Reglamento de control y operación de fondos fijos de dinero (cajas chicas), de 1 de Agosto de 2002
| Emisor | Radiográfica Costarricense Sociedad Anónima |
RADIOGRFICA COSTARRICENSE, S. A.
REGLAMENTO DE CONTROL Y OPERACIÓN DE
FONDOS FIJOS DE DINERO (CAJAS CHICAS)
(La presente norma ha sido DEROGADA EN SU TOTALIDAD por acuerdo tomado en
la sesión ordinaria N° 1605 de 13 de febrero de 2003.)
CAPÍTULO I Disposiciones Generales Artículo 1.Fundamento.
El presente reglamento se emite de conformidad con el artículo 188 del Código de Comercio, la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento y el Manual de Normas Generales de Control Interno para la Contraloría General de la República y las Entidades y Órganos sujetos a su fiscalización.
Artículo 2ºObjetivo. Esta reglamentación tiene por objetivo regular los aspectos de creación, organización, funcionamiento y control de los fondos fijos de dinero denominados cajas chicas de la Empresa.
Artículo 3ºDefiniciones. Para efectos del presente reglamento, se entiende por:
Anticipo. Cantidad pagada o recibida por un bien que no ha sido entregado, o por un servicio no prestado.
Artículo normalizado: Los artículos de uso corriente disponibles en la Bodega de Suministros.
Arqueo: La verificación que realizan tanto el responsable de la caja chica como funcionarios ajenos a la operación de ella (Soporte Gerencial y la Auditoría Interna), en cuanto a la idoneidad de la documentación en trámite y el manejo del efectivo en la caja chica en un momento determinado, para verificar la integridad y la exactitud de tales documentos y de los fondos asignados.
Base legal: El artículo 2º de la Ley de Contratación Administrativa y el artículo 81 del Reglamento General de Contratación Administrativa, que señala:
"Exclusión de las contrataciones de caja chica. Las compras que se efectúen con cargo a los fondos de caja chica se regirán por las disposiciones reglamentarias internas adoptadas por el respectivo órgano o institución, en donde se deberá establecer los supuestos para su utilización, los mecanismos de control y los funcionarios responsables de su manejo".
Caja chica: El fondo o cantidad de dinero en efectivo disponible para desembolsos, cuya importancia económica no es sustancial, lo que motiva excluirlos de los trámites de contratación administrativa y de la cancelación directa por medio de orden de pago.
Comprobante de retención del 2% del Impuesto sobre la Renta: El documento en que consta haber retenido ese porcentaje a los proveedores.
Diferencias: Los montos en colones sobrantes o faltantes determinados mediante un arqueo.
Encargado de caja chica: El funcionario responsable del manejo correcto de los fondos asignados a la caja chica, de realizar todos los trámites que genera ésta y de hacer cumplir lo estipulado en este reglamento.
Fondo fijo: La suma total en caja chica representada por: dinero en efectivo, comprobantes de adelanto de dinero, facturas y solicitudes de reintegro de fondos en trámite, así como adelantos y liquidaciones de gastos de viaje en el interior del país.
Límite económico: El monto máximo autorizado para el funcionamiento de la Caja Chica.
Reintegro: La reposición parcial del fondo fijo asignado a la caja chica.
Vale de caja chica: El documento en que consta la entrega de una cantidad de dinero para un fin especifico y por un período determinado.
Presupuesto: El plan financiero en el que la Empresa basa sus operaciones diarias, de acuerdo con las formas comunes de administrar que utiliza la Gerencia.
Viático: El gasto de viaje en el interior del país.
Artículo 4ºAdquisiciones con fondos de caja chica.
4.1 Los fondos de caja chica están provistos para adquisición de bienes y servicios menores, adelantos y liquidaciones de viáticos para viajes en el interior del país, devoluciones de dinero a clientes, compra de pasajes aéreos y aquellos otros gastos que por razón de costoÍbeneficio o por su escasa cuantía, no sea conveniente someter a los trámites normales de contratación, según sea necesario, como medida para evitar los gastos administrativos en que se incurriría al realizar esos trámites normales de adquisición.
4.2 Los fondos de caja chica no pueden utilizarse para cubrir gastos diferentes a aquellos para los que fueron previamente autorizados.
Artículo 5ºSistema de cajas chicas.
5.1 Las cajas chicas operarán en forma descentralizada por medio de varios fondos fijos asignados a diferentes centros funcionales, de acuerdo con la siguiente estructura organizacional vigente:
Dependencia usuaria Fondo fijo Gerencia General, Soporte Gerencial,
Dirección Jurídica y Auditoría ó 400.000,00 Dirección de Recursos Humanos ó 150.000,00 Dirección de Red y Sistemas y Tecnologías de Información ó 600.000,00 Dirección de Mercadeo y Ventas y
Dirección de Negocios ó 350.000,00 Dirección Administrativa y Dirección Financiera ó 850.000,00 Dirección de Relaciones con Corresponsales ó 100.000,00 Dirección Servicio al Cliente ó 300.000,00 5.2 A solicitud de la Dirección correspondiente, o de oficio, la Gerencia puede reducir o ampliar el monto del fondo fijo aprobado en este reglamento para una caja chica en particular, cuando las circunstancias lo demanden y en procura de un uso racional y el máximo aprovechamiento de los recursos.
5.3 Además de las cajas chicas indicadas, y de acuerdo con las necesidades de la Empresa, la Gerencia General, puede constituir cajas chicas auxiliares,
si su creación está debidamente justificada.
(Ver Fe de Erratas en La Gaceta N° 168 de 3 de setiembre del 2002)
Artículo 6ºMonto máximo autorizado. El monto máximo de gasto por un mismo bien o servicio se establece en la suma de doscientos cincuenta mil colones.
CAPÍTULO II Administración de cajas chicas Artículo 7ºDesignación del administrador del fondo de caja chica.
7.1 La Gerencia y las Direcciones correspondientes deben designar a un funcionario titular y a un suplente, denominados "responsables de fondo de caja chica", encargados de administrar el fondo de caja chica. Los nombres de estas personas deben ser reportados al Departamento de Tesorería para la actualización del registro de firmas correspondiente.
7.2 El funcionario designado como suplente debe asumir la administración de la caja chica durante las ausencias temporales del titular por motivo de vacaciones, incapacidad o permisos, así...
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