Reglamento del Archivo Institucional del Banco Crédito Agrícola de Cartago, de 22 de Mayo de 2007

BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA DE CARTAGO

(Este Reglamento fue Derogado por el artículo N° 27 del Reglamento del Sistema de Archivos del Banco, aprobado en sesión N° 8249 del 30 de junio del 2009).

REGLAMENTO DEL ARCHIVO INSTITUCIONAL DEL BANCO CRÉDITO AGRÍCOLA DE CARTAGO

La Junta Directiva General en sesión Nº 8037-07, artículo 14, realizada el 22 de mayo del 2007,

acordó aprobar el Reglamento del Archivo Institucional del Banco Crédito Agrícola de Cartago, en los siguientes términos:

CAPÍTULO I

Disposiciones generales Artículo 1º—El presente Reglamento se dicta de conformidad con el artículo 41 de la Ley Nº 7202 del Sistema de Archivo Nacional y su Reglamento, y regula el funcionamiento del Sistema de Archivo de Bancrédito, el cual estará conformado por: el Archivo Institucional,

archivos de gestión de las diferentes unidades administrativas del Banco,

archivos de Centros de Negocios y Puntos Comerciales y el Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos, así como el artículo 34, inciso 3) de la Ley Orgánica del Sistema Bancario Nacional. El Archivo Institucional será el rector del Sistema. En este Reglamento, el término ÓArchivo” es comprensivo de todos los componentes del Sistema de Archivo de Bancrédito.

Artículo 2º—Para efectos de este Reglamento se entiende por:

a- Documentos de archivo: Testimonios de la actividad del hombre que contiene información fijada en cualquier formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular, familia u organismo en el ejercicio de las actividades y funciones del ente productor.

Los documentos de archivo actúan como testimonios ofreciendo pruebas,

justificantes, para garantizar los derechos de la administración y de los administrados y ofrecen información, ya sea facilitando antecedentes para agilizar una gestión o bien, como fuentes de historia.

b- Tipo documental: Forma en que esté presentada la información contenida en el documento. En ese sentido, se podrá hablar de reglamentos, actas,

circulares, expedientes, correspondencia, informes, reportes, contratos,

listados, convenios, hojas de trámite, tabulados, acuerdos, fotografías y otros.

c- Clase documental: Está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información. Existen cinco diferentes clases documentales:

Textual: En donde los documentos transmiten la información mediante texto escrito.

Gráfica: Aquellos que emplean la imagen, signos no textuales, colores y otros para representar la información: mapas, planos, gráficos, fotografías,

diapositivas, etc.

Sonoros: Permiten grabar y reproducir cualquier sonido, tales como discos,

cintas magnéticas, discos compactos, etc.

Audiovisuales: Combinan la imagen en movimiento y el sonido:

filmes, cintas de vídeo,

videodiscos, etc.

Electrónicos o informáticos: Son los generados a partir de una computadora:

disquetes, discos ópticos, cintas, DC-ROM, rollos de microfilm, etc.

d- Tablas de plazos: Es el instrumento mediante el cual se determinan los tipos documentales que se producen o reciben en la Institución, así

como su vigencia administrativa o legal, su valor científico o cultural, la cantidad, cuáles oficinas tienen originales o copias, en qué medios están almacenados y otros datos de carácter general que permiten controlar la producción documental en la Institución.

e- Fondo documental: Está integrado por el conjunto de documentos de archivo,

sean de cualquier tipo y clase documental, que se encuentran custodiados en los diferentes archivos del Sistema.

Artículo 3º—Los archivos deberán contar con las medidas de seguridad e infraestructura adecuadas (local,

estantería, materiales, mobiliario, equipo técnico y contra incendios), que permitan una buena conservación de los documentos.

Cada uno de estos archivos deberá

contar al menos con tres áreas definidas: administrativa, de consulta y de depósito.

Los encargados de los archivos nombrados formalmente, deben cumplir y velar porque se ejecuten en sus respectivas oficinas las medidas de conservación y preservación documental que indica el artículo 71 del Reglamento a la Ley del Sistema Nacional de Archivos, así como también porque se hagan efectivas en sus respectivas oficinas las normas emanadas del Archivo Institucional y del Comité Institucional de Selección y Eliminación de Documentos.

Artículo 4º—El fondo documental que se conserva en los archivos, se organizará por medio de los sistemas de clasificación y los métodos de ordenación archivísticos definidos por el Archivo Institucional, respetando los principios de procedencia y orden original de los documentos.

Artículo 5º—Los archivos deberán facilitar los documentos a los usuarios internos y externos, de acuerdo con lo que establecen los artículos 24 y 30 de la Constitución Política, los artículos 10 y 42 de la Ley del Sistema Nacional de Archivos, la Ley sobre estupefacientes, sustancias psicotrópicas, drogas de uso no autorizado y actividades conexas en su capítulo VII (Disponibilidad de registros), artículos 17, 18 y 19, así como respetar las consideraciones respecto al secreto bancario, y cualquier otra normativa relacionada con esta materia.

Artículo 6º—Los encargados de los archivos no deben eliminar documentos que hayan sido declarados de valor científico-cultural por parte de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos, o que no hayan cumplido su plazo de vigencia legal y administrativa de acuerdo con las tablas de plazos de conservación de documentos, de las cuales deberán ser informados formalmente.

De...