Dictamen n° 376 de 02 de Noviembre de 2005, de Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica

Emisor:Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica
 
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C-376-2005

2 de noviembre del 2005

Señor

Rolando Lee Bustos

Presidente Ejecutivo

Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica

S. O.

Estimado señor:

Con la aprobación de la señora Procuradora General de la República, me refiero al oficio N° P.E.-

124-2005, de fecha 23 de mayo del 2005, suscrito por el entonces Presidente Ejecutivo, Ing. Alberto José Amador Zamora.

I. Planteamiento de la consulta.

Por lo que luego se dirá, nos parece oportuno extendernos en la transcripción de los aspectos más importantes de la inquietud jurídica que está a la base de la solicitud de dictamen que nos ocupa.

Haciendo alusión al artículo XXI del Reglamento Interno del Consejo de Administración de JAPDEVA, se desprende que esa Presidencia Ejecutiva tiene conocimiento de la tesis que se ha sostenido por esta Procuraduría en el sentido de que los miembros directores del Consejo no pueden votar las actas de aquellas sesiones en las que no hubieran estado presentes. Sin embargo, nos refiere lo siguiente:

“A la luz de lo anterior, en aras del interés públicos y la función para la que fue creada JAPDEVA, solicitamos se analice y se autorice la posibilidad de que los directores que no estuvieron presentes en una sesión puedan ratificar el acta en la siguiente sesión, en virtud de que comparten los acuerdos y razonamientos esgrimidos por los directores que estuvieron presentes.

Para aclarar más el panorama de la situación que se presenta en JAPDEVA, nos permitimos ejemplarizar la situación con varios escenarios.

1. Como es conocido por ese ente asesor la Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica es una institución de derecho público descentralizada, estando conformado el Consejo de Administración por 6 directivos y el señor Presidente Ejecutivo. Usualmente a las sesiones de Junta Directiva asisten 4 o 5 miembros, casi nunca se presentan la totalidad de ellos (7 miembros). Es así como las sesiones se celebran únicamente con esa cantidad de miembros presentes.

2. Habiéndose tomado varios acuerdos, éstos no quedan firmes sino hasta la sesión siguiente. Pero también resulta que se nos presenta el problema de que, en reiteradas ocasiones los directores que estuvieron presentes es una anterior sesión no son exactamente los mismos que se presentan a la siguiente en la que debe aprobarse el acta anterior, lo cual significa que por esa circunstancia acuerdos muy importantes para la buena marcha de JAPDEVA se van quedando resagados por falta de quórum para su aprobación.

3. Conforme al criterio sostenido tanto por ese ente asesor como por lo regulado en el Reglamento Interno del Consejo de Administración, únicamente los mismos miembros que tomaron los acuerdos son los que deben aprobar el acta, siendo entonces que muchas veces como se dijo líneas arriba la sola ausencia de uno de ellos paraliza todo el proceso llevado a cabo en el Consejo de Administración, por cuanto únicamente se nos permite que sea el mismo miembro el que tomó el acuerdo el que vote la aprobación del acta, lo que causa grandes atrasos en el seno de nuestra Junta Directiva.

Así las cosas conforme lo establece la Ley Orgánica de la Procuraduría General de la República, solicito muy respetuosamente a ese Órgano, evacuar consulta técnica jurídica a efecto de que se nos indique si un Director que no estuvo presente en una sesión de la Junta Directiva puede votar el acta de una sesión en la que no estuvo presente pero comparte los acuerdos y razonamientos esgrimidos por los directores que si estuvieron presentes.”

II. Análisis de la consulta.

Se desprende de la correspondiente lectura del criterio de asesoría legal que se acompaña a la gestión de mérito que dicho cuerpo asesor tiene pleno conocimiento de la línea jurisprudencial que ha mantenido esta Procuraduría en torno a la imposibilidad de que un miembro de un órgano colegiado que no estuvo presente en una determinada sesión, venga en la siguiente a votar la aprobación del acta en la que se consignan los acuerdos adoptados en aquella ocasión. Así, ciertamente en el dictamen C-223-2003 del 23 de julio del 2003 se hizo un recuento de anteriores pronunciamientos en los que se sustentan las razones jurídicas que informaban la negativa que se viene comentando, dictamen que no ha sido reconsiderado, tal y como se desprende de la base de datos del Sistema Nacional de Legislación Vigente.

Complementariamente, nos parece oportuno transcribir un reciente estudio en el que, dándole continuidad a la línea jurisprudencial que se reseña en el párrafo anterior, se viene a reafirmar el principio de que no es posible avalar la posibilidad de que los miembros del órgano colegiado emitan voto de aprobación sobre actas de sesiones en las que no han participado. Nos permitimos hacer comprensiva de dicha transcripción consideraciones generales que, dada la naturaleza de órgano colegiado del Consejo de Administración de JAPDEVA, pueden resultar de su interés:

“III. Naturaleza jurídica del acta y el acto de aprobación.

Previo al análisis de fondo es conveniente recordar lo que ha manifestado este Órgano Consultivo al desarrollar la naturaleza jurídica del acta y los efectos derivados del acto de aprobación.

En nuestro dictamen C-053-2000 del 16 de marzo del 2000, ratificado por el C-087-2000 del 9 de mayo del mismo año, se indicó:

"En primer lugar, se debe señalar que la aprobación del acta es un acto administrativo de gran importancia en los órganos colegiados. Por una parte, con su aprobación adquieren firmeza los acuerdos tomados en la respectiva sesión, salvo que se hayan declarado firmes. Por la otra, la validez y eficacia del acta condiciona la de los acuerdos adoptados.

Sobre el particular, Eduardo Ortiz Ortiz ,( 2) señala:

(2)ORTIZ ORTIZ, (Eduardo), Tesis de Derecho Administrativo, Tomo III, tesis 7, La Organización Colegial, Facultad de Derecho, Universidad de Costa Rica, material poligrafiado, páginas 11, 13 y 14. Citado en el dictamen C-018-99 del 26 de enero de 1999.

‘Lo más importante de un acta es su función respecto del acto colegiado, que es la de parte constitutiva, formalidad ad substantiam y no ad probationem. El acta es elemento constitutivo del acto colegiado, no meramente prueba fehaciente del mismo. En tal condición es causa del efecto adscrito al acto colegial con igual fuerza determinante que el voto de mayoría y la proclamación de este último. Si el acta falta, la deliberación no existe y por ello el acuerdo no documentado, incluso si el acta existe, es también inexistente. Si el acta es nula o ineficaz, iguales trabas tendrá el acto colegiado para producir efectos jurídicos. Si el acta es anulada o se pierde la oportunidad para sanearla o convalidarla, desaparece el acto colegial que documenta. Puede afirmarse, por ello, que el acta condiciona no sólo la existencia sino también la eficacia y la validez de la deliberación colegial’.

‘El acto colegial, en síntesis, es el resultado de momentos procedimentales claramente distinguibles, e igualmente importantes para su formación: la votación de mayoría, y las actas fieles de lo votado. Si falta uno de tales elementos o momentos, el acto colegial no existe y si uno cualquiera es nulo o ineficaz, igual defecto padecerá el acto colegiado. Es esta la peculiaridad del acto colegiado en su estructura: el ser no sólo un acto complejo (votación mayoritaria) sino, además, un acto compuesto por otros dos , la proclamación y la documentación del voto, igualmente importantes que este último para producir el efecto final’.

Al estar referido el contenido del acta a la indicación de las personas asistentes, así como las circunstancias de lugar y tiempo en que ha celebrado la sesión, los puntos principales de la deliberación, la forma y resultado de la votación y el contenido de los acuerdos, su discusión, en el momento...

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