Dictamen n° 050 de 19 de Febrero de 2008, de Dirección General de Tributación Directa

EmisorDirección General de Tributación Directa

C-050-2008

19 de febrero de 2008

Licenciado

Carlos Chacón Bolaños

Director General de Tributación a.i.

S. D.

Estimado señor:

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, me refiero a su oficio DGT-1432-07 de fecha 03 de diciembre de 2007, recibido el día 06 del mismo mes y año, mediante el cual solicita a este Órgano Consultivo determinar, si la Administración Tributaria puede autorizar un procedimiento alterno en los casos donde una persona jurídica que teniendo vencido el nombramiento de su Junta Directiva, requiere la legalización de libros sin tener un representante legitimado para ello.

Adjunta usted el criterio de la Asesoría Legal, oficio N°DG-AL-001-07 de 29 de noviembre de 2007, donde se advierte sobre la existencia de una “laguna de derecho”, debido a la ausencia de una norma que regule la situación consultada. En dicho criterio se mencionan los artículos 4 y 9 de la Ley General de la Administración Pública, 251 y 252 del Código de Comercio, 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento, 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios, 1253, 1255 y 1256 del Código Civil. Con base en la normativa indicada, se exponen dos conclusiones: la primera, que solo un apoderado generalísimo o un apoderado especial puede apersonarse ante la Administración Tributaria, en representación de una persona jurídica, a solicitar una legalización de libros. Y la segunda, que una medida legalmente procedente es permitir de forma excepcional la legalización únicamente del libro de actas de asamblea de socios –que es el que se requiere para sentar el nombramiento—con el objeto de que los socios nombren la Junta Directiva que corresponda y así procedan a inscribir la personería respectiva ante el Registro Mercantil.

Con el fin de dar respuesta al punto consultado, es menester realizar algunas manifestaciones previas sobre los alcances del presente criterio, para posteriormente abocarnos a los temas de la legalización de los libros sociales y contables.


I. Cuestiones preliminares.

En consideración a los términos en que se realiza la presente consulta, es claro que la misma gira en torno a las sociedades que por mandato de ley se encuentran compelidas a legalizar los libros de actas de la asamblea de socios. Aspecto que por sí, necesariamente delimitará el tema a dichas agrupaciones.

Por otra parte, el criterio legal emitido por la Asesoría Legal de la Dirección General de Tributación advierte sobre la existencia de una laguna legal, debido a que el ordenamiento jurídico no prevé ni regula la situación consultada, por lo que se analizara la normativa relacionada con el tema.

II. Sobre la legalización de los libros.

El legislador impuso a todos los comerciantes la obligación de llevar libros contables. En ellos deben registrarse los movimientos económicos realizados por la persona física o jurídica. Asimismo, las sociedades anónimas, las sociedades de responsabilidad limitada, y aquéllas que se rigen por la normativa de éstas, deben además llevar un libro de actas de asambleas de socios. La finalidad de dicho libro es garantizar la integralidad, conservación y publicidad de las minutas que se levantan en las sesiones ordinarias y extraordinarias realizadas. [1]

Según lo expuesto por la doctrina, es imperante que sean los principales administradores de la sociedad, quienes se encarguen de la custodia de los referidos libros, porque “Los libros de actas, el de registro de socios y obligacionistas y los de contabilidad son, en las sociedades, los documentos más importantes a través de los cuales se desenvuelve toda su vida jurídica y económica.” [2] Por ello, en el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, el resguardo de los libros contables y sociales corresponde al gerente. En tanto, en las sociedades anónimas son responsables, de los primeros, el tesorero, y de los segundos, el secretario (artículo 253 del Código de Comercio).

Es indiscutible que la importancia de los libros contables y sociales radica precisamente en la información en ellos contenida, la cual para efectos tributarios es trascendental. De ahí que, mediante los numerales 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios y 266 del Código de Comercio, se autorice a la Administración Tributaria para que en ejercicio de sus facultades de verificación, fiscalización y determinación pueda requerir y revisar los libros de los contribuyentes.

En tales circunstancias, el legislador también consideró necesario garantizar la inalteralidad y autenticidad de los mencionados libros, haciendo imperativa la legalización de los mismos, según lo previsto en los artículos 96, 251, 252 y 263 del Código de Comercio, 51 de la Ley del Impuesto sobre la Renta y 53 de su Reglamento. Con arreglo a lo dispuesto en la normativa de cita, corresponde a la Dirección General de Tributación la facultad de legalizar los libros de los comerciantes. Así lo advirtió en criterios anteriores la Procuraduría General:

“Las disposiciones de los artículos 251 y 252 del Código de Comercio tienen como objeto complementar lo dispuesto en la Ley del Impuesto sobre la Renta. Carácter complementario que deriva de que no sólo se impone a los comerciantes llevar otros libros distintos de los establecidos por la Ley del Impuesto sobre la Renta, sino que expresamente contienen una norma de competencia, por la cual se atribuye a la Tributación Directa la facultad de legalizar libros, incluidos los de actas de las sociedades anónimas.

Se trata de una competencia especial en tanto referida a un particular tipo de contribuyente. Una competencia establecida para permitir el ejercicio de potestades tributarias.” Dictamen C-275-2007 de 21 de agosto de 2007.

En atención a la competencia atribuida a l a Dirección General de Tributación para legalizar los libros, ésta mediante las resoluciones N°DGT-24-06 de las ocho horas del veinte de octubre del dos mil seis y N° DGT-28-06 de las trece horas cincuenta y dos minutos del siete de diciembre del dos mil seis, emitió directrices a fin de establecer los requisitos y el procedimiento a seguir para la legalización de los libros de determinados contribuyentes.

Considerando lo expuesto, es claro que la exigencia de legalizar los libros con anterioridad a su utilización, constituye un mecanismo de seguridad tendiente a evitar la manipulación inescrupulosa o maliciosa de los mismos. Aunado a ello, el incumplimiento de dicho requisito se encuentra legalmente tipificado como una infracción administrativa (artículo 82 inciso b del Código Tributario), la cual es sancionada con una multa de un salario base. Por ende, la persona física o jurídica que no tenga los libros debidamente legalizados, no sólo opera al margen de la ley sino que también se figura como un posible infractor ante la Administración Tributaria.

III. Sobre los efectos del vencimiento de una Junta Directiva.

La constitución de una sociedad comercial debe regirse por lo dispuesto en el Código de Comercio. En las sociedades de responsabilidad limitada, según se desprende del artículo 89 del Código en mención, el contrato social podrá designar a uno o varios gerentes o subgerentes, los cuales tendrán a su cargo la administración, y consecuente representación. Dicha designación podrá hacerse también en escritura posterior, ya sea por todo el plazo de la compañía o por períodos fijos, y sólo tendrá efecto y validez después de su publicación e inscripción. Se exceptúa de este último requisito cuando se acuerde una reelección.

En el caso de las sociedades anónimas, se desprende de los artículos 116 inciso e) y 117 del citado cuerpo normativo que, el nombramiento por vez primera de la Junta Directiva o del Consejo de Administración corresponde a la asamblea general constitutiva. Tal designación queda plasmada en el pacto social, el cual debe protocolizarse e inscribirse en el Registro Mercantil.

La Junta Directiva se conforma por un mínimo de tres miembros, socios o no, quienes podrán ostentar las calidades de presidente, secretario y tesorero. Dicho órgano tiene a su cargo la administración de la empresa y la ejecución de los acuerdos de las asambleas de socios. El nombramiento de la Junta en mención debe hacerse por un período fijo, el cual estará definido en la escritura constitutiva (artículo 185 ídem).

Corresponde también a la asamblea de socios realizar los nuevos nombramientos y revocar los existentes (artículos 94 y 155 inciso c- ídem). Para ello se requiere de un acuerdo societario, el cual debe cumplir con las exigencias legales necesarias para su validez. Lo que significa que el acta de la asamblea de socios, donde consta el acuerdo del nuevo nombramiento de la Junta Directiva, deberá quedar debidamente asentada en el libro de actas correspondiente, ya que de lo contrario, no tendrá valor legal alguno (artículos 176 inciso b, 259 ídem). En el caso de las sociedades de responsabilidad limitada, el acta en mención deberá ser firmada por los asistentes (artículo 96 ídem), mientras que en las sociedades anónimas serán firmadas por el presidente y el secretario de la asamblea (artículo 174 ídem).

En cuanto a la representación judicial y extrajudicial de la sociedad, el legislador dispuso en el numeral 182 del mencionado Código:

Artículo 182. La representación judicial y extrajudicial de la sociedad corresponderá al presidente del consejo de administración, así como a los consejeros que se determinen en la escritura social, quienes tendrán las facultades que allí se les asignen.”

Los alcances de la norma transcrita supra, han sido analizados tanto en la doctrina nacional, como por la Sala Primera de la Corte Suprema de Justicia. Lo anterior, por cuanto atendiendo a la literalidad de la norma, resulta evidente la ambigüedad de la que adolece. Obsérvese que la frase inicial del canon en mención, otorga la representación de la...

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