Instructivo para contratar servicios de reparación y atención de averías en las oficinas y edificios donde Banco Popular brinde sus servicios los recintos de red de cajeros automáticos infraestructura física temporal como toldes o stands en exposiciones, de 28 de Mayo de 2020
| Emisor | Banco Popular y Desarrollo Comunal |
BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL
DIVISIÓN DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
INSTRUCTIVO PARA CONTRATAR SERVICIOS DE REPARACION Y
ATENCIÓN DE AVERÍAS EN LAS OFICINAS Y EDIFICIOS DONDE EL BANCO
POPULAR BRINDE SUS SERVICIOS, LOS RECINTOS DE LA RED DE
CAJEROS AUTOMATICOS, LA INFRAESTRUCTURA FISICA DE CARÁCTER
TEMPORAL TALES COMO TOLDOS O "STANDS" EN EXPOSICIONES,
FERIAS O EVENTOS SIMILARES Y EN LOS BIENES INMUEBLES
ADJUDICADOS EN ADMINISTRACION DEL BANCO POPULAR, LAS 24
HORAS DEL DIA EN TODO EL PAÍS
l. PROPOSITO.
1.1 Establecer un Instructivo que contemple las actividades generales para la contratación de personas físicas o empresas (contratistas) que presten el servicio de reparación y atención de averías las 24 horas 7 días a la semana y hasta un monto de ¢ 2.000.000,00 (dos millones de colones exactos IVA (Impuesto al valor agregado) incluido) para la atención de cada incidente en las oficinas y edificios en donde brinde sus servicios el Banco Popular y Desarrollo Comunal, los recintos de la red de cajeros automáticos, la infraestructura física de carácter temporal tales como toldos o "stands" en exposiciones, ferias o eventos similares y en los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco en todo el país, agrupados en BP Totales (BPT), agencias, oficinas comerciales y oficinas administrativas del Banco en general .
1.2 Conformar un grupo de personas físicas o empresas (contratistas) que cumplan con los requisitos solicitados en este Instructivo con el objetivo de dar respuesta oportuna a la atención y reparación de incidentes de avería en el marco del mantenimiento correctivo de las edificaciones del Banco para garantizar la continuidad de las operaciones del negocio bancario y sus instancias de soporte.
1.3 Las contrataciones que el Banco llegue a celebrar al amparo de lo regulado en este Instructivo se sustentan en la autorización que para tales fines otorgó la Contraloría General de la República por medio del oficio No. 07909, DCA-1915, el cual así fue solicitado por el Banco con fundamento en lo que establece el artículo 2 Bis inciso c) de la Ley de Contratación Administrativa.
2. ALCANCE.
2.1 El presente Instructivo se aplicará para todas las oficinas comerciales y administrativas del Banco en todo el país, los recintos de la red de cajeros automáticos, la infraestructura física de carácter temporal tales como toldos o "stands" en exposiciones, ferias o eventos similares y los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco para los cuales sea solicitada la reparación. Las labores de reparación y atención de averías se realizarán sin excepción en todos los edificios que utilice el Banco.
2.2 La gestión para atención de incidentes de avería iniciará con la solicitud de reparación realizada en el Sistema de Gestión de Mantenimiento (SGM) de la División de Gestión de la Infraestructura (DGI) desde donde se determinará a través de los funcionarios autorizados que se va a efectuar por medio de este Instructivo; lo que quedará evidenciado mediante comunicado vía correo electrónico al solicitante donde se le indica que la avería será atendida a través de un contratista.
2.3 Se entiende por funcionario autorizado el Técnico Supervisor de Mantenimiento o profesional designado del Área de Gestión de Mantenimiento (AGM) en quien se delega las tareas de inspección y supervisión de las edificaciones del Banco.
2.4 Se establece el buzón de correo electrónico AGMinstructivo@bp.fi.cr como el canal oficial y primario de comunicación entre el Banco y los contratistas y para él envió de razonabilidades de costo y trámites de permiso. Las comunicaciones por medio de llamada telefónica, video-llamada o mensajería de texto son permitidas, pero se consideran canales secundarios y complementarios, pero no oficiales.
2.5 El Contratista deberá incluir el suministro de la mano de obra, materiales, acarreos, herramientas, equipo y accesorios requeridos para la atención de cada reporte.
2.6 El Contratista estará obligado a portar y utilizar dentro de todas las oficinas comerciales y administrativas del Banco en todo el país, los recintos de la red de cajeros automáticos, la infraestructura física de carácter temporal tales como toldos o "stands" en exposiciones, ferias o eventos similares y los bienes inmuebles adjudicados en administración del Banco, vestimenta apropiada y reflectiva, así como el equipo de protección personal necesario para cada trabajo. El uso de pantalones cortos, camisetas sin mangas, sandalias o cintas reflectivas de motociclista no está permitido. En caso de incumplimiento se le aplicará lo establecido en el punto 9 de Revisión del Desempeño.
2. 7 El contratista es el único responsable por la custodia de sus materiales; cuando deje materiales de construcción o herramientas en pasillos, sótanos, parqueos o cualquier otro espacio sin identificar, el Banco asumirá que se encuentran en condición de abandono o desecho y no asumirá ninguna responsabilidad por los mismos. Una vez terminado cada trabajo el Contratista retirará del Banco todo material sobrante o en condición de desecho, dejando totalmente limpio el lugar. Además, estará sujeto a lo establecido en el punto 9 de las Revisiones del Desempeño.
2.8 Todos los trabajos se realizarán de manera parcial o total siguiendo las mejores prácticas y recomendaciones de los fabricantes de los productos utilizados relacionadas con cada una de las reparaciones y las necesidades de cada dependencia.
2.9 Se entiende por trabajo parcial aquel que no finaliza una vez iniciado porque se considera que durante su ejecución se puede llegar a interferir en las actividades bancarias, o no se ajusta a horarios o reglamentos de centros comerciales u ocasiona incomodidad a los clientes, debiéndose programar su conclusión en un horario en el que no afecte ninguna actividad bancaria y según lo acuerden las partes, a saber: División de Gestión de la Infraestructura (DGI), División de Seguridad Bancaria, Gerente o encargado de la Oficina, Contratista, propietarios o administradores de inmuebles y otros autorizados .
2.10 El Contratista incluirá todas las labores complementarias que se requieran para el adecuado desarrollo y término de los trabajos sin que esto implique costo adicional para el Banco tales como: protección y señalización de perímetros de áreas de trabajo, solicitudes y permisos ante entidades reguladoras y fiscalizadoras como municipalidades o empresas de servicios públicos, para poder llevar a cabo la prestación de los servicios requeridos.
2.11 El Banco se reserva el derecho de realizar trabajos con personal propio y/o contrataciones que incluyan diseño, construcción, remodelación, mantenimiento preventivo, correctivo e integral en todas las edificaciones bajo su administración y que efectuará de forma independiente de este Instructivo por los procedimientos ordinarios de contratación administrativa.
2.12 Los incidentes de avería en los recintos de la red de cajeros automáticos isla serán atendidos por este Instructivo en caso de que el Área de Gestión de Mantenimiento (AGM) haya rescindido, resuelto o no cuente con un contrato específico para el mantenimiento de esa red. Esto solo será posible con autorización de la Jefatura de la División de Gestión de la Infraestructura.
3. OFERENTES.
3.1 El Banco realizará invitación pública a todos los oferentes dentro del territorio nacional, sean personas físicas o empresas que presten servicios de reparación y atención de averías, para que se inscriban en un registro que se conformará para la aplicación de este Instructivo; dicha invitación se realizará por una única vez en el Diario Oficial La Gaceta y por medio de un anuncio publicado anualmente en un diario de circulación nacional.
3.2 Adicionalmente a solicitud del Área de Gestión de Mantenimiento (AGM), la División de Gestión de Infraestructura (DGI) gestionará ante las instancias correspondientes del Banco invitación a inscribirse mediante publicación por medio de un aviso en un diario de circulación nacional hasta dos veces al año para aquellas zonas donde el número de oferentes debidamente inscritos resulte inferior a tres para atender el volumen de incidencias de avería , pero procederá a suspender las publicaciones para la zona o zonas que hayan completado al menos tres contratistas inscritos.
3.3 Una vez presentado el formulario de inscripción por parte del oferente ante el Área de Gestión de Mantenimiento (AGM), se deberá analizar y validar si cumple con los requisitos formales. Este proceso de revisión no podrá exceder 10 días hábiles. En caso de que se cumpla con los requisitos, se notificará al Contratista mediante correo electrónico su cumplimiento y se remitirá dentro de los 3 días hábiles siguientes el contrato a la Dirección de Soporte Administrativo (DIRSA) o cualquier otro representante legal habilitado para su firma. El representante legal contará con un plazo máximo de 5 días hábiles para devolver el contrato debidamente firmado. En caso de que el contratista no cumpla con los requisitos, se le otorgará un plazo de 5 días hábiles para que subsane lo correspondiente. Una vez recibida esta información, el Banco dentro de los 5 días hábiles siguientes, comunicará su aceptación o su rechazo, en cuyo caso se activará nuevamente el plazo de 5 días hábiles para subsanar. Si bien el Área de Gestión de Mantenimiento (AGM) es la responsable del proceso de inscripción, todo el proceso se realizará con el acompañamiento del personal experto del Área de Gestión y Análisis de Compras (AGAC) de la División de Contratación Administrativa (DCA) del Banco; que designará formalmente un funcionario.
3.4 En caso de tenerse como cumpliente, se le señalará el número de inscripción asignado que posteriormente se utilizará como referencia para la respectiva aplicación del rol en la zona donde brindará sus servicios. Si el oferente no estuviera de acuerdo con alguna de las decisiones tomadas por el Banco, podrá hacer uso...
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