Marco conceptual de la administracion de proyectos.

Author:Arias Chaves, Michael
Position:Report
Pages:543(17)
 

ÍNDICE Resumen Abstract Introducción ¿Qué es un proyecto? Ciclo de vida en los proyectos ¿Por qué administrar proyectos? Instituto para la Administración de Proyectos (PMI) Áreas de conocimiento Proceso de afiliación al PMI La certificación PMP Valor que se obtiene de administrar proyectos Éxito y desafíos en la administración de proyectos Conclusiones Bibliografía y referencias INTRODUCCIÓN

La administración de proyectos es un tema en el que la humanidad ha venido trabajando desde los inicios de los tiempos. Uno de los proyectos más antiguos que se conoce es el de las pirámides de Egipto. Según I. E. S. Edwards "la época de las pirámides, par excellence, cubre el segundo de estos grupos: el período que se inicia con la Dinastía III y que termina con la Dinastía VI (2)" (Edwards, 2003, pág. 15).

Conforme avanzaron los años, la idea de gestionar proyectos era cada vez más necesaria debido a la serie de nuevos proyectos iban surgiendo. Hoy en día, los constantes cambios en materia de negocios, la búsqueda de la satisfacción del cliente, la demanda por nuevos productos, los mercados globales, y el aumento tanto en la competencia como en la dimensión de los proyectos, ha marcado un aumento progresivo en el interés por la administración de proyectos.

Los retos comunes de la administración de proyectos se centran en lograr alcanzar las expectativas de los clientes, entregar los proyectos a tiempo y dentro del presupuesto, lograr determinar una comunicación asertiva durante todo el proyecto, así como el manejo y la gestión de los recursos y los riesgos.

Todos estos desafíos se dan producto de necesidad de mejorar los índices de proyectos que se completan con éxito al final de su implementación. Según el informe "Chaos Summary 2009" emitido por la firma Standish Group (3), solo el 32% de los proyectos de desarrollo de software fueron entregados en el tiempo, el presupuesto y las funcionalidades requeridas; el 44% de los proyectos se entregaron, pero estos sobrepasaron su tiempo y costo estimado, o fueron entregados con menos funcionalidades de lo requerido; en tanto que, el 24% de los proyectos se cancelaron antes de su finalización (Standish Group, 2009).

El presente artículo busca dar una visión general acerca de la administración de proyectos, sus principales características y apoyo que brinda a las organizaciones que la ponen en práctica. Por sí sola, la administración de proyectos está formada por una gran rama de áreas, técnicas, procesos y herramientas. La intención del autor es introducir al lector a que conozca sobre ellas, sin ser minuciosos, y que este escrito le sirva como una breve guía para a futuro pueda ampliar sus conocimientos. También, el texto muestra el cómo una institución como el Project Management institute (PMI) hace un aporte muy significativo en este campo, mediante su estándar del PMBOK y su certificación PMP, con la idea de exponerlo como una muy buena opción de capacitación para considerar al administrar proyectos.

Como testimonios del quehacer diario, se considera la opinión de siete expertos, con la intención de conocer acerca de su experiencia en este campo, y el valor que la administración de proyectos bien implementada puede generarle a una organización, así como los retos por enfrentar.

¿QUÉ ES UN PROYECTO?

Es necesario antes de comenzar a hablar de la administración de proyectos definir lo que realmente es un proyecto. Existen varios autores que han brindado aportes en el campo de la administración de proyectos y enunciados propios de lo qué es un proyecto, como por ejemplo Jairo Díaz Murcia, Ángel Díaz Martin, Norberto Perna, Robert Graham y Randall Englund, Rita Mulcahy, Tony Johnson, así como James Lewis. Dentro de esta variedad de autores, el autor de este artículo ha investigado y recurrido a algunos otros expertos en el tema de la administración de proyectos, para mostrar al lector la opinión que ellos aportan en el tema de proyectos. Como parte de la investigación, se rescatan algunas de definiciones importantes como enunciados que aclaran de buena forma el concepto de proyecto. Entre ellas se destacan las siguientes cinco:

--Caper Jones, un especialista en metodologías de ingeniería de software, define lo que es un proyecto como: "una determinada implementación de software satisfaciendo un conjunto coherente de requisitos preestablecidos por los ámbitos de negocios y técnicos" (Jones, 2007, pág. 37).

--Según Gabriel Baca, un proyecto es: "la búsqueda de una solución inteligente al planteamiento de un problema tendente a resolver, entre muchas, una necesidad humana" (Baca, 2006, pág. 2).

--Para Ted Klastorin, profesor e investigador en el área de la administración de proyectos, indica que "un proyecto se puede ver como un conjunto bien definido de tareas o actividades que deben realizarse para cumplir las metas del proyecto" (Klastorin, 2005, pág. 3)

--Para Yamal Chamoun, fundador del capítulo de PMI en México y con gran experiencia en administración de proyectos, define un proyecto como: "un conjunto de esfuerzos temporales, dirigidos a generar un producto o servicio único" (Chamoun, 2002, pág. 27).

--Según Clifford Gray, "un proyecto es un esfuerzo complejo, no rutinario, limitado por el tiempo, el presupuesto, los recursos y las especificaciones de desempeño y que se diseña para cumplir las necesidades del cliente" (Gray & Larson, 2009, pág. 4).

En general, se puede determinar que los proyectos constan de un tiempo bien definido, desde que se inicia hasta que se logra terminar la última tarea o evento, aunque este tiempo no siempre es exacto. Además, un proyecto cuenta con una serie de tareas y actividades que se definen para cada uno, y son las que se buscan alcanzar. Una característica importante que tienen los proyectos es que se enfocan en lo que se conoce como el triangulo de la administración de proyectos. Este triangulo se compone de tres aristas, las cuales corresponden al tiempo, el costo y el alcance.

[FIGURA 1 OMITIR]

En concreto, el concepto de este triangulo se relaciona con que desde que comienza el proyecto es importante tener claro cuál es el alcance, el tiempo necesario para llevarlo a cabo, y el costo asociado con los recursos-presupuestos para poderlo completar. Hay que tomar en cuenta que no todos los proyectos son iguales, de ahí su grado de complejidad e incertidumbre al llevarse a cabo.

Resumiendo, y como bien lo explica el PMBOK (5), un proyecto es: "un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único" (PMBOK, 2008, pág. 11). En sí, esa es la esencia al llevar a cabo un proyecto, producir un resultado único (que se desarrolla progresivamente), que se da en un cierto periodo de tiempo, y que tiene como finalidad lograr la satisfacción de una necesidad o demanda del mercado, el aprovechamiento de una oportunidad, o por un evolución tecnológica.

CICLO DE VIDA EN LOS PROYECTOS

Una vez definido el concepto de proyecto, hay que tomar en cuenta que para llevarse a cabo, un proyecto requiere de contar con un ciclo de vida que le guíe en el camino de su implementación. Los ciclos de vida ayudan a los administradores de proyectos a determinar las fases generales con las que contará el proyecto a desarrollar. Les permitirá además, contar con puntos de control durante el proyecto que les darán una mejor evaluación del progreso, desde que se inicia hasta que se termina el proyecto.

Para el autor Ted Klastorin, existen distintas formas de ver el ciclo de vida de un proyecto. Según él, el ciclo de vida se define en cuatro etapas, "formulación y selección, planeación, programación y control, implantación y terminación del proyecto" (Klastorin, 2005, pág. 12). Entre tanto, para Caper Jones, un proyecto puede estar compuesto por etapas o fases. "Una fase es un estado cuya sucesión, de uno a otro, indica el transcurso del tiempo, así como la evolución o progreso de un evento, no obstante, aplicado al esfuerzo del equipo para un proyecto, se considera la forma en que se encuentra dedicado a completar un hito importante o construir la disponibilidad de un elemento clave" (Jones, 2007, pág. 38)

Es posible entonces analizar que un ciclo de vida de un proyecto corresponde a una colección de fases que tradicionalmente se llevan a cabo de manera secuencial, en donde el nombre y cantidad serán determinados de acuerdo a las necesidades propias de la organización(s) involucrada en el proyecto. Representa las fases por las que típicamente pasa un proyecto, y se caracteriza porque en cada fase se produce normalmente un entregable (hito) que será revisado y aceptado de acuerdo a los criterios de aceptación definidos previamente, y por las personas asignadas para realizar este tipo de validación y control.

Asociado a los ciclos de vida, se encuentran los llamados cinco procesos en el desarrollo de proyectos. Los procesos que se listan a continuación son parte de la guía PMBOK mencionada anteriormente.

  1. Inicio: establece el qué del proyecto (objetivos, justificación, restricciones y supuestos).

  2. Planeación: responde al cómo hacerlo (estrategias para llevar a cabo el proyecto).

  3. Ejecución: donde se lleva a cabo el plan según lo planeado.

  4. Control: busca determinar si hay alguna varianza entre lo que se planeó y lo que realmente está sucediendo en el proyecto.

  5. Cierre: representa realizar un cierre adecuado del proyecto. Hay 2 tipos de cierres recomendados: el contractual y el administrativo.

En la figura 2 se puede ver el comportamiento de estos cinco procesos.

¿POR QUÉ ADMINISTRAR PROYECTOS?

La administración de proyectos ha dejado de ser aquella labor que se realizaba en las organizaciones para trabajos ocasionales, a convertirse en una manera común de llevar a cabo sus proyectos. En sí, la teoría de administrar provee una gran cantidad de ramificaciones que la componen, por lo que el autor ha tratado de enfocarse en algunas de ellas, con el fin de exponer bajo su enfoque, aquellas áreas de conocimiento y procesos...

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