Decreto No. 42624-RE
| Número de registro | 42624-RE |
| Fecha de publicación | 24 Junio 2021 |
| Emisor | Poder Ejecutivo |
EL PRESIDENTE DE LA REPÚBLICA
Y EL MINISTRO DE RELACIONES EXTERIORES Y CULTO
Con fundamento en los artículos 140, incisos 3) y 18), y 146 de la Constitución Política, artículos 25, inciso 1), 27, inciso 1), y 28, inciso 2), aparte b), de la Ley N° 6227 del 2 de mayo de 1978, publicada en la página 1403 del tomo 4 de la colección de leyes y decreto del primer semestre de 1978, denominada: “Ley General de la Administración Pública”, artículo 1° de la Ley N° 8687 del 4 de diciembre de 2008, publicada en La Gaceta N° 20 del 29 de enero de 2009, denominada “Ley de Notificaciones Judiciales”, Ley N° 8220 del 4 de marzo del 2002, publicada en La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, Alcance 22, denominada: “Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos”, Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, denominada: “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” y Ley N° 8292 del 31 de julio del 2002, publicada en La Gaceta N° 169 del 4 de setiembre de 2002, denominada: “Ley General de Control Interno”.
Considerando:
I.—Que con el fin de garantizar una mayor eficiencia en el servicio que presta el Ministerio de Relaciones Exteriores y Culto, de conformidad con lo establecido en la Ley N° 8220 del 4 de marzo del 2002, publicada en La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, Alcance 22, denominada: “Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos” y sus reformas, Apertura de Datos Públicos, así como en las políticas gubernamentales de modernización, política cero papel y de protección al medio ambiente; es necesario procurar el máximo aprovechamiento del potencial humano, materiales y tecnología con que cuenta la Administración, maximizando la utilización de los medios electrónicos.
II.—Que el artículo 4 de la Ley N° 7169 del 26 de junio de 1990, publicada en La Gaceta N°144 del 1° de agosto de 1990, Alcance 23, denominada “Ley de Promoción del Desarrollo Científico y Tecnológico y Creación del Ministerio de Ciencia y Tecnología”, señala que el Estado tiene el deber de impulsar “… la incorporación selectiva de la tecnología moderna en la administración pública, a fin de agilizar y actualizar, permanentemente, los servicios públicos, en el marco de una reforma administrativa, para lograr la modernización del aparato estatal costarricense, en procura de mejores niveles de eficiencia.”
III.—Que el artículo 215 de la Ley N° 6227 del 02 de mayo de 1978, publicada en la Colección de leyes y decretos, año: 1978, semestre: 1, tomo: 4, página 1403, denominada Ley General de la Administración Pública, señala que “1. El trámite que regula esta ley, se aplicará cuando el acto final haya de producir efectos en la esfera jurídica de otras personas. 2. El jerarca podrá regular discrecionalmente los procedimientos internos, pero deberá respetar esta ley.”; que el artículo 225, inciso 1, de ese mismo cuerpo normativo, establece que “El órgano deberá conducir el procedimiento con la intención de lograr un máximo de celeridad y eficiencia, dentro del respeto al ordenamiento y a los derechos e intereses del administrado.”; que el artículo 243, inciso 5, ibídem, expresa que la Administración tiene la facultad “…para que, además de las formas de notificación previstas en esta Ley, implemente otras modalidades de notificación, cuando los sistemas tecnológicos lo permitan, siempre que se garantice la seguridad del acto de comunicación, el debido proceso y no se cause indefensión.”; que el artículo 269, de ese mismo cuerpo de leyes, estipula que “1. La actuación administrativa se realizará con arreglo a normas de economía, simplicidad, celeridad y eficiencia. 2. Las autoridades superiores de cada centro o dependencia velarán, respecto de sus subordinados, por el cabal cumplimiento de este precepto, que servirá también de criterio interpretativo en la aplicación de las normas de procedimiento”; que conforme al precedente dictado por la Sala Constitucional de la Corte Suprema de Justicia, mediante la resolución N° 20596-2019, de las 19:15 horas del 25 de octubre de 2019, el Tribunal Constitucional no encontró vicios de inconstitucionalidad en una norma que estipuló como obligación de los sindicatos “…señalar un medio electrónico para atender notificaciones” la cual debe estar “debidamente registrada y actualizada ante el Ministerio de Trabajo, y será utilizada exclusivamente para recibir notificaciones en los trámites de calificación de movimientos huelguísticos…”. Al respecto, la Sala Constitucional estableció: “…al igual que se ha establecido en otros casos, es que el legislador, en uso del principio de configuración de las normas procesales y procedimientos administrativos, puede estructurarlos técnicamente de la forma y la manera que estime correctos. En tal sentido, el legislador puede diseñar los procesos de tal forma que permita su desarrollo lógico y concatenado de procedimientos, únicamente limitado por los derechos fundamentales contenidos en el Derecho de la Constitución… En este sentido, se actualiza la disposición a una era digital dentro de la libre conformación del legislador sobre ciertas actuaciones jurisdiccionales urgentes de carácter económico y social, evita las prácticas dilatorias que pueden producirse en las notificaciones personales y contrarias a la buena fe procesal. Adicionalmente, se trata de un esquema procesal cuyo fin es coadyuvar con la eficiencia del proceso… De ahí que, lo que es necesario es la garantía de que en la implementación de este tipo de medios para practicar notificaciones, para las partes del litigio se hace necesario que sean seguras y efectivas a los medios electrónicos señalados, así como que garanticen el recibido de la notificación de curso, como medio para garantizar un avance procesal correcto, y el ejercicio adecuado del derecho a la defensa y debido proceso.”
IV.—Que los artículos 2 y 11 de la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada en La Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: “Ley del Sistema Nacional de Archivos” definen a la Junta Administrativa del Archivo Nacional como la máxima autoridad y órgano rector del Sistema, a cuyo cargo se encuentran -entre otras- la función de establecer políticas archivísticas y recomendar estrategias para un adecuado desarrollo del Sistema Nacional de Archivos, formular recomendaciones técnicas sobre la producción y la gestión de documentos y sobre la administración de los documentos producidos por medios automáticos.
V.—Que la Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005 denominada: “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos” establece que, en lo relativo al Estado y sus instituciones, se aplicará la Ley N° 7202 del 24 de octubre de 1990, publicada en La Gaceta N° 225 del 27 de noviembre de 1990, denominada: “Ley del Sistema Nacional de Archivos” para la gestión y conservación de documentos electrónicos y que la Dirección Nacional del Archivo Nacional dictará las regulaciones necesarias para asegurar la gestión debida y conservación de los documentos, mensajes o archivos electrónicos; su artículo 4 define que los “…documentos electrónicos se calificarán como públicos o privados, y se les reconocerá fuerza probatoria en las mismas condiciones que a los documentos físicos...”, en concordancia con el artículo 9 que establece que los documentos y las comunicaciones suscritos mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de su equivalente firmado en manuscrito.
VI.—Que el artículo 3 de la Ley N° 8454 del 30 de agosto del 2005, publicada en La Gaceta N°197 del 13 de octubre de 2005, denominada: “Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos”, reconoce la equivalencia funcional de cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, en tanto se entiende que, sin dispensa de los requisitos y formalidades específicas para cada acto o negocio, “… en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.”
VII.—Que de conformidad con el artículo 4 del Reglamento a la Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos “Decreto Ejecutivo Nº 33018-MICIT del 20 de marzo del 2006, publicado en La Gaceta N° 77 del 21 de abril del 2006”, “… el Estado y todas las dependencias públicas incentivarán el uso de documentos electrónicos, certificados y firmas digitales para la prestación directa de servicios a los administrados, así como para facilitar la recepción, tramitación y resolución electrónica de sus gestiones y la comunicación del resultado correspondiente...”.
VIII.—Que la Junta Administrativa del Archivo Nacional emitió la Directriz N° 29-2007 del 14 de noviembre del 2007, publicada en La Gaceta N° 61 del 28 de marzo del 2008, denominada “Directriz con las regulaciones técnicas generales y de acatamiento obligatorio en el Sistema Nacional de Archivos, para la gestión de documentos producidos por medios automáticos (los documentos creados en un ambiente electrónico o que se conserven en un soporte electrónico)”, y mediante la cual se deja sin efecto la anterior Directriz publicada en La Gaceta N° 221 del 11 de noviembre del 2004.
IX.—Que conscientes de los beneficios en celeridad y eficiencia que conlleva el uso de los medios electrónicos en la gestión administrativa y que diferentes Ministerios utilizan actualmente los medios electrónicos para enviar, recibir y notificar documentos en general sin ningún inconveniente, es que resulta necesario emitir un decreto que regule la gestión administrativa digital interna y externa de las diferentes dependencias de este Ministerio, en línea con lo establecido en el Plan Nacional de Desarrollo 2015- 2018 “Alberto Cañas Escalante” el cual promueve, como...
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