Acta nº 005 de Corte Plena, 10 de Febrero de 2014

Fecha de Resolución10 de Febrero de 2014
EmisorCorte Plena

N° 05-2014

Sesión extraordinaria de Corte Plena celebrada a las nueve horas veinticuatro minutos del diez de febrero del dos mil catorce, con la asistencia inicial de la Presidenta, Magistrada Villanueva; de las Magistradas y los M.R., S., A., V., C., R., A., P., A., J., Castillo, Rueda, S.; las Suplentes D.V.V., S.Z.M. y el Suplente R.S.R.; la primera ocupando la plaza vacante de la Sala Primera; la siguiente en sustitución de la Magistrada Arias por vacaciones y el último en lugar del Magistrado C. por permiso con goce de salario para otras actividades del cargo.

ARTÍCULO I

Documento 1141-2014

Se aprobó el acta de la sesión celebrada el 27 de enero último, N° 3-2014.

Los M.V., A. y el Suplente Sanabria Rojas se abstienen de votar por no haber asistido a esa sesión.

ARTÍCULO II

Documento 46-2014

El Consejo Superior, en sesión N° 3-14 celebrada el 14 de enero último, artículo LXXXVII, tomó el acuerdo que literalmente dice:

“El licenciado A.J.L., Director Ejecutivo, mediante oficio Nº 3-DE-2014 del 6 de enero en curso, hizo de conocimiento de siguiente:

“Ruégole hacer del conocimiento del Consejo Superior, en su condición de Administrador del Fondo de Jubilaciones y Pensiones de los servidores y servidoras del Poder Judicial, que esta Dirección ha ordenado iniciar los trámites para contratar el correspondiente estudio actuarial del citado Fondo, dado que han transcurrido dos años del último estudio efectuado.

Se espera contar con los resultados a mediados del presente año para la correspondiente toma de decisiones.”

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Se acordó: Tomar nota de la comunicación anterior y hacerla de conocimiento de la Corte Plena.”

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Se dispuso: Tomar nota de lo resuelto por el Consejo Superior. Se declara acuerdo firme.

ARTÍCULO III

Documento 1000-2014

El licenciado W.J.S., Auditor Judicial interino, en oficio N° 110-AUD-2014 de 31 de enero último, manifestó:

“De conformidad con lo que establece el artículo 22, inciso g) de la Ley General de Control Interno, así como el numeral 2.1 “Informes de desempeño”, del Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público, emitido por la Contraloría General de la República, mediante resolución R-DC-119-2009 del 16 de diciembre del 2009, y con el propósito de que lo haga del conocimiento de la Corte Plena, se remite el Informe Anual de Labores del 2013, el cual se desarrolló principalmente tomando como base las actividades programadas en el Plan Anual de Trabajo para ese año y sus respectivas modificaciones.

Dado que los planes de trabajo son flexibles, y a raíz de diversas situaciones presentadas, el Plan Anual de Trabajo de esta Auditoría para el 2013 fue modificado, situación que se hizo del conocimiento de la Corte Plena y la Contraloría General de la República mediante N° 1263-217-SEGA-2013 de 20 de noviembre del año recién pasado.

Con base en lo anterior el Plan Anual de Trabajo del 2013 se cumplió en el 93%, quedando sin realizar 8 estudios y 2 se archivaron. Lo anterior por razones diversas entre las que destaca, la atención que se dio a 92 labores no programadas [1], de las cuales se culminó 77, y 15 quedaron en proceso (ver Anexos N° 1 y 2).

En resumen, nuestro Despacho durante el año 2013 logró el cumplimiento del Plan Anual de Trabajo en el porcentaje aludido, según el siguiente desglose:

· 161 actividades programadas terminadas.

· 32 estudios programados en proceso, con un grado de avance promedio de un 72%.

· 2 estudios fueron archivados.

· 8 evaluaciones no se realizaron.

Cabe indicar que a las actividades programadas habría que sumarle los criterios técnicos y legales emitidos y 92 labores no programadas, de las cuales se culminó 77 y las restantes quedaron con un grado de avance del 85%.

Cabe acotar que, mediante los servicios de auditoría brindados durante el 2013 en las diferentes áreas que conforman al Poder Judicial, se coadyuvó activamente con la Administración Activa en la consecución de los objetivos y metas institucionales, tanto a nivel estratégico como operativo; en virtud de que las recomendaciones, sugerencias y observaciones emitidas se orientan a mejorar la eficiencia y eficacia de la labor administrativa, el fortalecimiento del sistema de control interno y la gestión de los riesgos asociados.

La labor de seguimiento de recomendaciones y sugerencias al 31 de diciembre de 2013, permitió verificar el cumplimiento de 603 y se determinó que el 83% de ellas, están aplicadas o en proceso, lo cual favoreció el fortalecimiento del sistema de control interno institucional, así como al perfeccionamiento de la gestión del riesgo.

Es importante señalar la relevancia que ostenta el seguimiento en mención, del cual la Administración Activa es responsable, según lo establece la Ley General de Control Interno, en su artículo 17. Sin embargo, en el nivel superior, tanto la Corte Plena como el Consejo Superior, carecen de medios para el seguimiento que les corresponde ejercer respecto a la implementación de las acciones de mejora emitidas en los informes de auditoría, por lo que la labor que ejecuta nuestro Despacho, en ese sentido, es de vital importancia.

Aunado a lo anterior, se realizaron diversos proyectos para mejorar la calidad de los procesos internos, de conformidad con la normativa que rige nuestra labor, sobresaliendo la continúa actualización de la metodología de trabajo, acorde con los estándares y mejores prácticas mundiales; la implementación y mejora en el uso del Sistema Team Mate para el desarrollo de sus procesos, con lo cual se fortaleció la labor encomendada a este Despacho.

Asimismo, se practicó la sétima Evaluación Interna de la Calidad, en acatamiento a lo establecido en el Manual de Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el Sector Público, cuyos resultados pretenden facilitar a la Auditoría el cumplimiento de las disposiciones externas e internas relacionadas con su accionar, así como fortalecer su gestión. Dicho estudio, mostró una mejoría importante en el cumplimiento de la normativa que rige la profesión de auditoría interna, con respecto al año anterior.

No omito indicar, que en los anexos de este informe, se presenta un detalle de todas las actividades desarrollas por esta Auditoría durante el año 2013.”

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El citado documento, literalmente dice: “INFORME DE LABORES AUDITORÍA INTERNA 2013

Introducción

La labor desarrollada por la Auditoría Judicial en el 2013, se basó principalmente en las actividades programadas en el Plan Anual de Trabajo para ese año y sus respectivas modificaciones; actividades que corresponden con evaluaciones orientadas hacia las áreas de mayor riesgo relativo en el Poder Judicial, según la metodología aplicada por nuestro Despacho para la identificación de dichas áreas.

Asimismo, se han ejecutado otras tareas relacionadas con la gestión propia de la Auditoría, cuyos resultados coadyuvan al cumplimiento de los objetivos y metas trazados en el Plan Anual de Trabajo.

La realización de todas estas acciones, contribuyeron con el cumplimiento efectivo y eficaz del Plan Estratégico Institucional vigente, por parte de la Administración Activa, así como con el alcance de metas propuestas en los planes operativos de las áreas evaluadas, y la introducción de mejoras en los procesos de control y gestión de riesgo; en virtud de las recomendaciones, sugerencias y observaciones que se emiten en los informes de auditoría.

Además de las actividades programadas que se terminaron, se atendió 92 actividades no programadas, de las cuales se culminó 77 y 15 quedaron en proceso con un porcentaje de avance del 85% (ver Anexos N° 1 y 2).

De esa manera, la Auditoría Judicial aportó su valor agregado a la Institución, en aras de reducir la exposición al riesgo, prevenir la pérdida o mal uso de los recursos institucionales y mejorar continuamente los procesos administrativos que se emprenden en las dependencias judiciales, con los cuales se procura cumplir con la misión y la visión definidas para el Poder Judicial.

Cabe reiterar que mediante oficio Nº 1263-217-SEGA-2013 de 20 de noviembre del año pasado, se comunicó a la Corte Plena y a la Contraloría General de la República los ajustes que debieron realizarse al Plan Anual de Trabajo del 2013, de conformidad con el numeral 2.2.3 del Manual de normas para el ejercicio de la Auditoría Interna en el sector público.

Aspectos relacionados con la gestión de riesgo institucional

Las evaluaciones practicadas por esta Auditoría, han evidenciado la necesidad de fortalecer la gestión de riesgo y control en el Poder Judicial. Tal como se mencionó el año anterior, pese a los esfuerzos desplegados por la Institución, el Sistema Específico para la Valoración de Riesgo Institucional (SEVRI), no ha logrado alcanzar un nivel suficientemente maduro para ser utilizado como un instrumento confiable en el desarrollo de los estudios de auditoría, lo que ha demandado de un mayor trabajo para nuestro personal, con el fin de orientar las evaluaciones hacia los aspectos más sensibles al riesgo.

Igualmente, la situación de comentario ha limitado a la Auditoría no sólo en la ejecución de los estudios, sino incluso en el proceso de planificación anual, ya que se requiere de información que las diversas áreas deberían incluir en su SEVRI, la cual puede no estar disponible, ser completa o confiable.

Los estudios de auditoría realizados con la nueva metodología de trabajo que se ha venido implementando en nuestro Despacho, han demostrado que las áreas evaluadas no están considerando en la gestión de riesgo desarrollada a través del SEVRI, riesgos importantes relacionados con las actividades que ejecutan; lo cual las expone a situaciones adversas de ineficacia, ineficiencia, pérdida de recursos, despilfarro, y otras amenazas latentes similares, que de materializarse afectarán la operatividad de esas áreas en particular, y a la Institución en general.

Para prevenir y corregir esas debilidades, esta Auditoría ha venido...

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