Circular Nº 140 de secretaría general de la corte, 23-06-2021
| Fecha | 23 Junio 2021 |
| Número de circular | 140 |
| Emisor | Secretaría de la Corte |
Corte Suprema de Justicia Secretaría General REPRODUCCIÓN POR ERROR CIRCULAR No. 140-2021 Asunto: Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Escuela Judicial. A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS SE LES HACE SABER QUE: El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión No. 42-2021 celebrada el 20 de mayo de 2021, artículo XXXVII, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Escuela Judicial. La Tabla de Plazos de Conservación de Documentos de la Escuela Judicial, rige para documentación en formato tradicional (papel) y electrónico. La Escuela Judicial, confeccionará del acta de eliminación de la documentación y la publicación del aviso de eliminación en el Boletín Judicial. Además, deberá la Escuela Judicial, cuando realice el proceso de selección de los documentos (en lo que aplique) cumplir con lo dispuesto por el Consejo Superior en sesión 66-07 del 06 de setiembre de 2007, artículo XXXVII, respecto a separar e identificar claramente la documentación que cumpla con los parámetros generales a considerar a la hora de definir el valor histórico cultural de los documentos, a saber: 1. C. de las partes.
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Asuntos que involucren bienes del Patrimonio Nacional.
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Asuntos que generen impacto social.
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Asuntos relacionados con cambios en la legislación.
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Asuntos que presenten notoriedad a nivel nacional o local.
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Asuntos que por su connotación no son comunes en el despacho.
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Persona en condición de vulnerabilidad. TABLA DE PLAZOS DE CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS DE LA ESCUELA JUDICIAL N° Tipo documental Original o copia Oficinas que tienen original o copia Automa-
tizado Contenido Período de conservación
(en años) Producción
anual
(metros lineales) Fechas extremas Cifrado de datos Observaciones Oficina origen Archivo Judicial 1 Expediente de Control de Tiquetes de Alimentación O Unidad Administrativa No Documentos Administrativos sobre Tiquetes de Alimentación. Registro en libro de control sobre entrega de tiquetes de alimentación del Área Académica y la Unidad de Capacitación del OIJ 5 - 0.5 m/L 2011 -2019 No 2 Expediente del Contrato de Alimentación O Unidad Administrativa No Documentos Administrativos sobre el Contrato de Alimentación. 10 - 149 Mb 2016-2019 No La vigencia administrativa inicia a partir de la Finalización del Contrato según lo que establece la Ley de Contratación Administrativa 3 Solicitudes O Unidad Administrativa Si Registro de Administración y Reserva de Aulas y transporte 2 - 25 Mb 2011-2019 No Las solicitudes de trabajo se realizan desde la plataforma de atención de incidentes Intranet 4 Solicitudes de Mantenimiento O Unidad Administrativa/ Administración Regional Si Registro de Solicitudes de Trabajo 2 - 2.48 Mb No Esta gestión se realiza desde la plataforma de atención de incidentes Intranet 5 Expediente de Pedidos y Contrataciones (Requisiciones) O SIGA PJ/ Unidad Administrativa Si Documentos del Expediente de Contratación P - 5 m/L
645 Mb 1996-2019 No Antes del año 2016 esta serie documental se manejaba en soporte físico papel 6 Expediente de Recibido de Bienes y Requisiciones O Unidad Administrativa No Actas de entrega de bienes y suministros 10 - 0.50 m/L
23 Mb 1996-2019 No 7 Expediente de Inventario de la Oficina O Unidad Administrativa Si Documentos Administrativos Inventario de la Escuela Judicial 10 - 6.31 Mb 2011-2019 No Nuevo Control Automático PJ 8 Expediente de Solicitud de Bienes y Servicios O Unidad Administrativa No Documentos Administrativos sobre la Solicitud de Contrataciones Administrativas 5 - 5 m/L 2011-2019 No 9 Expedientes de Vehículos O Unidad Administrativa No Documentos con información histórica de los vehículos oficiales de la Escuela Judicial 10 - 0.20 m/L 2006-2019 No 10 Expediente de Activos O Unidad Administrativa No Activos Asignados por Funcionario 5 - 1 m/L 2001-2019 No 11 Expediente de Boleta de Préstamo de Activos O Unidad Administrativa No Registro de Préstamo de activos institucionales 5 - 0.4 m/L 2003-2019 No 12 Expediente de Boletas de Traslado y...
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