Reglamento para el Control de Bienes Muebles del Instituto Costarricense de Turismo, de 3 de Julio de 2007

INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO La Junta Directiva del Instituto Costarricense de Turismo, en sesión ordinaria Nº 5476, artículo 4º, inciso I), celebrada el día 3 de julio del 2007, acuerda:

1. Con fundamento en los oficios Nos.

   AG-742-07 de la Auditoría General y el AL-1071-07 de la Asesoría Legal,

   aprobar el ÓReglamento para el Control de Bienes Muebles del Instituto Costarricense de Turismo.

2. Solicitarle a la Gerencia General que realice las gestiones necesarias para que se incorpore donde corresponda,

   lo que contenía la normativa derogada, relacionado con los bienes inmuebles.

   REGLAMENTO PARA EL CONTROL DE BIENES MUEBLES DEL INSTITUTO COSTARRICENSE DE TURISMO PRESENTACIÓN Este es el Reglamento para la administración y control de los bienes muebles del Instituto Costarricense de Turismo el cual tiene el propósito de uniformar los procedimientos de trabajo y lograr así la mayor eficiencia en el uso y aprovechamiento de los bienes que el Instituto adquiere para el cumplimiento de sus programas y objetivos.

   Es un instrumento de consulta y aplicación administrativa y contable y todo el personal del Instituto Costarricense de Turismo está obligado a someterse a esta normativa en cuanto al manejo, plaqueo, custodia y traslado de bienes muebles se refiere, tanto de oficinas centrales como de oficinas regionales.

   CAPÍTULO I

   Generalidades Artículo 1º—Se consideran bienes muebles aquellos activos trasladables con que cuenta la Institución para el normal desarrollo de sus funciones, el cumplimiento de sus programas y la consecución de sus metas.

   Artículo 2º—Forma parte de esta clasificación la maquinaria, licencias de software, vehículos, mobiliario y equipo que se destina al uso en las labores diarias, y tienen las siguientes características:

1. Están sujetos a depreciación con excepción de las obras de arte.

2. Permiten su identificación como propiedad de la Institución por medio de placa metálica, grabación, sello,

   cinta adhesiva, etc.

3. Tienen una vida útil no menor a dos años.

   Artículo 3º—La necesidad de que se posean los bienes muebles determina el uso diario ó regular que se le da a esos bienes; no deben existir bienes sin utilidad provechosa; su uso debe de estar plenamente justificado.

   Por su competencia administrativa, será el Proceso Administrativo, a través de su Líder, la unidad encargada de la designación de un subalterno como el Encargado del Control de Bienes Muebles de la Institución.

   Como un instrumento adicional para facilitar sus tareas a este funcionario, debe de contemplarse el Instructivo de plaqueo como de cumplimiento obligatorio.

   Artículo 4º—El Proceso Administrativo será responsable de que los bienes muebles de la Institución cuenten con la cobertura de seguro apropiada que respalden la eventualidad de daños y pérdidas, para ello se asesorará con la unidad técnica del Instituto Nacional de Seguros que se encarga de atender las necesidades del sector público, así

   como en lo estipulado en la normativa relacionada con materia de seguros.

   CAPÍTULO II

   Del registro y control Artículo 5º—El Subproceso Financiero y el Encargado del Control de Bienes Muebles, serán los responsables de registrar y controlar todo lo referente a los bienes que la Institución posea o adquiera por cualquier forma de transacción legal, incluyendo los activos recibidos en calidad de donación, así como también emitir y brindar los informes contables correspondientes para los efectos de los Estados Financieros mensuales, sin detrimento de otros informes especiales que la administración requiera. El Subproceso Financiero llevará el mayor general de activos y sus correspondientes auxiliares.

   Considérese como complemento de este Reglamento el instructivo anexo sobre plaqueo y control de activos.

   Artículo 6º—Los activos se clasifican de conformidad con las cuentas de balance en Activos Mayores: bienes inmuebles, edificios y terrenos; Activos Menores: mobiliario y equipo de oficina, equipo y herramientas para mantenimiento, equipo de cómputo y software, equipo de seguridad, vehículos, equipo científico, equipo marítimo,

   equipo fotográfico, maquinaria, obras de arte, piezas arqueológicas y otros,

   películas y fototeca.

   Dada la especial naturaleza del software propiedad de la Institución se establece que su custodia es responsabilidad del Líder del Proceso Tecnologías de Información, que debe velar por su uso adecuado y emplear los dispositivos de seguridad y control necesarios para garantizar su protección.

   Artículo 7º—Para llevar un cuidadoso registro contable de los activos el sistema de Bienes Muebles deberá:

   1. A cargo del Subproceso Financiero:

1. Mantener un archivo clasificado por número de placa adjudicada.

2. Mantener un archivo clasificado por ubicación de activos.

3. Mantener un inventario teórico por dependencia.

4. Llevar un registro de activos adquiridos por período.

5. Llevar un registro de activos retirados por período.

   2. A cargo del Proceso Administrativo:

1. Efectuar un inventario físico una vez al año, como mínimo.

2. Conciliar los inventarios físicos y teóricos, así como las adquisiciones y los retiros.

3. Informar oportunamente a las dependencias que corresponda y dar el seguimiento oportuno a los faltantes de activos que se detecten.

4. Solicitar auto inventarios...