Instructivo para contratar servicios de reparación y atención de averías las 24 horas en oficinas y edificios donde el Banco brinde sus servicios, recintos de la red de cajeros automáticos y en los bienes inmuebles adjudicados en administración, de 15 de Diciembre de 2016
| Emisor | Banco Popular y Desarrollo Comunal |
BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL
INSTRUCTIVO PARA CONTRATAR SERVICIOS DE REPARACION Y ATENCIÓN DE AVERÍAS
LAS 24 HORAS EN LAS OFICINAS Y EDIFICIOS DONDE EL BANCO POPULAR BRINDE SUS
SERVICIOS, RECINTOS DE LA RED DE CAJEROS AUTOMATICOS Y EN LOS BIENES
INMUEBLES ADJUDICADOS EN ADMINISTRACION DEL BANCO POPULAR,
EN TODO EL PAÍS
1. PROPÓSITO
1.1 Establecer un Instructivo que contemple las actividades generales para la contratación de empresas o personas físicas que presten el servicio de reparación y atención de averías las 24 horas y hasta un monto de $2.000.00 (dos mil dólares sin centavos) por cada evento en las oficinas y edificios en donde brinde sus servicios el Banco Popular y Desarrollo Comunal, los recintos de la red de cajeros automáticos y en los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco en todo el país, agrupados en BP Totales (BPT), agencias u oficinas comerciales y oficinas en general del Área Metropolitana que no pertenezcan a ningún BPT o Agencia.
1.2 Conformar un grupo de empresas o personas físicas que cumplan con los requisitos solicitados en este Instructivo para brindar el servicio de reparación y atención de averías las 24 horas en las oficinas y edificios en donde brinde sus servicios el Banco Popular y Desarrollo Comunal, los recintos de la red de cajeros automáticos y en los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco en todo el país, teniendo como meta garantizar los servicios bancarios de mantenimiento y mejoramiento de las condiciones de las edificaciones del Banco para cumplir con las necesidades de los clientes y sus funcionarios, según la condición de cada edificio.
1.3 Las contrataciones que el Banco llegue a celebrar al amparo de lo regulado en este Instructivo se sustentan en la autorización que para tales fines otorgó la Contraloría General de la República por medio del oficio Nº 15766 DCA-2987, el cual así fue solicitado por el Banco con fundamento en lo que establece el artículo 2 Bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa.
2. ALCANCE
2.1 El presente Instructivo se aplicará para todas las oficinas del Banco en todo el país, los recintos de la red de cajeros automáticos y los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco para los cuales sea solicitada la reparación.
2.2 Las labores de reparación y atención de averías se realizarán sin excepción en todos los edificios que utiliza el Banco Popular, los recintos de la red de cajeros automáticos y en los bienes inmuebles adjudicados en administración al Banco Popular, una vez que se ingrese el incidente de avería o solicitud de reparación al Sistema de Gestión de Mantenimiento (SGM) de la División de Infraestructura y Proyectos (DIP) y se determine a través de los funcionarios autorizados y/o el Encargado del Área de Mantenimiento que se va a efectuar por este Instructivo; lo que quedará evidenciado mediante respuesta vía correo electrónico al solicitante donde se le indica que la avería será atendida a través de un Contratista.
2.3 Se entiende por funcionario autorizado el técnico y/o profesional especializado de la División de Infraestructura y Proyectos (DIP) en quien se delega las tareas inspección, supervisión, fiscalización o administración para la gestión del mantenimiento de las edificaciones del Banco.
2.4 Se establece el correo electrónico como el medio primario de comunicación entre el Banco y los Contratistas.
2.5 El Contratista deberá incluir el suministro de la mano de obra, materiales, acarreos, herramientas, equipo y accesorios requeridos para la reparación y atención de averías.
2.6 El Contratista estará obligado a portar y utilizar dentro de las oficinas del Banco, los recintos de la red de cajeros automáticos y en los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco, vestimenta apropiada y reflectiva para cada trabajo además de un gafete o su equivalente que indique el nombre de la empresa o persona física inscrita de manera visible. El uso de pantalones cortos, camisetas sin mangas, sandalias o cintas reflectivas de motociclista no está permitido. En caso de incumplimiento se le aplicará lo establecido en el punto 9 de Revisión del Desempeño.
2.7 El Contratista estará obligado a identificar todos los materiales de construcción que se haya dispuesto a utilizar con el número de reporte de incidencia o solicitud correspondiente y el nombre de la persona física o jurídica (empresa) a quien pertenecen los materiales. El contratista es el único responsable por la custodia de sus materiales; cuando deje materiales de construcción o herramientas en pasillos, sótanos, parqueos o cualquier otro espacio sin identificar, el Banco asumirá que se encuentran en condición de abandono o desecho y no asumirá ninguna responsabilidad por los mismos. Una vez terminado cada trabajo el Contratista retirará del Banco todo material sobrante o desechado. Además estará sujeto a lo establecido en el punto 9 de las Revisiones del Desempeño.
2.8 Los trabajos se realizarán de manera parcial o total, dentro o fuera de las oficinas o edificios del Banco, los recintos de la red de cajeros automáticos y en los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco siguiendo las mejores prácticas y recomendaciones de los fabricantes de los productos utilizados relacionadas con cada una de las reparaciones y las necesidades de cada dependencia.
2.9 Se entiende por trabajo parcial aquel que no finaliza una vez iniciado porque se considera que durante su ejecución se puede llegar a interferir en las actividades bancarias, o no se ajuste a horarios o reglamentos de centros comerciales, y ocasionar incomodidad a los clientes, debiéndose programar su conclusión en un horario en el que no afecte ninguna actividad bancaria y según lo acuerden las partes: División de Infraestructura y Proyectos (DIP), Gerente o encargado de la Oficina y Contratista, o que por motivos propios del Banco se impida al Contratista concluir la prestación del servicio.
2.10 Se incluirán todas las labores complementarias que se requieran para el adecuado desarrollo y término de los trabajos sin que esto implique costo adicional para el Banco tales como: protección y señalización de perímetros de áreas de trabajo, solicitudes y permisos ante entidades reguladoras y fiscalizadoras como municipalidades o empresas de servicios públicos, para poder llevar a cabo la prestación de los servicios requeridos.
2.11 El Banco se reserva el derecho de realizar contrataciones de diseño, construcción, remodelación, mantenimiento preventivo, correctivo e integral en todas las edificaciones bajo su administración y que efectuará independientes de este Instructivo por los procedimientos ordinarios de contratación administrativa.
2.12 Los incidentes de avería en los recintos de la red de cajeros automáticos diferentes de los ubicados en oficinas comerciales o administrativas solo serán atendidos por este Instructivo como un recurso excepcional para realizar acciones correctivas y para garantizar la continuidad del negocio; en caso de que la administración haya rescindido o resuelto un contrato específico para el mantenimiento de esa red quedando desprotegida; esto solo será posible con autorización de la Jefatura de la División de Infraestructura y Proyectos.
3. OFERENTES:
3.1 El Banco realizará invitación pública y abierta a todos los oferentes dentro del territorio nacional, sean personas físicas o jurídicas que presten servicios de reparación y atención de averías, para que se inscriban en un registro que se conformará para la aplicación de este Instructivo el cual será el punto de inicio para poder tener la opción de ofertar algún requerimiento en un edificio, oficina BPT, agencia, oficina, recinto de cajero automático y/o los bienes inmuebles adjudicados en administración al Banco Popular. El Banco realizará la invitación a inscribirse mediante publicación por una sola vez de todo el documento en el Diario Oficial La Gaceta y por medio de un aviso publicado anualmente en un diario de circulación nacional.
3.2 Adicionalmente y a solicitud de la División de Infraestructura y Proyectos el Banco realizará invitación a inscribirse mediante publicación por medio de un aviso en un diario de circulación nacional hasta dos veces al año exclusivamente para aquellas zonas donde el número de oferentes debidamente inscritos sea inferior a tres y durante todo el período de vigencia del Instructivo, pero se procederá a suspender las publicaciones para la zona o zonas que hayan completado al menos tres oferentes y en el caso de no completar ese mínimo de oferentes a pesar de las publicaciones el Banco se reserva el derecho de atender los incidentes de avería de mantenimiento conforme lo indicado en el punto 2.11 o bien con personal propio.
3.3 Una vez presentado el formulario de inscripción por parte del oferente interesado ante la División de Infraestructura y Proyectos (DIP), se deberá analizar y validar la admisibilidad e inclusión en la zona que tenga interés dentro de los diez (10) días hábiles siguientes a la presentación total de los documentos, debiendo comunicarle mediante correo electrónico su cumplimiento o no con lo solicitado en el formulario.
3.4 En caso de tenerse como cumpliente, en el mismo documento de notificación se le señalará el número de inscripción asignado que posteriormente se utilizará como referencia para la respectiva aplicación del rol en la zona donde brindará sus servicios. De presentarse la información de manera incorrecta se le otorgará al oferente interesado un plazo no mayor a cinco (5) días hábiles para que subsane o se refiera a algún punto en particular que la DIP considere necesario para completar su información, contando en este supuesto la División igualmente con un plazo máximo de cinco (5) días hábiles a partir del recibo de las subsanaciones para comunicarle por el mismo medio su cumplimiento o no, siendo que en caso de cumplir hasta en este momento se le asignará el número de...
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