Acta nº 016 de Corte Plena, 27 de Abril de 2015
| Fecha de Resolución | 27 de Abril de 2015 |
| Emisor | Corte Plena |
N° 16-2015
Sesión extraordinaria de Corte Plena celebrada a las nueve horas diecinueve minutos del veintisiete de abril del dos mil quince, con la asistencia inicial de la P., M.V.; de las M. y los M. R., S., E., R., A., V., V., C., R., A., P., C., A., J., C., C., Rueda, H., S. y el Suplente J.L.G., ocupando la plaza vacante de la S. Primera.
ARTÍCULO I
Documento 4655-2015
Se aprobó el acta de la sesión celebrada el 13 de abril en curso, número 14-2015.
Los M.R., A. y Rueda se abstienen de votar por no haber asistido a esa sesión.
ARTÍCULO II
Documento 12503-13 / 3745-2015
El Magistrado V., en su condición de Coordinador de la Comisión de Gestión Integral de la Calidad de la Justicia (GICA – Justicia), en correo electrónico recibido el 26 de marzo último, indicó:
“En la sesión 02-15 de la Corte Plena, artículo XIV, se tomó el acuerdo que literalmente dice:
“1.) Tener por presentado el informe N° 86-PI-2014, elaborado por la Sección Proyección Institucional del Departamento de Planificación, relacionado con el "Protocolo de rediseño de procesos en las distintas dependencias judiciales a través de nuevas tecnologías". 2.) Acoger la propuesta del Magistrado V., por ende, trasladar nuevamente a estudio e informe el citado Protocolo, a la Comisión de Gestión Integral de la Calidad de la Justicia (GICA), para que conjuntamente con el Centro de Gestión de la Calidad (CEGECA) y el Departamento de Planificación, presenten a esta Corte, en el plazo de quince días a partir de la comunicación de este acuerdo, el documento final debidamente consensuado”.
Cumpliendo con el mandato de la Corte Plena, en mi condición de Coordinador de la Comisión GICA, convoqué a una sesión de trabajo en la que procedimos a la revisión del documento correspondiente con la participación del Departamento de Planificación y del Centro de Gestión de Calidad (CEGECA).
Me complace mucho hacerle llegar la versión final consensuado del documento denominado "MANUAL METODOLÓGICO INSTITUCIONAL PARA EL REDISEÑO DE PROCESOS". No está de más indicar que dicha versión fue producto del acuerdo unánime de todas las partes involucradas: la Comisión GICA, el Departamento de Planificación y el CEGECA.”
El citado manual literalmente dice: “I. JUSTIFICACIÓN
A raíz de la reciente experiencia desarrollada en el Segundo Circuito Judicial de Alajuela, que tuvo como iniciativa la aplicación de un Rediseño de Procesos así como la implementación del expediente o asunto electrónico, que estuvo a cargo de distintos grupos de trabajo de la Institución en este caso el Departamento de Planificación, el Equipo de Moderna Gestión, el Proyecto de F.ías Electrónicas y la Defensa Pública, con el acompañamiento de la Dirección de Tecnología de la Información, fue que la P. de la Corte la Magistrada Z.V.M. manifestó la necesidad inmediata de generar un método estandarizado para el abordaje de rediseño de procesos que pudiera ser replicado por cualquier equipo de trabajo que estuviera a cargo de esta labor especializada. Este requerimiento fue abordado en la sesión de Corte Plena N° 44-13, artículo XV, en la que la P. de la Corte señaló:
“…Solicité que hicieran un protocolo que detallara de manera específica y realmente minuciosa todo lo actuado; que se tuvieran procederes uniformes e indicadores comunes, no cada equipo por aparte, sino que se reunieran todos los procedimientos, porque en el presupuesto está previsto y esta Corte lo aprobó, la intervención para el año entrante en dos circuitos.
Se está trabajando desde la Presidencia en eso, para que la experiencia de S.C. pueda ser recogida y mejorada con indicadores de impacto. Incluso les he ofrecido capacitación con las personas que revisaron Corte – BID sobre impacto de los proyectos para que se haga una sola modalidad de intervención y en eso se está trabajando. Este fin de año continuaremos en esa preparación, así lo solicité al Departamento de Planificación, al equipo de la F.ía, de la Defensoría y a lo que llaman Moderna Gestión. A todas y a todos les pedí que se reunieran, les ofrecí esa capacitación y que se preparan para entrar el año entrante como viene en el presupuesto. Reitero esta gestión de la Presidencia que impulsa las labores que se están realizando y solicito que se tome nota y se vuelva a reiterar a estos equipos participantes. ”
De lo anterior derivó el siguiente acuerdo:
“Tomar nota de lo informado por la P., M.V. y reiterar al Programa de Moderna Gestión, A la F.ía General de la República, al Departamento de Planificación, a la Defensa Pública y a la Dirección de Tecnología de la Información la preparación que se indica.”
Esta decisión tiene como propósito, contar con una única metodología con la capacidad brindar información confiable y oportuna para la toma de decisiones, así como para la estandarización y normalización en los métodos de trabajo empleados para los proyectos de Rediseño de Procesos en las distintas judiciales, además de la conversión de un sistema de gestión basado en un modelo de tramitación oral-electrónico.
Con base en la necesidad solicitada por la Corte Plena se elabora el protocolo para Rediseño de Procesos que contiene la metodología para la formulación de un proyecto utilizando las mejores prácticas de los estándares internacionales tales como lo establece el PMI (Instituto de Administración de Proyectos, por su siglas en inglés), así como la metodología para la selección de un Circuito Judicial y el Rediseño de Procesos en las distintas dependencias judiciales.
II. OBJETIVOS
2.1. Objetivo General
Crear un Protocolo Institucional que permita estandarizar y normalizar la metodología para el abordaje de proyectos de Rediseño de Procesos de un Circuito, despacho u oficina para el mejoramiento continuo de la gestión judicial.
2.2. Objetivos Específicos
· Definir los lineamientos técnicos generales que se deben tomar en cuenta para la adecuada formulación, planeación, ejecución y operación para proyectos de Rediseño de Procesos.
· Definir los parámetros para la selección de un Circuito Judicial que se someterá a un proceso de rediseño de procesos y expediente o asunto de tramitación electrónica.
· Estandarizar y normalizar la metodología para la aplicación de un rediseño de procesos en un despacho y oficina judicial
· Mejorar la Gestión de las dependencias judiciales con el fin de brindar un servicio público de calidad, dejando establecidas las condiciones necesarias para una posible acreditación conforme a la Familia de Normas GICA-Justicia III. MANUAL METODOLÓGICO INSTITUCIONAL PARA EL reDiseño de procesos
3.1. Modelo de Gestión de Proyectos de Rediseño
La gestión de proyectos en el Poder Judicial contempla tres etapas:
Formulación del proyecto.
Planificación y ejecución.
Operación del proyecto.
En la siguiente figura se puede observar claramente el modelo de gestión de proyectos:
Figura No. 1. Modelo de gestión de proyectos
3.2. Control y Seguimiento de Proyectos de Rediseño de Procesos
Para llevar a cabo la gestión de proyectos, es necesario contar con una estructura organizacional para la coordinación, toma de decisiones y verificación del cumplimiento de las etapas del proceso de rediseño. Para lo anterior se propone la conformación de dos grupos de trabajo que sean los responsables de dar seguimiento al avance del proyecto a partir de la programación de reuniones periódicas en que se evalúe el nivel de cumplimiento de las etapas de formulación, planificación, ejecución y operación, con el fin de asegurar el control planificado y seguimiento de proyectos de esta naturaleza.
· Grupo gerencial de proyectos: Conformado por un representante del Despacho de la Presidencia de la Corte, la D.a o D. del Departamento de Planificación, así como los Coordinadores de los equipos técnicos que estén participando en el proyecto de rediseño, en donde analizarán los alcances obtenidos y los productos desarrollados conforme las responsabilidades asignadas. En este grupo se tomarán decisiones de orden gerencial en la que se definan acciones específicas dirigidas a cumplir con los objetivos planteados en el proyecto.
· Grupo técnico: Conformado por los coordinadores e integrantes de cada equipo técnico encargados de desarrollar la planeación y ejecución del proyecto y estará bajo la Coordinación de la Dirección del Departamento de Planificación que se constituye en el órgano técnico de la Administración activa del Poder Judicial, de llevar a cabo los proyectos de rediseño. Será el Departamento de Planificación el encargado de coordinar y programar reuniones periódicas en la que se analizarán y evaluarán los productos esperados en cada una de las etapas del rediseño, en apego al Protocolo y conforme lo establecido en el cronograma de ejecución; así como de normar la presentación de resultados de cada etapa, a efecto de estandarizar, entre otros, la información que se produzca, el seguimiento y monitoreo de resultados.
3.3. Etapa I: Formulación del Proyecto
La fase de formulación contempla la identificación del proyecto, los estudios de prefactibilidad y de factibilidad que sean necesarios para completar la formulación del proyecto que serán revisados y aprobados por el Consejo Superior o Corte Plena.
La identificación del proyecto se hace a través de la creación del Acta de Constitución del proyecto, tal como se aprecia en el Apéndice No. 1. Los aspectos que deben de considerarse son los siguientes:
· Información general: contempla el nombre del proyecto y la fecha en la cual es presentada la solicitud oficialmente a la institución.
· Descripción del proyecto: Se indica el alcance o idea general del proyecto, calidades o circunstancias que tendrá el proyecto. En el caso de que se tenga la necesidad del Rediseño de un Circuito Judicial en su totalidad, previamente debe contarse con un Estudio de Selección de Circuito Judicial, tal como lo indica el Apéndice No. 2.
El estudio de Selección de...
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