Actualización de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos del Departamento de Servicios Generales

N

°

Tipo

Origi nal o

copi a

Oficinas que tienen

original o copia

Auto ma-

Contenido

Período de conservación

Produc ción

Fecha s

extrem as

Observaci ones

Oficina origen

Archivo Judicial

1

Actas de eliminación de

expediente s y/o

documenta ción

administrat iva

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2015

2

Arqueo de Caja Chica

O

Departame

nto

Servicios

Generales

No

Reporte de caja chica

al último

día del mes

10

0

-

2007 - actuali dad

A partir de julio 2023

la Caja Chica forma

parte del

plan piloto bajo la

modalidad digital.

3

Boletas de

Combustibl e

O

C:

Departame nto de

Proveedurí a

Si

Boleta de combustibl

e e informe de

NAVSAT

1

0

-

2020-

actuali dad

4

Boletas de

Incapacida d INS

O

Departame

nto

Servicios

Generales

Si

Incapacida des

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2007-

actuali ad

Las boletas de

incapacid ad se

remiten de

manera digital y físicas

5

Boleta de

Incapacida d CCSS

O

Departame

nto

Servicios

Generales

Incapacida des

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2007-

actuali ad

Las boletas de

incapacid ad se remiten

de

manera digital y físicas

6

Boleta de

Permisos con goce y

sin goce salarial

O

Departame

nto

Servicios

Generales

Boleta de

Permisos con goce y

sin goce salarial

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2008-

Actuali dad

7

Caja Chica.

Reportes y controles mensuales

O

Departame

nto

Servicios

Generales

Reintegros

, viáticos, compras

10

0

-

2007 - actuali dad

A partir de julio 2023

la Caja Chica forma

parte del

plan piloto bajo la

modalidad digital.

8

Circulares

O

Departame

nto

Servicios

Generales

Si

Circulares con

directrices internas

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2012-

Actuali dad

Se manejan en SICE

9

Conciliacio nes

Bancarias

O

Departame

nto

Servicios

Generales

Comproba ción de libros

contra

estados de cuenta

5

0

-

2007 - actuali dad

A partir de julio 2023

la Caja Chica forma

parte del

plan piloto bajo la

modalidad digital.

1

0

Contratos

O/C

Departame

nto

Servicios

Generales

Proveedurí a

si

Registro de los

contaros llevados por esta

Sección

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2007-

actuali dad

Muchos de los

contratos se

encuentra n digital

apartir del 2015 que se suben

al

expedient

e

electrónic o de la

Proveedur ía.

1

1

Control de correo certificado

C

Administrac iones;

Goicoeche

a

Cartago

Heredia

Alajuela

Ciudad

Judicial Archivo

Judicial Pérez

Zeledón

Osa,

Corredores, Limón, Quepos,

Aguirre

Parrita,

Turrialba,

Buenos

Aires,

Golfito

Guápiles,

San

Carlos, San

Ramón,

Puntarenas

, Liberia,

Santa Cruz

Nicoya,

Grecia,

Sarapiquí

Motorola,

Juzgado de Trab.

Tribunal Trab.

Minist.

Si

Control de certificado s de

entrega y

recibido de cada

despacho y cada

administra ción

2

0

-

2020

Física y Digital

Hacienda Sala

Segunda

Sala

Constitucio nal

Banco

Nacional

Banco

Costa Rica, Caja

Costarricen se de

Seguro

Social

Periferia

Despachos de

Desampara dos

La Unión

Hatillo

Despachos de Pavas Escazú

Santa Ana Aserrí,

Alajuelita,

San

Sebastián,

Registro

Público,

Dirección de

Notariado.

1

2

Control de expediente

s

entregados

C

Control de entrega de

expediente s por

diversos delitos

manejados por

Juzgado y

Fiscalia de

No

Recibo de expediente

s tanto en Turno como

cuando se

entregan al despacho destinado.

6

0

-

2019

fisicos

( libro de conocimie nto)

turno

1

3

Control de solicitudes

C

Sección de

Transporte

s

Administrati vos

Unidad de

Correo

Interno

No

Boletas de solicitud de vehículos

1

0

-

2016-

2019

Ahora las solicitudes son recibidas vía digital.

Control diario de salida y

entrada de los

vehículos al edificio del OIJ.

2006

Las solicitudes de vehiculo se realizan de

manera

digital en sistema

1

4

Control de vacaciones

O

Sección de

Transporte

s

Administrati vos

Sección de

Mantenimie nto y Construcci ón Unidad de Correo Interno

Sección de limpieza y jardineria

Si

Boletas con la

solicitud de vacaciones

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2006-

Actuali dad

Sección de

Arquitectur a e

Ingeniería

1

5

Copias de cheques entregados

C

Departame nto de

Servicios

Generales

No

Control de cheques

entregados

y

canjeados

PERMAN ENTE

PERMAN ENTE

-

2007 - actuali dad

1

6

Correspon dencia ordinaria

O

Si

Correspon dencia del

día a día que se

genera

internamen

te

2

0

-

2013-

Actuali dad

Se manejan en SICE

1

7

Daños a vehículos del Poder

Judicial

O

O:

Departame nto de

Servicios

Generales C:

Departame nto de

Proveedurí a

Sección de

Transporte

s

No

2

0

-

2010-

actuali dad

Se encuentra

relacionad o

directame nte a la

celda 19,

los daños de los

vehículos del PJ se

llevan en los

expedient es de los vehículos.

1

8

Entradas de

mercaderí a

C

Departame nto de

Proveedurí a

No

Entregas de

suministro s

5

0

2013-

Actuali dad

Se requiere

guardar la document

ación por tema de garantía de

herramien tas y

materiales suministra dos a

bodega/S e realiza de

manera digital

Acta de recepción de

herramient as y materiales

1

9

Expediente de

vehículos

O

O: Sección

Mantenimie nto y

Construcci ón C...