Guía de Procedimientos, requisitos y servicios, de 12 de Febrero de 2013
| Emisor | Registro Nacional |
JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL
Dirección de Servicios
Guía de Procedimientos, Requisitos y Servicios
Considerando:
PRIMERO: Es obligación ineludible para la Dirección de Servicios (DS) dependencia del Registro Nacional (RNP); respetar la jerarquía normativa dispuesta en el articulo 7 Constitución Política, las disposiciones legales regidas por el artículo 11 de la carta magna y el mismo numeral de la Ley General de Administración Pública, de la misma forma promover y facilitar el ejercicio del Óprincipio de autonomía de la voluntad
del administrado mientras este no contraríe el principio de legalidad.
SEGUNDO: Es menester de esta Dirección, pautar de forma clara e inequívoca los requisitos que exigirá en la tramitología de sus distintos departamentos, con el fin de que el administrado obtenga un servicio ágil y expedito en búsqueda de los principios y competencias institucionales como una dependencia del Ministerio de Justicia y Paz cuya misión es ser la institución pública, rectora y responsable de la actividad registral y geoespacial; protegiendo los derechos inscritos de personas físicas y jurídicas, ofreciendo servicios de calidad y seguridad jurídica a los usuarios, asegurando los derechos con respecto a terceros.
Fomentando la utilización de medidas, las cuales garanticen a la República el Óstatus quo de la seguridad jurídica que brinda la institución como un todo según la Ley N° 5695 denominada ÓLey de Creación del Registro Nacional, publicada en La Gaceta N° 106 del 7 de junio de 1975 y cualquier otra normativa que ampare dicho principio.
TERCERO: Que en aras de buscar el fin supremo de la seguridad jurídica, la Dirección de Servicios en concordancia con la Ley de Protección al Ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos ley número 8220 y su reforma 8990, asume su responsabilidad y se da a la tarea de delimitar, la pertinencia y formalidades que deben acompañar los servicios brindados por esta dependencia institucional.
CUARTO: Que para los efectos de agilizar y mejorar los servicios públicos que presta el Registro Nacional en la Dirección de Servicios, se hace necesario establecer mecanismos legales que le permitan cumplir a esta Institución ese objetivo.
QUINTO: Que sobre el alcance y objetivo de la presente, Guía de procedimientos, requisitos y servicios, este en uno de sus alcances regulará la administración y en objetivo es establecerán los procedimientos y requisitos para controlar las operaciones de servicio relativas a la recepción, administración, control, registro y uso de los recursos con los cuales cuenta la institución.
TITULO PRIMERO
CAPITULO I
Disposiciones Administrativas de la Dirección y Usuarios Artículo 1Cubículos o ventanillas de atención. Esta Dirección proporcionara en todos sus Departamentos las siguientes instalaciones para la solicitud de trámites:
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Ventanilla de atención Común: Se entenderá por ventanilla común, aquellas en las que la administración disponga con un límite de cinco gestiones por turno de atención con el fin de generar una respuesta ágil y expedita al usuario.
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Ventanilla de atención Preferencial: Esta ventanilla será de uso particular de las personas cubiertas por la ley de igualdad de oportunidades para las personas con discapacidad física, estado de gravidez por embarazo o adulto mayor (el cual deberá presentar el carné), donde la administración les brindará una atención acorde con sus necesidades.
La cantidad de trámites que en nombre personal o de terceros puede gestionar el usuario externo con discapacidad, en estado de gravidez o la persona adulta mayor, en la ventanilla preferencial será de 5 gestiones por turno de atención, si la persona debe realizar más de 5 gestiones, tendrá que formarse en la fila para volver a ser atendido.
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Ventanilla de atención Exclusiva: Esta prestación se brindara previo acuerdo de la Junta Administrativa del Registro Nacional considerando la factibilidad tanto de personal como de infraestructura para aquellos sectores profesionales que soliciten una atención exclusiva o bien algún trámite que requiera esta particularidad, siempre que esto sea administrativamente posible para la Dirección de Servicios.
Artículo 2Sobre la presentación de documentos intra protocolares. Los documentos de naturaleza protocolar deberán ser presentados con todas las medidas de seguridad que disponga la Administración para verificar su autenticidad y pertenencia notarial, será indispensable aportar las boletas de seguridad anexas al testimonio y todos los folios pegados con goma.
Artículo 3Sobre el documento de identificación para nacionales. Será indispensable para el usuario aportar la cédula de identidad personal y vigente, cuando el trámite administrativo lo requiera. El funcionario de atención no estará autorizado para recibir un documento distinto a este, según lo dispone la Ley Orgánica del Tribunal Supremo de Elecciones y Registro Civil.
Artículo 4Sobre el documento de identificación para extranjeros. Sera responsabilidad de la persona extranjera aportar el documento jurídicamente válido, sea pasaporte vigente de su país de origen o cédula de residencia cuando este le sea requerido según lo disponga la Administración en búsqueda de la protección de los derechos que tutela el Registro Nacional. La no presentación de dicho documento tendrá como consecuencia la imposibilidad de perfeccionar la gestión administrativa.
Artículo 5Sobre los trámites brindados por la Dirección de Servicios. Definición. Se entenderá por trámite, la recepción y entrega de documentos, toda aquella consulta sobre la información contenida en las distintas bases de datos y petición de documentos que se solicite al funcionario, esta será contabilizada indistintamente en el orden que se realicen, teniendo en cuenta que la atención al usuario puede combinar tanto consultas como solicitud de documentos.
Artículo 6Realización de cinco trámites o gestiones por turno de atención. Se atenderá un maximo cinco trámites por turno de atención a aquellos usuarios que reciban el servicio en las ventanillas comunes y preferenciales que la Dirección de Servicios disponga, cada aposento deberá estar debidamente rotuladas con este máximo de gestiones por estadía de atención.
Artículo 7De la atención al usuario fuera del horario institucional. Cada uno de los Departamentos de la Institución describirá de forma expresa su horario de atención al administrado, teniendo la responsabilidad de acatarlo y respetarlo.
En el caso que un usuario esté dentro del recinto a la hora de cierre en la atención, únicamente se le atenderán cinco trámites, teniendo el interesado la posibilidad de regresar en horario hábil cuando así lo disponga.
Con respecto a la Recepción de Documentos, el horario de los diarios corresponderá al cierre pétreo del sistema informático.
Artículo 8De la validez de la información de los documentos expedidos por la Dirección de Servicios. La información registral de los derechos inscritos y todo lo que conste en las diferentes Bases de Datos, estará acreditada con autenticidad frente a terceros, mediante los documentos emitidos por esta Dirección ya sea de forma física o digital, los cuales irán firmados (cuando lo requieran) por los funcionarios en aplicación de la fe pública registral.
Artículo 9Forma de expedir documentación. Los Departamentos de esta Dirección podrán expedir documentos de toda la información contenida en las Bases de Datos según los sistemas se lo permitan y por los medios técnicos de que disponga. La Dirección determinará el sistema más seguro y eficiente, contemplando que las boletas o el documento institucional para solicitar el trámite no contenga ningún tipo de tachadura o borrón.
Artículo 10Responsabilidad de la Dirección por la información contenida en las certificaciones. La Dirección dará fe de la información contenida en los documentos, con respecto a las bases de datos de la institución, en el momento exacto en que se expiden. Si existieran variaciones de los asientos registrales con posterioridad a la emisión del documento no acarrearán responsabilidad alguna para el Departamento o la Institución.
Artículo 11Sobre la reposición de documentos emitidos erróneamente por el funcionario de la Dirección de Servicios. Se realizará el cambio de documentos expedidos cuando la equivocación recaiga sobre el funcionario emitente, teniendo la obligación de subsanar su error a petición del interesado, para lo cual el administrado tendrá un plazo de siete días naturales a partir de la fecha de entrega del documento,
con la obligación de aportar al funcionario público el original del documento erróneo para realizar el cambio por una única vez.
Artículo 12Sobre la reposición de documentos solicitados erróneamente por el Usuario. En caso de que el error recaiga sobre el usuario, el Jefe o Coordinador deberá
realizar el cambio de las certificaciones literales y registrales, documentos digitalizados, informes e índices registrales, siempre y cuando el interesado lo solicite el mismo día que le fue entregado, en el horario hábil de atención.
Artículo 13De los requisitos en la petición de documentos por instituciones exoneradas. Aquellas instituciones que por ley estén exentas, exoneradas o no sujetas al pago de los servicios que brinda la Dirección, tendrán como obligación presentar su petitoria con los siguientes requisitos:
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Oficio redactado a máquina de escribir o impreso por medio de computador, en papel institucional (membretado) con sus respectivos sellos.
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Trascribir literalmente en el documento de petición, el número de la ley, artículo y si es preciso el inciso donde se libera al interesado del pago por los servicios de la Dirección.
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Exposición clara e inequívoca de los documentos que se requieren, junto con toda la información indispensable para su localización en las bases de datos.
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Nombre completo,
número de identificación, cargo y firma de la persona física que autoriza el oficio.
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En...
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