Circular Nº 195 de secretaría general de la corte, 09-09-2020

Fecha09 Septiembre 2020
Número de circular195
Número de sentencia195-2020
EmisorSecretaría de la Corte

CIRCULAR No. 195-2020 Asunto: Actualización de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentación Administrativa de las Administraciones Regionales que rigen para todo el país A LOS DESPACHOS JUDICIALES DEL PAÍS SE LES HACE SABER QUE: El Consejo Superior del Poder Judicial en sesión No. 85-20 celebrada el 1 de setiembre de 2020, artículo LIII, aprobó la Tabla de Plazos de Conservación de Documentación Administrativa de las Administraciones Regionales que rigen para todo el país. Tabla de Plazos de Conservación de Documentación Administrativa de las Administraciones Regionales

que rigen para todo el país N° Tipo

documental Original o copia Oficinas que tienen original o copia Automa-

tizado Contenido Período de conservación

(en años) Producción

anual

(metros lineales) Fechas extremas Cifrado de datos Observaciones Oficina origen Archivo Judicial 1 Actas Original Administración Regional Físico y automatizado Se incluyen las siguientes actas: Destrucción objetos olvidados en los puestos de seguridad, Eliminación Base de datos Fotocopiado, Donación de chatarra, Donación de vehículo decomisado, Validación de cambio de armas puestos de Seguridad, Consejo de Administración, Inspección y visita a despachos judiciales Permanente 30cm NO 2 Actas de Juramentación Original Administración No Nombres de las personas con los nombramientos en los puestos 1 100 cm No 3 Actas de notificación Original Oficina de Comunicaciones Judiciales Físicas y automatizadas Actas de notificación 2 30cm NO 4 Acuerdos de pago Original Original Administración

C: FICO Automatizado a partir de este año 2018 Acuerdos de pago de facturas de compras menores y contratos 10 55 cm 2016-2018 No Facturas físicas se escanean y se agregan al procedimiento y si son facturas electrónicas se incluyen en el sistema 5 Activos de despachos Original Administracion No Entrega Permanente, Reparación o devolución 1 60 cm 2017-2018 NO Los oficios se escanean para respaldo 6 Autorizaciones de gastos de caja chica Original Despachos Automatizado y físico 10 100cm - NO Autorizaciones digitales a partir del 2017 7 Ampos de Títulos Valores-Custodia Activa y Pasiva Original Despachos y BCR No Control sobre títulos valores 10 30 cm 2012-2018 NO 8 Arqueos caja chica Original C FICO, Auditoria No Control de salida y entrada de dinero 10 5cm 2005-2018 NO 9 B.s de combustible BN Flota No B.s del consumo de combustibles 1 100cm 2013-2018 NO 10 B. de Incapacidad Original y copia Administración Regional Automatizado y Físico B.s de incapacidad del personal de cada oficina judicial Permanente 500 megas 2008-2018 NO 11 B.s de despacho de materiales y suministros de bodega Original Original Administración y copia los despachos No Control de entrega de materiales y suministros 2 100 cm NO 12 B. para fotocopias Original Despachos No Control sobre cantidad de fotocopias 1 100 cm 2012-2018 NO 13 B.s de Mantenimiento de Edificio-Obrero Especializado Original Sin copia Control Electrónico Control sobre asignaciones a los obreros y labores de mantenimiento realizadas 1 100 cm 2015-2018 NO 14 B.s de requisición de mercadería Original Sin copia No Solicitud de...

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