Dictamen nº 034 de 28 de Febrero de 2023, de Municipalidad de Siquirres
| Emisor | Municipalidad de Siquirres |
28 de febrero del 2023
PGR-C-034-2023
Señor
Mangell Mc Lean Villalobos
Alcalde
Municipalidad de Siquirres
Estimado señor:
Con la aprobación de la Dra. Magda Inés Rojas Chaves, Procuradora General Adjunta de la República, me refiero a su oficio DA-100-2022 de fecha 17 de febrero del 2022, por medio del cual solicita el criterio de la Procuraduría General, en relación con las siguientes interrogantes:
“¿Cuál es el procedimiento legal administrativo respectivo para convertir una copia de expediente en original y oficial para continuar actos administrativos ante un suceso de fuerza mayor como inundación, incendio, extravío o secuestro?”
“¿La ausencia del expediente en su condición original imposibilita a la administración para continuar con actos administrativos como otorgamiento de licencias, permisos, adjudicaciones, contratos u otro tipo de actos que generan derechos a terceros?”
SOBRE LOS ANTECEDENTES:
En cumplimiento de lo dispuesto en el ordinal 4 de la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, el oficio DA-100-2022 de fecha 17 de febrero del 2022, se acompaña del criterio jurídico ASL-002-2022 del 25 de enero del 2022, suscrito por el señor José Alonso Valverde Fonseca, en su condición de abogado institucional de la Municipalidad de Siquirres.
En el mencionado criterio, se asegura que se puede integrar el ordenamiento administrativo con el artículo 25.3 del Código Procesal Civil y proceder con la reposición de las piezas perdidas (por el motivo que fuese -deterioro severo o extravío-) del expediente o su totalidad.
Así, se recomienda que ya sea la alcaldía o el concejo municipal, como responsables del expediente que debe ser repuesto, emitan un acto motivado (resolución o acuerdo municipal) en el que se disponga la reposición del expediente y se proceda a realizar la publicación o la comunicación del acto a los interesados o afectados, con el propósito de que en un plazo razonable remitan a la Administración los documentos en su poder, que sean necesarios para la reposición del expediente administrativo.
En ese contexto, se señala que vencido el plazo y habiendo recibido los documentos solicitados, debe la Administraciónverificar su autenticidad y fidelidad, en aras de determinar su idoneidad para completar o reponer los expedientes.
Además, se considera que una vez repuesto el expediente, a entera satisfacción de la Administración, para salvaguardar cualquier afectación al debido proceso y al derecho de defensa de las partes e interesados, se debe comunicar a los interesados la existencia del expediente repuesto, para que en un plazo prudencial puedan tener acceso al mismo, revisarlo, cotejarlo (si fuera del caso) y plantear ante la Administración las observaciones que estimen necesarias o bien su entera conformidad con el expediente, tal y como fue repuesto.
Por su parte, se señala que cuando exista motivo suficiente para suponer que el deterioro o pérdida del expediente no obedece a causas de fuerza mayor, hecho de un tercero o culpa de la víctima, debe iniciarse un procedimiento disciplinario para sentar responsabilidades, cuando corresponda. Atendiendo a las estipulaciones del Título...
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