual en sus conclusiones y recomendaciones son las siguientes:
“IV.-
CONCLUSIONES
Con base en lo hasta aquí analizado, se concluye, lo siguiente:
1.-
Actualmente con la atención simultánea de notificaciones y citaciones y el traslado del servicio de localizaciones y presentaciones al Organismo de Investigación Judicial ha resultado favorable en los circuitos judiciales donde se ha implementado; por lo que con base en esta experiencia es oportuno crear una Oficina de Comunicaciones Judiciales (OCJ) en Upala, para que asuma el servicio de notificación y citación de forma centralizada en Upala y Guatuso, en tanto no es conveniente integrar el Cantón de Los Chiles por su separación de más de 100 Kms.
Para alcanzar esta nueva OCJ, en los despachos y oficinas judiciales ubicadas en Upala y Guatuso, se dispone de cuatro plazas de Técnica o Técnico en Comunicaciones Judiciales, para atender individualmente la carga de trabajo de cada despacho. No obstante, de reunirse estas plazas en una Oficina Centralizada de Comunicaciones Judiciales, sería bajo la siguiente estructura:
| Oficina de Comunicaciones Judiciales de Upala | |
| 1 | Jefa o Jefe de OCJ |
| 2 | Técnicas o Técnicos en Comunicaciones Judiciales. |
| 1 | Auxiliar Administrativo (*) |
ARTÍCULO IV
Documento N° 6839-15
En sesión N° 84-13 celebrada el 28 de agosto de 2013, artículo V, de conformidad con lo que establecen los artículos 81, inciso 10, de la Ley Orgánica del Poder Judicial, 106 de la Ley de Contratación Administrativa y 86 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa y la recomendación formulada por el Departamento de Proveeduría se adjudicó la Contratación Directa por excepción Nº 2013CD-000004-PROVEXC, denominada "Ajustes al Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA-PJ)" a la empresa S-COM, S.A., cédula jurídica N° 3-101-27320.
La máster A.E.R.J., Directora Ejecutiva, mediante oficio N° 3186-DE-2015 de 9 de junio de 2015, remitió el informe N° 3683-DP/12-2015 suscrito por el licenciado W.K.A., J. interino del Departamento de Proveeduría, que literalmente dice:
“En sesión No. 84-13 celebrada el 28 de agosto de 2013, artículo V, el Consejo Superior dispuso adjudicar la Contratación Directa por Excepción No. 2013CD-000003-PROV denominada “Compra Ajustes al Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA-PJ)”, a la empresa S-COM S.A., cédula jurídica 3-101-273200, de la siguiente manera:
“Adjudicar la Contratación Directa por excepción Nº 2013CD-000004-PROVEXC, denominada “Ajustes al Sistema Integrado de Gestión Administrativa (SIGA-PJ)” a la empresa S-COM, S.A., cédula jurídica N° 3-101-27320, según las especificaciones contenidas en el pliego de esa contratación, para un precio total de $245.000,00 (doscientos cuarenta y cinco mil dólares exactos), al tipo de cambio de 1US$= ¢504,79 (quinientos cuatro colones con setenta y nueve céntimos), del día 20 de agosto de 2013, para un total de ¢123.673.550,00 (ciento veintitrés millones seiscientos setenta y tres mil quinientos cincuenta colones exactos).
El plazo de entrega deberá respetar el cronograma que entregará al adjudicatario, previa aprobación del Poder Judicial. El cronograma de cada paquete de ajustes deberá ser presentado por la empresa 8 días hábiles posterior a la solicitud del paquete de ajustes por parte del Poder Judicial; para lo cual, deberá coordinar previamente con la licenciada I.C.G., Coordinadora Proyecto SIGA PJ y quien fungirá como administradora del contrato, al teléfono 2295-3794, correo electrónico icalvog@poder-judicial.go.cr.
La garantía técnica sobre el producto entregado es de seis meses contados a partir de la fecha de puesta en producción.
Demás términos y condiciones conforme al cartel.
La Dirección Ejecutiva y el Departamento de Proveeduría, tomarán nota para lo que corresponda. Se declara acuerdo firme.”
Posteriormente, mediante acuerdo del Consejo Superior en sesión N° 89-13 del día 17 de setiembre de 2013, artículo X, se procedió a corregir la adjudicación de la siguiente manera:
“Acoger la anterior solicitud y por el motivo que se señala, tener por modificado el acuerdo tomado en la sesión Nª 84-13 del 28 de agosto de este año, artículo V, en el sentido de que se lea correctamente en el apartado denominado“ANÁLISIS DE LOS PRECIOS” de la siguiente manera:
“Asimismo, el presupuesto estimado para este procedimiento asciende a la suma de $210.000,00, correspondiente a un total de 7000 horas; sin embargo, solamente se espera gastar 1800 horas para el año 2013, las otras 5200 horas, serán ejecutadas durante el año 2014. Por tanto, en virtud que el monto total de la oferta asciende a la suma de $245.000,00, equivalente a ¢123.673.550,00, según tipo de cambio de 1US$=¢504,79, del día 20 de agosto de 2013, el costo por hora asciende a la suma de ¢17.667,65 ($35,00), por lo que el costo de 1800 horas programadas para el presente año, tendría un costo de ¢31.801.770,00, y el monto restante, el cual corresponde a la suma de ¢91.871.780,00, por concepto de las 5200 horas restantes, serán ejecutadas con presupuesto del próximo año.”
Lo anterior, por cuanto mediante correo electrónico recibido el día de hoy, remitido por parte de la Licda. I.M.C.G., Coordinadora del Proyecto SIGA-PJ, se indicó que inicialmente se tenía proyectado para esta contratación, utilizar una cantidad de 5 mil horas para el presente periodo presupuestario; sin embargo, dado que el proceso de contratación no finalizó en dicha fecha y era urgente contar con horas para atender los incidentes y ajustes del SIGAPJ, se tramitó una Contratación Directa por 600 horas; por tanto, para la presente contratación, se proyecta consumir un total de 1800 horas en el 2013, dado que ya se cuentan con las 600 horas adicionales anteriormente mencionadas. Las restantes 5200 horas (7000 - 1800) se consumirán en el 2014.
Asimismo, se aclara que la certificación presupuestaria N° 0382-P-2013, por la suma de ¢25.000.000,00, se ampara al contenido presupuestario de otro procedimiento licitatorio, por tanto, no debe considerarse dentro del presupuesto del presente proceso contractual.”
-0-
En lo demás se mantiene incólume el citado acuerdo.
El Departamento de Proveeduría tomará nota para los fines consiguientes. Se declara firme este acuerdo.”
Es importante indicar que mediante requisición N° 3142-SR-2015 de fecha 21 de mayo de 2015, en la cual se adjunta el Oficio N° 1039-DTI-2015 (1007-2015), la Dirección de Tecnología de Información solicitó:
” El “Sistema Integrado de Gestión Administrativa” apoya los procesos relacionados con la formulación y ejecución del presupuesto, compras y pagos, según se detalla a continuación:
· Proceso de Formulación del Presupuesto: El sistema de formulación presupuestaria permite que las 900 oficinas que tiene el Poder Judicial en todo Costa Rica puedan registrar sus necesidades presupuestarias. Dicha herramienta genera de manera automática algunos gastos como montos por pagar en relación con contratos de proveedores y montos necesarios para pagar servicios públicos (agua, luz, teléfono), entre otros. Además, permite que la Administración Superior pueda realizar ajustes al Presupuesto durante los procesos de revisión, previo a enviarlo al Poder Legislativo.
· Procesos de Compras, Ejecución Presupuestaria y Pagos: Una vez que el presupuesto formulado por el Poder Judicial es aprobado, se procede con su ejecución. Para esto se cuenta con esta herramienta tecnológica que apoya el proceso de compra, a través de funcionalidades que permiten que las oficinas del país soliciten los bienes y servicios que requieren para sus funciones. Durante el proceso de compra el sistema permite que se cree un expediente electrónico de contratación administrativa, la recepción de ofertas electrónicas firmadas digitalmente, se valide el contenido presupuestario correspondiente y se creen las órdenes de pedido las cuales se notifican de manera electrónica a los proveedores.
Por otra parte el sistema permite realizar modificaciones al presupuesto, así como la proyección de los fondos requeridos para el pago de salarios, servicios públicos, contratos a proveedores, entre otros, aspecto que permite la toma de decisiones en relación con modificaciones que deban realizarse al presupuesto asignado.
Una vez que los bienes y servicios del Poder Judicial son entregados por los proveedores, cada encargado debe realizar su recibo a...
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