Dictamen n° 007 de 12 de Enero de 2005, de Banco de Costa Rica
Emisor | Banco de Costa Rica |
- C-007-2005
- 12 de enero de 2005
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- Licenciado
- Gilbert Barrantes Campos
- Auditor General Corporativo
- Banco de Costa Rica
- S. O.
Estimado señor:
Con la aprobación de la Procuradora General, me refiero a su atento oficio N° AUD-0501-2004 de 6 de diciembre anterior, por medio del cual solicita el criterio de la Procuraduría General en relación con la aplicación del artículo 18 de la Ley N° 8204 a la Auditoría Interna en el cumplimiento de sus funciones.
Señala Ud. que las auditorías tienen a su cargo la fiscalización de control interno de todas las dependencias de la Administración activa. En el plan de labores se encuentra un auditoraje que incluye la evaluación de las funciones operativas que se realizan en la Gerencia de Cumplimiento. Al solicitarle a dicha Gerencia el acceso a los archivos que registran la lista de las operaciones inusuales y sospechosas que les han sido reportadas, con el fin de evaluar su operatividad, se denegó dicho acceso con base en el artículo 18 de la Ley N° 8204. La División Jurídica, en oficio N° DJ/RA/694-04 de 25 de noviembre de 2004, concluye que el artículo 18 no es oponible a la Auditoría cuando en cumplimiento de sus funciones realice alguna investigación o análisis sobre el desempeño de la Oficialía de Cumplimiento. El oficial de cumplimiento solicitó al Director del Instituto Costarricense sobre Drogas criterio sobre el mismo punto. El Instituto, en oficio N° DG-516-2004 de 1 de diciembre siguiente, manifestó que el único órgano de apoyo y vigilancia a lo interno de la Institución a la cual la oficina de cumplimiento debe poner en conocimiento las operaciones sospechosas es el Comité de Cumplimiento. La Auditoría puede participar en las sesiones del Comité sin derecho a voto. De esa forma puede conocer los reportes de operaciones sospechosas, sin que le sea posible obtener información por parte de la oficialía de cumplimiento. Agrega el consultante que la Auditoría no tiene interés en conocer los clientes o transacciones que están siendo reportadas, sino que el objetivo es evaluar el procedimiento llevado a cabo para efectuar y comunicar el reporte, en aras de medir el cumplimiento de la normativa y establecer el grado de riesgo en que se puede encontrar el Banco ante un inadecuado procedimiento seguido por esa Gerencia. La Superintendencia General de Entidades Financieras hizo expresa indicación del deber de la Auditoría de evaluar la gestión de la Gerencia de Cumplimiento, según se señala en el Reglamento General a la Ley N° 8204, artículo 43. La Ley de Control Interno en el artículo 32 asigna deberes para no revelar a terceros información y guardar la confidencialidad del caso, en tanto que el artículo 33 faculta para solicitar los informes, datos, documentos y tener libre acceso a todos los libros, los archivos, los valores y cuentas.
Remite Ud. el oficio de 25 de noviembre anterior de la Asesoría Jurídica del Banco en el cual expresa que los motivos que posibilitarían el acceso de la Auditoría a la información son consustanciales a sus deberes funcionales y apareja un deber de confidencialidad que garantiza al menos formalmente la integridad de la información, razón por la cual no tendría sentido interponer objeciones.
Asimismo, se remite el oficio N° DG-516-2004 de 1 de diciembre anterior, del Instituto Costarricense contra las Drogas en relación con la información que se ha reportado sobre operaciones sospechosas. El criterio del Instituto es que el secreto bancario garantiza la confidencialidad de toda actividad bancaria. Esa confidencialidad cubre la información que se obtenga mediante reportes de operaciones sospechosas y la confidencialidad con que se debe tratar ese tipo de información. Considera que el artículo 18 de la Ley N° 8204 establece el principio de confidencialidad, sancionando su irrespeto. El artículo 130 de la Ley Orgánica del Banco Central impuso el deber de confidencialidad respecto de la comunicación que se dé sobre operaciones sospechosas entre la Superintendencia y el Poder Judicial. Reserva que se extiende a las comunicaciones que efectúen las instituciones financieras al órgano de supervisión, según el artículo 25 del Reglamento General a la Ley N° 8204. La normativa para el cumplimiento de dicha Ley aprobada por el CONASSIF reitera la exigencia del manejo confidencial de las transacciones sospechosas, cuando exige que la remisión del reporte y la documentación que lo acompaña se haga en sobre cerrado con la leyenda Óconfidencial. Por lo que el único órgano de apoyo y vigilancia a lo interno al cual la oficina debe poner en conocimiento de las operaciones sospechosas es el Comité de Cumplimiento, siempre que se haya agotado de previo la remisión del reporte al órgano de supervisión. El Auditor puede conocer de los reportes de operaciones sospechosas mediante su comparecencia al Comité de Cumplimiento, pero no por información que le brinde la oficialía de cumplimiento.
Con el objeto de garantizar los valores de la Hacienda Pública, el ordenamiento otorga a la auditoría interna libre acceso a información relacionada con sus competencias. Acceso que es necesario para evaluar la gestión y los mecanismos de control interno tendentes a prevenir operaciones de legitimación de capitales.
A.-
EL ACCESO A LA INFORMACION PERMITE SATISFACER LOS VALORES DE LA HACIENDA PUBLICA
El ordenamiento jurídico costarricense establece un sistema de fiscalización integrado y coherente de la Hacienda Pública. Parte fundamental de ese sistema lo constituye el control interno y dentro de éste, las auditorías internas. Encargadas de evaluar tanto la gestión administrativa como de evaluar los controles internos, a la auditoría se le garantiza un amplio acceso a la información relacionada con el accionar del organismo al que pertenece.
1.-
Un sistema de fiscalización de la Hacienda Pública
A partir de la obligación de control de la Hacienda Pública, consagrada en el artículo 183 de la Carta Política, se ha establecido un sistema de fiscalización de la Hacienda Pública. Sistema de control que ha sido desarrollado por la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, Ley N° 7428 del 7 de septiembre de 1994 y más recientemente por la Ley General de Control Interno, N° 8292 de 27 de agosto de 2002. Un sistema que procura el adecuado manejo de los recursos públicos y que su utilización se ajuste a las disposiciones de la ley pero también que sea eficaz y eficiente.
En orden a la Hacienda Pública, debe recordarse que el ordenamiento consagra una definición amplia tanto en cuanto a su objeto como respecto de los sujetos sobre los cuales se puede ejercer control. Dispone el artículo 8 de la Ley Orgánica de la Contraloría General:
"La Hacienda Pública estará constituida por los fondos públicos, las potestades para percibir, administrar, custodiar, conservar, manejar, gastar e invertir tales fondos y las normas jurídicas, administrativas y financieras, relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa, el control interno y externo y la responsabilidad de los funcionarios públicos.
Respecto a los entes públicos no estatales, las sociedades con participación minoritaria del sector público o las entidades privadas, únicamente formarán parte de la Hacienda Pública los recursos que administren o dispongan, por cualquier título, para conseguir sus fines y que hayan sido transferidos o puestos a su disposición, mediante norma o partida presupuestaria, por los Poderes del Estado, sus dependencias y órganos auxiliares, el Tribunal Supremo de Elecciones, la administración descentralizada, las universidades estatales, las municipalidades y los bancos del Estado. Los recursos de origen distinto de los indicados no integran la Hacienda Pública; en consecuencia, el régimen jurídico aplicable a esas entidades es el contenido en las Leyes que las crearon o los ordenamientos especiales que las regulan.
El patrimonio público será el universo constituido por los fondos públicos y los pasivos a cargo de los sujetos componentes de la Hacienda Pública. Serán sujetos componentes de la Hacienda Pública, el Estado y los demás entes u órganos públicos, estatales o no, y las empresas públicas, así como los sujetos de Derecho Privado, en cuanto administren o custodien fondos públicos por cualquier título, con las salvedades establecidas en el párrafo anterior".
La definición amplia de Hacienda Pública comprende no sólo los fondos públicos a que hace referencia el artículo 9 de la misma Ley, sino también las potestades públicas de contenido financiero y las normas jurídicas relativas al proceso presupuestario, la contratación administrativa y los controles sobre la Hacienda Pública. De esa forma, el sistema de control sobre la Hacienda Pública es parte de esta misma. Por consiguiente, tiene sustento constitucional.
Dentro de ese sistema, ocupan una posición especial las auditorías internas a quienes la ley confía una serie de atribuciones. Algunas de ellas referidas a verificar que el accionar administrativo se oriente por el principio de eficacia y de eficiencia, de manera tal que se cumplan los fines que justifican la creación del organismo público y sus competencias sean ejercidas fundamentalmente en resguardo de los fondos públicos. Pero, la Auditoría Interna no sólo realiza auditorías o estudios especiales en relación con los fondos públicos, sino que también evalúa el sistema de control interno y, por ende, el cumplimiento de las normas y disposiciones adoptadas por la administración activa como parte del control interno. Dispone en lo conducente el artículo 22 de la Ley de Control:
"Competencias . Compete a la auditoría interna, primordialmente lo siguiente:
a) Realizar auditorías o estudios especiales semestralmente, en relación con los fondos públicos sujetos a su competencia institucional, incluidos fideicomisos, fondos especiales y otros de naturaleza...
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