Acta Nº 012-2022 de Consejo Superior, 10-02-2022

EmisorConsejo Superior de la Corte Suprema de Costa Rica
Fecha10 Febrero 2022
Número de sentencia53-16
Número de acuerdo012-2022

ARTÍCULO XXXIX

Documento N° 1234-2022

El licenciado R.D.C., S. General de la Auditoría, en oficio N° 170-10-IAC-SAF-2021 de 2 de febrero de 2022, dirigido a la licenciada M.V.A., Jueza Coordinadora del Juzgado Penal del Segundo Circuito Judicial de San José, remitió el “Informe de auditoría para el mejoramiento del sistema de control interno del pago de horas extra del Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José”, que dice:

De conformidad con lo dispuesto en el artículo 36 de la Ley General de Control Interno, se remite el informe final referente al estudio Evaluación de horas extra del Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, efectuado por la Sección Auditoría Financiera, del Despacho a mi cargo.

El objetivo fue verificar si las horas extra canceladas al personal que labora en el Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José cumplen con las condiciones de existencia (debido respaldo), exactitud y se apegan a la normativa aplicable.

En cumplimiento de lo instituido en numeral 2.10 de las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y 205 de las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, así como en artículo 51 del Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna del Poder Judicial[1], los resultados, conclusiones y recomendaciones del estudio fueron presentados, en lo pertinente, a las distintas dependencias encargadas de la implementación de las acciones de mejora, precisándose plazos para su cumplimiento. Por lo anterior, se remiten copias del informe para la aplicación respectiva, según lo acordado.

Publicado en el Diario Oficial La Gaceta N° 163 del 25 de agosto de 2021.

Además, de conformidad con lo dispuesto en la Ley General de Control Interno, esta Auditoría efectuará oportunamente un seguimiento, para asegurarse de que las acciones establecidas por las instancias competentes, se hayan implementado eficazmente y dentro de los plazos definidos.

Finalmente, en caso de facilitar este documento a partes externas del Poder Judicial, se deberá prever lo establecido en la Ley N° 8968 “Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales”.

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Seguidamente, se transcribe el informe que dice:

RESUMEN EJECUTIVO

La auditoría de carácter financiero, tuvo como objetivo verificar si las horas extra canceladas al personal que labora en el Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, cuentan con su debido respaldo (existencia) y si se apegan a la normativa vigente, durante el periodo comprendido entre el 01 de abril y 31 de setiembre del 2021, cuya fecha de corte corresponde al 10 de enero del 2022.

La evaluación resulta de importancia por cuanto se vincula con los riesgos financieros, fraude y reputacional del Poder Judicial.

Una vez concluida la presente auditoría, considerando la evidencia que respalda el pago, se determinó la razonabilidad del tiempo extraordinario cancelado al personal, bajo las condiciones de existencia, exactitud y apego a la normativa vigente; sin embargo, se identificaron deficiencias en el diseño o aplicación de algunos controles, relacionados con los siguientes aspectos:

  • Información confidencial en justificaciones de horas extra en el SIGA-GH.

  • Diseño del control, referente a la conclusión de las diligencias de medidas cautelares.

  • Anotaciones en el libro de control de ingreso y salida del edificio para el personal fuera de la jornada ordinaria.

Como resultado de las debilidades encontradas, esta Auditoría emite una serie de recomendaciones a las dependencias correspondientes, enfocadas a establecer formalmente actividades de control efectivas para el fortalecimiento integral del Sistema de Control Interno.

Evaluación de horas extra del Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José

INTRODUCCIÓN

Trámite de los informes de auditoría según la Ley General de Control Interno

El artículo 36 de la Ley General de Control Interno, establece el tratamiento que los titulares subordinados encargados de las áreas evaluadas, deben dar a los informes que emite la Auditoría Interna, el cual incluye, la orden de implementación de las recomendaciones vertidas o el planteamiento de discrepancia ante el Jerarca, en el plazo de diez días hábiles a partir de la fecha de recibido el documento.

A su vez, el artículo 39 de la citada Ley advierte de la responsabilidad administrativa o civil que puede acarrear sobre los responsables, la inobservancia de las recomendaciones emitidas por la Auditoría Interna.

Origen del estudio

El presente es un estudio no programado realizado de conformidad con las competencias que son atinentes a esta Auditoría, establecidas en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno

Objetivo general

Verificar si las horas extra canceladas al personal que labora en el Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José cumplen con las condiciones de existencia (debido respaldo), exactitud y se apegan a la normativa aplicable.

Alcance y naturaleza

Este servicio de auditoría es de naturaleza financiera.

Se efectuó una revisión selectiva (muestreo) de las horas extra canceladas en el período de abril a setiembre del 2021, utilizando diversas fuentes de información, entre ellas: el libro de registro de labores en horario extraordinario, el registro de novedades del OIJ, el Sistema de Proposición Electrónica de Nombramientos, el sistema de iteraciones, la agenda cronos, expedientes judiciales, el control de entradas y salidas de los guardas, entre otras, según fuera necesario para verificar la veracidad del tiempo extraordinario tramitado y su conformidad con la normativa vigente, excluyendo el cálculo del monto pagado ya que está cargo de otra Sección de la Auditoría Judicial.

La fecha de corte de esta evaluación es 10 de enero del 2022.

Equipo de trabajo

La evaluación fue desarrollada por J.C.A.M., profesional en auditoría, bajo la supervisión de M.d.M.F.H., jefatura de la Sección Auditoría Financiera, R.D.C., subdirector general y R.G.G., director general. Asimismo, en lo pertinente, incorpora los criterios emitidos por C.B.E., Asesor Legal de esta Auditoría.

Normativa técnica aplicada

Para la ejecución de este trabajo se observaron las Normas para el ejercicio de la auditoría interna en el Sector Público y las Normas Generales de Auditoría para el Sector Público, ambas promulgadas por la Contraloría General de la República.

Difusión de los resultados

Los resultados, conclusiones y recomendaciones de este estudio se comunicó a la instancia auditada mediante informe en borrador remitido con oficio N° 91-10-IAF-SAF-2022, el 14 de enero de 2022; así como, conferencia final efectuada el 25 de enero de 2022 en la cual participaron M.V.A., Jueza Coordinadora del Juzgado Penal del II Circuito Judicial de San José, M.d.M.F.H., J. de la Sección de Auditoría Financiera, J.C.A.M., profesional en auditoría de la Sección de Auditoría Financiera.

Asimismo, se remitió extracto de informe en borrador a otra dependencia responsable de la implementación de recomendaciones mediante oficio N° 96-10-IAF-SAF-2022 del 18 de enero de 2022; así como, audiencia final efectuada el 26 de enero de 2022 en la cual participaron M.G.F., Administrador Regional a.í. del II Circuito Judicial de San José, J.C.R.G., Coordinador Administrativo del II Circuito Judicial de San José, K.A.A., Coordinadora del Área de Seguridad del II Circuito Judicial de San José, M.d.M.F.H., J. de la Sección de Auditoría Financiera, J.C.A.M., profesional en auditoría de la Sección de Auditoría Financiera.

Lo anterior, permitió considerar las observaciones presentadas, las cuales han sido incorporadas al informe en lo pertinente.

RESULTADOS

Como producto de la auditoría realizada en el área bajo estudio, se determinaron los aspectos que se detallan a continuación:

Información confidencial en las justificaciones de horas extras.

Según se observa como parte de las justificaciones del cobro del tiempo extra, incluidas en el sistema SIGA-GH, se menciona en algunos casos las partes involucradas en el proceso, divulgando datos personales de las partes intervinientes en una causa penal, lo cual se contrapone al deber de confidencialidad definido en la Ley 8968 “Protección de la persona frente al tratamiento de sus datos personales”, publicado en La Gaceta N° 170 del 05 de setiembre del 2011, que cita:

f) Deber de confidencialidad: obligación de los responsables de bases de datos, personal a su cargo y del personal de la Agencia de Protección de Datos de los Habitantes (Prodhab), de guardar la confidencialidad con ocasión del ejercicio de las facultades dadas por esta ley, principalmente cuando se acceda a información sobre datos personales y sensibles. Esta obligación perdurará aun después de finalizada la relación con la base de datos.

De la misma forma en el acta Nº 110 – 2020, artículo XXXI, del 12 de noviembre del 2020, se acuerda por Consejo Superior:

(…) se les recuerda a todas las dependencias judiciales, la importancia de mantener el deber de confidencialidad en las gestiones que se elevan ante este Consejo Superior, en razón de no revelar datos personales de las partes que representan un proceso judicial. Para lo cual la Secretaría General de la Corte tomará nota con la finalidad de publicar la circular correspondiente referente a este punto.

Por consiguiente, en la Circular N° 009-2021, la Secretaría General de la Corte comunicó a todas las dependencias judiciales, el 8 de febrero del 2021, lo siguiente:

Que el Consejo Superior en sesión N° 110-20 del 12 de noviembre de 2020, artículo XXXI, dispuso: “Recordarle a todas las dependencias judiciales, la importancia de mantener el deber de confidencialidad en las gestiones que se elevan ante este Consejo Superior, en razón de no revelar datos personales de las partes que representan un proceso judicial. Esto conforme a lo establecido en la Ley de Protección de la Persona frente al...

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