Acuerdo N° 009 23-24 LA ASAMBLEA LEGISLATIVA DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

N° 009 23-24

LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

DE LA REPÚBLICA DE COSTA RICA

En sesiónordinaria N° 077-2023, celebradaporelDirectorio Legislativoel 24 de enero de 2024, se tomóelacuerdo que, en lo que interesa, a continuación, transcribo:

ARTÍCULO 19.-

ACUERDO: Avalarelsiguientereglamento:

REGLAMENTO PARA UTILIZAR EL SERVICIO LITOGRÁFICO DE LA ASAMBLEA LEGISLATIVA

CAPÍTULO PRIMERO

DisposicionesGenerales

Artículo 1.- El presentereglamentoestablece las disposicionesgenerales para eluso del serviciolitográfico de la institución, elcualcomprende: reproducción de documentos, fotocopiado, impresión, escaneo, encuadernación-empaste, encolado, guillotinado y cuadernillo.

Artículo 2.- Para fines de comprensión del alcance de losservicios, se define elsiguienteglosario:

Cuadernillo: capacidad de la máquina para doblar las hojas en forma correcta y engrapar para formar un cuadernillo de acuerdo a solicitud de tamaño y cantidad de páginas.

Encolado: uso de goma o cola al calor para juntar hojas impresas de modo que queden para uso de formularios.

Encuadernación–empaste: juntar, unir, coservariospliegos o cuadernos y ponerlescubiertas. El encuadernarconsisteenunir las hojas en forma de que sus ángulosquedenparejos para proceder a superforación para agregarleresorte o grapa con cintaadecuada o ensucasoelempastado que sería con tapas duras o livianas (cartulinas) para suacabado final.

Escaneo: pasar porelescáner. Transformardocumentosfísicos a digitalesen sus correspondientesarchivos con surespectivonombre.

Equiposperiféricos: Son losequipos de fotocopiadoinstaladosenoficinas del áreaadministrativa, legislativa y fraccionespolíticas.

Fotocopiado: reproducir algo mediantefotocopias.

Guillotinado: cortar algo de maneraparecida a como lo hace la guillotina. realizar corte a grupo de hojas o impresionesenmedidasdeterminadas para un mejoracabado.

Impresión: acción y efecto de imprimir.

Reproducción de documentos: sacarcopia de un texto, figuras, tablas u otros.

Artículo 3º—Cualquierpetición del serviciolitográfico de la institución, deberásolicitarseestrictamente para atenderasuntospropios del quehacerinstitucional.

Artículo 4º—El equipo que se utilice para este fin, estará bajo la supervisiónadministrativa y técnica del Departamento de ServiciosGenerales, en la Jefatura del ÁreaPreventiva y Correctiva del Área de Mantenimiento.

Artículo 5º—Este reglamento es de acatamientoobligatoriopara las fraccionespolíticas y diputadosindependientes, asícomoel personal legislativocomoadministrativo de la institución.

CAPÍTULO SEGUNDO

De losreportes y la utilización de losrecursos

Artículo 6.- La jefatura del áreaPreventiva y Correctiva del Área de Mantenimiento, elaborarátrimestralmente un reporte general sobreeluso de losservicioslitográficosbrindados a la institución. Este informe, deberácontenereldetalleexacto de la cantidad de reproducciones de documentosrealizados y la prestación de otrosservicios, tanto a nivelInstitucionalcomoseparadosporoficinas o dependenciasusuarias, seanestas de fraccionespolíticas o dependenciasadministrativas, asícomo, la cantidad de materialesusadosen la prestación de esosservicios.

Dichoreportetambiéndeberácontenereldetalleencantidad de las reproduccionesrealizadasenequiposperiféricos, para ellolosfuncionarios de la Oficina de ServiciosLitográficosdeberávisitarestasoficinas y del equipóextraer la informaciónrequerida. En elcaso que algúnequipo no tengaestafacilidad, la unidadusuariaestaráen la obligación de llevarel control de reproduccionesen forma manual.

Este informedeberáremitirse, víacorreoelectrónico, dentro de loscinco días hábilessiguientes al último día del trimestre a la Dirección de la División Administrativa y a la Dirección de ServiciosGenerales, para suconocimiento y análisis de la información.

Artículo 7.- La Oficina de ServiciosLitográficos con elinformerealizadoenelartículo anterior, informará de losserviciosprestados a las diferentesfraccionespolíticas, diputadosindependientes, direcciones y jefaturasinstitucionales, con elobjeto de poner a suconocimientoeluso y consumo de losservicios y que puedanllevar un control específico de losusuarios y tratar de mantener un usoracional de estosservicios.

Esa información se remitirávíacorreoelectrónico, dentro de loscinco días hábilessiguientes al último día del trimestre y tendrá que ser utilizadaporlosusuarios para su control interno, por lo cualdeberán, verificar las autorizaciones, elconsumo y estadística de sucomportamiento.

En caso que la información no se puedeextraerdirectamente del equipo, elusuariodeberállevarse un control manual y diario, cuyainformaciónacumulada es la que deberáremitirseensumomento.

Artículo 8.- Para utilizarelservicio de litografía, a través de losmediosdigitales, elusuario, deberáindicardirectamente, losdetalles que corresponden a lo anexado, nombre, ubicación, de tal forma que la informaciónesté disponible y accesible, e indicarsiexistendocumentosocultos o protegidos. Una vez que eloperadorverifiqueeldocumento y lo revise, procederá a determinar la cantidad a procesar, conformeaestacantidad, comunicará al usuario, siesteserviciorequeriráautorización superior, para tramitarvía digital su visto bueno, según lo establecidoenelartículo 12 de estereglamento. Toda vez que se hayaemitidoestaautorización, elusuario, indicaráeltiempoen que requieresuservicio, para que eloperadordé un tiempoestimado para suprogramación y entrega.

El usuario, al retirareldocumentoen la oficinadondese presteelserviciolitográfico, deberáfirmar la boletafísica del serviciobrindado; enelcaso de losserviciossolicitadosdirectamenteendichaoficina, deberá, llenar o presentar, la boleta con elrespaldo con la firmarautógrafaautorizada.

En caso de solicitar un serviciomediantedispositivoexterno de memoria, elusuariodeberállenar la boletarespectiva, indicandoeldocumento a reproducir, y se aplicará lo indicadoenelpárrafo primero de esteartículo.

Artículo 9.- Toda boleta que solicitelosservicioslitográficos, deberáveniracompañadaporeldocumentosobreelcual se solicitaelservicio, que deberáguardarrelacióndirecta con la descripcióncontenidaen la boleta, y deberá ser debidamenteverificadaporquiénprestaelservicio.

Artículo 10.-Seráresponsabilidad de losfuncionarios a los que se les ha asignadoelequipo, hacer un usoracional y eficiente de éstos, loscualesquedaranfacultados para realizar las funciones de escaneo, impresión y fotocopiado.

Estosequipos, cuando se dañen, no seránreemplazados y se procederá a dar de baja, porhabervencidosuvidaútil, o que éstos no tenganrepuestosdisponiblesniestén bajo un contrato de mantenimiento. Por consiguiente, haránusodirecto de losserviciosbrindadospor la institución.

Los equipos de fotocopiadosasignadosenelPlenario, seránresponsabilidad de la dirección del Departamento de Secretaría del Directorio, asícomo de losserviciossolicitados ante la Oficina de ServiciosLitográficos. Le corresponderáaesadirección o a quienésteasigne, la firma de las boletas de servicio, cumpliendo con losrequisitosestablecidosenesteReglamento.

Los funcionarios de fraccionespolíticas, de diputadosindependientes y los del áreaadministrativa y legislativa, deberánreproducirlosdocumentosen las máquinas que para talefecto le ha asignado la Institución; no obstante, enelcaso de que ese equipo no esté disponible o fuera de servicio, podránutilizarelservicioinstitucional.

En elcaso de losequiposasignados a las DireccionesAdministrativas de FraccionesPolíticas, seránresponsables de suuso y control losDirectoresAdministrativos de cadaFracción Política.

Cuandoalgúndiputado o diputadatengaasignado un equipo de fotocopiadoensudespacho, seráresponsabledirecto ante la Administración, poreventualesdañospormanipulación, o usoincorrecto del equipo y se regirá bajo loscontrolesemitidosenesteReglamento.

Para losequiposasignadosaalguno de losintegrantes del Directorio Legislativo, la responsabilidadsobresu control y uso, recaesobreeldiputado o diputadarespectiva y se regirápor lo establecidoenestereglamento.

CAPÍTULO TERCERO

De losniveles de autorización

Artículo 11.- El responsable de la oficinaencargada de losservicioslitográficos, comoresponsable de esteservicio, elaborará un registroactualizado con losnombres y firmas de las personas facultadas para autorizarreproducciones de documentos, encadacaso se señalará la cantidad que las distintas personas puedenautorizar. Este registrodeberáestaractualizado y serádistribuidoenloslugaresdonde se presteelservicio, conforme sea comunicado o suministrada la informacióncompletaporparte de losusuarios.

Artículo 12.- Las boletas de solicitudes para eluso de losservicioslitográficos, deberán ser autorizadassegún la siguientetabla:

Los departamentos de ComisionesLegislativas; RelacionesPúblicas, Prensa y Protocolo; ServiciosParlamentarios, y; Secretaría del Directorio, asícomoelPlenario, deberánseguirtodas las disposicionesestipuladasenestereglamento, sin embargo, por la naturaleza de sus funciones, contarán con discrecionalidad para determinar la cantidad de reproducciónmínimanecesariasegún se requiera para cadacaso, tanto eneluso de losequiposasignados, comoeluso del servicio...