Criterio Nº 2054 (DFOE-EC-0121) de Bn Corredora de Seguros S.a., 25-02-2014

Fecha25 Febrero 2014
EmisorBn Corredora de Seguros S.a.
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
ÁREA DE FISCALIZACIÓN DE SERVICIOS ECONÓMICOS
T: (506) 2501-8000 F: (506) 2501-8100 C: contraloria.general@cgr.go.cr S: http://www.cgr.go.cr/ Apdo. 1179-1000, San José, Costa Rica
Al contestar refiérase
al oficio No. 02054
25 de febrero, 2014
DFOE-EC-0121
Licenciada
María Gabriela Sánchez Quirós
Auditora Interna
BN CORREDORA DE SEGUROS
BANCO NACIONAL DE COSTA RICA
Estimada señora:
Asunto: Emisión de criterio solicitado por la Auditoría Interna de BN Corredora de
Seguros, sobre el mecanismo de la legalización de libros digitales.
Nos referimos a su oficio No. BNCS-AI-003-2014 del 15 de enero de 2014, en el cual
consulta cómo debe proceder esa Auditoría Interna con la autorización, mediante razón de
apertura, de los libros de contabilidad y de actas en forma digital, dado que la Administración
de esa empresa pública, tomó la decisión de llevar los libros legales y contables en formato
digital, para lo cual se van a crear archivos independientes en PDF y posteriormente serían
firmados digitalmente.
De acuerdo con lo establecido en el artículo 22 de la Ley General de Control Interno,
No. 8292, una de las competencias asignadas a las auditorías internas, es la relativa a
autorizar, mediante razón de apertura, los libros de contabilidad y de actas que deben llevar
los órganos sujetos a su jurisdicción institucional, lo cual se fundamenta en sanas prácticas de
control interno y tiene como objetivo principal proporcionar una garantía razonable de la
autenticidad de los libros y de la información que contienen, evitando de esa manera una
inadecuada manipulación.
Ahora bien, el manejo y la administración de dichos libros, así como el establecimiento,
mantenimiento, perfeccionamiento y evaluación de los mecanismos de control pertinentes, es
un asunto de exclusiva responsabilidad de la administración activa y de las auditorías internas,
conforme con las competencias que les corresponden a ambas partes, según lo previsto en el
ordenamiento jurídico y técnico que rige la materia, de ahí que no podemos referirnos al caso
en concreto. En virtud de lo anterior, la respuesta se emite en términos generales, con la
finalidad de que determinen la razonabilidad y conveniencia en la toma de las respectivas
decisiones, tal y como así se indicó en el oficio No. 11081 (DFOE-ST-0074) del 18 de octubre
de 2012, en el que se atendió una consulta de similar naturaleza, en donde, en lo conducente
se indicó lo expuesto a continuación:
c) SOBRE LOS ELEMENTOS A CONSIDERAR CUANDO LOS LIBROS A
LEGALIZAR SE ENCUENTRAN EN FORMATO ELECTRÓNICO
La Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, Ley Nº 8454 del
30 de agosto del 2005, dispone en su artículo 1º que esta ley es aplicable a toda clase

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