C-459-2007
21 de diciembre, 2007
Licenciado
Alexander Arias Valle
Auditor Interno
Promotora del Comercio Exterior de Costa Rica
Estimado licenciado:
Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, doy respuesta a su oficio A/I-005-2007, del pasado 11 de enero del año en curso. De previo a pronunciarnos sobre los extremos consultados, sírvase aceptar nuestras disculpas por la tardanza que ha tenido la atención de su consulta, motivada por el volumen de trabajo que atiende esta Procuraduría.
I. Planteamiento de la consulta.
Refiere que es interés para la Auditoría Interna contar con un criterio técnico jurídico en punto: “… al procedimiento aplicable, a las denuncias que son presentadas de forma anónima, en donde la prueba, se fundamentan (sic) en correos electrónicos.”
Comenta, adicionalmente, que conoce de la existencia de criterios emanados tanto de la Sala Constitucional, como de la Contraloría General de la República y de la propia Procuraduría General, en relación a las potestades de la Administración Pública con respecto a las cuentas de correo electrónico que utilizan los funcionarios públicos, en equipos de cómputo suministrados por la Administración empleadora. Sin embargo, ante la persistencia de la duda, se nos cuestiona específicamente lo siguiente:
“1. ¿Sirve un correo electrónico como prueba de la denuncia?
2. ¿Si esta auditoría ha emitido conclusiones ante una denuncia que fue investigada, puede ante una segunda denuncia por el mismo caso, reabrirlo?”
II. Precisiones y antecedentes aplicables a lo consultado.
Para el correcto análisis de su consulta, estima la Procuraduría General que deben abordarse dos temas centrales: por un lado, la inviolabilidad de la documentación personal contenida en los correos electrónicos que utilicen funcionarios públicos. Por otro lado, las características y requisitos para que un documento electrónico –en este caso, la impresión del correo- adquiera la condición de prueba en un procedimiento administrativo. Con vista en las precisiones que se alcancen de ambos temas, es procedente analizar las consultas que se nos formulan.
En lo que atañe al primer tema, ciertamente en el dictamen C-003-2004 del 14 de enero del 2003 se desarrolló con amplitud el límite que, para las labores de investigación de las auditorías internas, tiene la información personal contenida en los equipos de cómputo institucionales. Recordamos, sobre lo que ahora es de interés para la consulta, lo manifestado en aquella ocasión:
“Antes bien, el aspecto que debe ser dilucidado es el de la posibilidad de los órganos de control interno de conocer la información que consta en los equipos de cómputo propiedad de la Institución y cuyo uso ha sido asignado a los funcionarios. Por ende, si el servidor puede invocar algún derecho fundamental que proteja la información que ha recopilado o el derecho de acceder a ciertos servicios sin ser controlado por la Administración. Dado los términos de la consulta, no se entra a analizar si un tercero extraño a los órganos de control (y por tal incluimos otros funcionarios de la Administración que no ejerzan funciones de control interno) pueden examinar, revisar o tener acceso a la información que consta en los equipos de cómputo puestos al servicio del funcionario público.
Pues bien, la información y documentos protegidos por la Constitución Política y los instrumentos internacionales sobre Derecho Humanos son la información y documentos de naturaleza privada. En reiterados pronunciamientos, la Procuraduría ha señalado que para diferenciar entre información de interés público y la de interés privado debe estarse a lo resuelto por la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia, al conocer un Recurso de Amparo contra el entonces Presidente de la República, don Luis Alberto Monge Alvarez. La Sala Primera en la resolución de las 14:30 hrs. del 13 de abril de 1984 manifiesta que el interés privado es " la conveniencia individual de una persona frente a otra", así como "el bien de los particulares contrapuesto al de la colectividad, al social.."; lo que implica que es de interés privado aquello que sólo es útil para el interesado, sin que la colectividad pueda obtener un beneficio directo de dicha información.
Para que pueda hablarse de que se está ante información privada es requisito indispensable que dicha información ataña directamente la esfera de la persona, física o jurídica, ya sea porque concierna las actividades a que se dedica, su situación económica o financiera, sus lazos comerciales o en el caso de las personas físicas se refiera a sus lazos familiares, creencias u opiniones, sus preferencias sexuales, por ejemplo. Para que la persona pueda alegar el interés privado de la información debe existir un nexo entre la información de que se trata y la propia persona. Esta debe ser titular de esa información. Si ese nexo no existe, no podría afirmarse que por el hecho de que una información sea tenida por un particular, esa información es de interés privado y está protegida por la garantía constitucional.
Basta pensar, al efecto, en toda la información –de distinta índole- que ha pasado a ser del dominio público y que, por ende, puede ser utilizada por cualquier persona sin restricciones. La circunstancia de que esa información haya sido almacenada, no permite afirmar que constituya una información de interés privado y tratar al soporte que la contiene como documento privado. (…)
En orden a lo consultado, cabría decir que tiene ese carácter privado el documento que se refiera a "negocios personales" del funcionario, negocios que aunque sean redactados utilizando los bienes puestos a su disposición, están fuera del límite de sus atribuciones y son extraños a éstas. (…)
La Ley N ° 8292 atribuye a la Auditoría Interna una amplia competencia respecto de la organización en que se desempeña, para lo cual puede realizar diversas actividades fiscalizadoras, debiendo entenderse, además, que con el objeto de controlar el empleo de los fondos públicos puede revisar los distintos documentos de la Administración. Pero, puede legalmente hacer lo mismo con documentos privados? La ley no otorga expresamente a la Auditoría un poder de revisión de documentos privados almacenados por los funcionarios públicos en los equipos de cómputo propiedad del organismo público. Ausencia que se justifica en que la ley parte de que los citados equipos deben ser utilizados exclusivamente para la realización de las tareas que la función pública entraña; no se ha previsto que dichos equipos sirvan para realizar y almacenar documentos privados. Y partiendo de ese destino y de que toda la información que conste en los equipos de cómputo debe estar referida a la función pública, no se ha establecido un caso de excepción para la información constante en los equipos de cómputo (sea la revisión de documentos privados). Empero, es de recordar que el artículo 33 de la Ley le atribuye un "libre acceso a otras fuentes de información relacionadas con su actividad"; libre acceso a los archivos de los entes y órganos de su competencia institucional, así como "solicitar, a cualquier funcionario y sujeto privado que administre o custodie fondos públicos, ...los informes, datos y documentos para el cabal cumplimiento de su competencia. En el caso de sujetos privados, la solicitud será en lo que respecta a la administración o custodia de fondos públicos de los entes y órganos de su competencia institucional. Puede solicitar documentos privados en tanto esté relacionado con la competencia que el legislador le atribuye y, por ende, su revisión sea necesaria para el control de los fondos públicos.
Como el equipo debe ser utilizado para el desarrollo de la función pública y dada las competencias que tiene la Auditoría para fiscalizar el uso que se haga de los equipos y, por ende, garantizar el correcto manejo de los fondos públicos, se sigue que puede realizar Auditorías informáticas que permitan determinar que se ha hecho un correcto uso de los bienes públicos, aún cuando para ello tenga que accesar la información almacenada y resulte que ésta pueda ser considerada privada. El artículo 33 de mérito fundamenta ese acceso. Si un funcionario estima que el acceso violenta sus derechos fundamentales, porque parte de la información almacenada es de interés privado, configurando documentos privados, tendría que darlo a conocer formalmente a los organismos de control. Es claro que si la persona no hace referencia a que tiene dicha documentación privada, el auditor no podrá determinar de antemano que esa documentación es privada y no tendría motivo para abstenerse de revisarla, siendo que se encuentra en un equipo de cómputo público donde sólo debe constar información pública y dadas las amplias potestades de revisión que el artículo 33 le atribuye.
Es claro que si por ausencia de comunicación del interesado, el auditor llega a tener acceso a documentación privada, está obligado por el deber de confidencialidad. Si este deber impide al Auditor divulgar a terceros no previstos por la Ley información de interés público, con mucha mayor razón se debe imponer tratándose de documentos e información privada que conste en las oficinas de la Administración. Por consiguiente, le está prohibido revelar a terceros que no tengan relación directa con los asuntos investigados la información privada que ha obtenido (artículo 32 de la Ley N° 8292). El desconocimiento de ese deber de confidencialidad implicaría, además, un incumplimiento de sus deberes y un quebranto al régimen de prohibiciones que se impone al auditor, lo cual puede generar responsabilidad en los términos del artículo 34 de dicha Ley, que dispone en lo conducente:
Artículo 34.—Prohibiciones. El auditor interno, el subauditor interno y los demás funcionarios de la Auditoría interna, tendrán las siguientes prohibiciones:
(...).
Revelar información...
