Algunas consideraciones sobre normalizacion en la Administracion Publica.

Author:Bola
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ÍNDICE I. Introducción II. El espectro de acción de la normalización III. Normalización reglamentaria IV. Instrumentos internos de gestión V. Conclusiones VII. Bibliografía I. INTRODUCCIÓN

Hará alrededor de trece años que escuchamos hablar de estándares, de estandarizar procesos, productos, etc. Importante resulta reconocer que una vez ingresados a la Administración Pública no volvimos a escuchar sobre aquellos términos. Conforme avanzamos en nuestras funciones profesionales y de jefatura, tampoco fue necesario cavilar sobre la estandarización y su implicación para con la Gestión Pública.

Producto de la operacionalización de la Ley General de Control Interno 8292, nos vimos ligados nuevamente con aquellas palabras y con una necesidad apremiante por lograr comprender tanto su significación, como su espectro de acción dentro de una estructura administrativa, pero por sobre todo, su importancia para una mejor administración de los recursos públicos, sean estos humanos, técnicos y(o) financieros.

De acuerdo con lo anterior, debimos proceder a realizar todo un esfuerzo investigativo a través de la gama de opciones que se le presentan a un funcionario público no académico en ese momento. Podemos adelantar que éstas son limitadas y muchas veces dispersas por esta misma razón: si no se es académico, el egresado de las Ciencias Administrativas tiende a no esforzarse en investigar y localizar fuentes que contengan definiciones conceptuales claras y técnicas sobre aquello que le rodea en su gestión. Se conforma con lo aprendido en sus años de estudio de Grado y, a lo sumo, completa una Maestría, más que para actualizar conceptos y técnicas administrativas, para mejorar su condición económica * vía el incentivo de Carrera Profesional.

Expuesto lo anterior, concluimos esta presentación, indicando que el interés de este artículo radica en que los funcionarios públicos egresados o no de las Ciencias Administrativas tengan una mejor noción de lo que engloba la estandarización o, como veremos en líneas subsiguientes, "Normalización", en un esfuerzo porque les sea de utilidad en sus labores diarias y generen un impacto positivo en sus respectivas instituciones, en claro apego al servicio público que deben cumplir.

  1. EL ESPECTRO DE ACCIÓN DE LA NORMALIZACIÓN

    Señala el académico costarricense Johnny Meoño Segura que la necesidad del costarricense de "ponerlo todo por escrito", es un rasgo cultural que deviene desde los tiempos coloniales y como resultado de una herencia de antiguo colonialismo español, esto con el objetivo de clarificar en forma escrita las atribuciones, potestades y responsabilidades de los gobernantes y gobernados.

    Así señala este autor (2):

    "El formalismo muestra la constante necesidad ibérica de escribirlo todo para establecer reglas claras y procedentes" (Meoño, 2001:80)

    Haciendo una breve y somera valoración retrospectiva sobre esta necesidad aparentemente incólume de formalizar por escrito toda acción administrativa, debe apuntarse que no ha sido del todo satisfactoria y mucho menos efectiva desde el punto de vista de Dirección Gubernativa, clarificando, eso sí, que las razones son más actitudinales o comportamentales que de legalidad, ya que se reconoce el personalismo del que sufren los planes de gestión estatal según el carácter de los gobernantes de turno, que en ocasiones no dejan echar mano a adecuados instrumentos legales ya existentes.

    A pesar de lo anterior, no podemos (ni debemos) desatender que nuestro esquema de articulación administrativa, deviene del planteamiento que Max Weber estableció y que incluía el establecimiento de normas por escrito para lograr la unidad en la gestión administrativa. No queremos decir con esto que haya que culpar a Weber por la cantidad de disposiciones jurídico--técnicas que existen actualmente y que buscan crear un solo marco de acción en los campos que sean requeridos por el Estado y la sociedad, sea en el campo ambiental, educativo, de derechos y obligaciones de los ciudadanos y habitantes del país, entre otros.

    Es común escuchar el carácter peyorativo con que nos referimos al Aparato Estatal con expresiones como "exceso de burocracia", homologando a ésta, con una cantidad excesiva de documentos que completar y firmar, así como exceso de puntos de revisión y/o aprobación con los actos administrativos requeridos por los ciudadanos y el correspondiente exceso de tiempo necesitado para éstos; sin mencionar la ineficiencia e ineficacia en que se incurre para con el resultado final de las solicitudes ante las Instituciones Públicas, en ocasiones a causa del temperamento o desidia de los funcionarios públicos.

    El problema radica no en la formalización de que está revestido el modelo burocrático empleado en las Instituciones Públicas, sino en el exceso de ésta o, más bien, su incorrecta aplicación en puntos sensibles y necesarios de formalizar, ya que la necesidad de clarificar las responsabilidades y funciones administrativas a través de leyes o normas de menor rango es necesario como salvaguarda tanto de los funcionarios públicos, como de los ciudadanos afectados (positiva o negativamente) por los actos administrativos que se llevan a cabo. Dentro de un modelo burocrático ideal, se considera oportuno que si varias instituciones públicas realizan actos administrativos semejantes, éstos sean estandarizados para que cada una de ellas no ejecute los mismos como mejor le parezca, lo cual generaría dilaciones, entorpecimiento en la gestión, despilfarro de recursos públicos, duplicidad de funciones; sucintamente: ineficacia en la Gestión Pública.

    Por lo tanto, al referirnos a la Normalización, nos referimos concretamente a estandarizar o unificar mediante un solo criterio, medida o parámetro, la forma en que se concretan o facilitan acciones, productos y(o) servicios.

  2. NORMALIZACIÓN REGLAMENTARIA

    Como se indica supra, la herencia colonial de establecer por escrito todos los deberes, derechos, obligaciones, facultades u otros para con los funcionarios públicos, ha derivado en la promulgación de las normas escritas (aún y cuando la misma Ley General de la Administración Pública 6227 reconoce como de igual importancia las normas no escritas), las cuales tienen un rango para su cumplimiento, iniciando con la Constitución Política y continuando con otros como las leyes y los reglamentos, tanto a nivel de Ministerios como de Instituciones Descentralizadas.

    Esta facultad para articular y normalizar las relaciones y(o) gestiones administrativas en el Aparato Estatal, sí debe reconocerse que ha caído en ciertas ocasiones en una exageración irracional, ya que como el lector podrá corroborar, por ejemplo los Decretos Ejecutivos deben ser firmados por el Ministro o Ministros respectivos y el Presidente de la República, por lo que puede intuirse que resulta dificultoso que tales funcionarios analicen y refrenden un cuerpo legal de forma constante, a fin de adaptarlo a las tendencias y prácticas administrativas, las cuales se modernizan como resultado de factores endógenos (cantidad y tipo de empresas comerciales, nivel de educación de población, explosión demográfica, etc.) o exógenos (relaciones comerciales del país, inmigración, estado económico mundial, etc.)

    Según lo anterior, la necesidad de modernizar las prácticas administrativas que realizan las Instituciones Públicas es sinónimo de la constante búsqueda de la mejora continua y la adaptación de éstas a principios de eficiencia, eficacia, economía y racionalidad, por citar solo algunos, en beneficio de la sociedad que demanda sus bienes y(o) servicios. El problema radica en que dichas prácticas han sido establecidas a través de Reglamentos y, por lo tanto, no es sencillo lograr su actualización en el momento oportuno.

    Sí es importante que ciertas obligaciones de los funcionarios públicos que se sabe no van a mutar con el tiempo, se establezcan vía Decreto Ejecutivo (Reglamento); así como deberes, derechos u obligaciones de los administrados (ciudadanos).

    A su vez, lo que se refiere a la aprobación y emisión de normas que contengan aspectos administrativos como: ciertos tipos de trámites que son facilitados por las instituciones públicas, instancias encargadas de los mismos, fechas de presentación, funciones y(o) procesos específicos, se recomienda sea delegada reglamentariamente a otros Jerarcas como Gerentes en el caso de Instituciones Autónomas, Alcaldes en caso de Municipalidades y Viceministros o Directores de Programa en el caso de los Ministerios. Esto en razón de que tales funcionarios se encuentran mayormente ligados al trabajo administrativo u operativo de la institución y la conocen con mayor detalle en sus particularidades y especificidades, lo que los hace ya de por sí (considerando la Ley General de Control Interno 8292) co-partícipes y co-responsables, en el adecuado diseño de normas, políticas y(o) sistemas de apoyo y control para la mejora de la gestión administrativa, así como la protección y conservación de los activos públicos.

    Cerramos el presente apartado acuerpando nuestro criterio sobre la Normalización vía Reglamentos, con la Resolución 243-93 de la Sala Constitucional, citada incluso por la Contraloría General de la República:

    "La potestad reglamentaria es la atribución constitucional otorgada a la Administración, que constituye el poder de contribuir a la formación del ordenamiento jurídico, mediante la creación de normas escritas (artículo 140 incisos 3) y 18) de la Constitución Política). La particularidad del reglamento es precisamente el ser una norma secundaria y complementaria, a la vez, de la ley cuya esencia es su carácter soberano (sólo limitada por la propia...

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