Resolución

Fecha de publicación24 Agosto 2020
Número de registroIN2020477316
EmisorBANCO DE COSTA RICA

JUNTA DIRECTIVA GENERAL DEL BANCO DE COSTA RICA

La Junta Directiva General del Banco de Costa Rica, en sesión 30-2020, artículo VIII, del 4 de agosto de 2020 aprobó el siguiente documento:

REGLAMENTO PARA LA GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN CONFIDENCIAL

Y PRIVILEGIADA EN EL

CONGLOMERADO

FINANCIERO BCR

Capítulo I

Aspectos generales

Artículo 1ºDeber de confidencialidad.

Las personas trabajadoras del Conglomerado Financiero BCR, en adelante Conglomerado, tienen la obligación legal y reglamentaria de guardar el sigilo con respecto de los datos de los clientes, proveedores y socios comerciales, de manera que estos no sean divulgados con terceras personas ajenas al Conglomerado.

El deber de confidencialidad no se violenta cuando la información es facilitada a entes que pertenezcan al Conassif en su supervisión, auditores internos y externos, tampoco cuando media autorización expresa de los titulares de la información o una orden de la autoridad judicial competente.

Capítulo II

Obligaciones

Artículo 2ºCumplimiento.

Las personas trabajadoras del Conglomerado deben cumplir con lo establecido en los documentos referidos en este reglamento, así como cualquier otra norma externa o interna vigente aplicable en materia de confidencialidad.

Artículo 3ºResponsabilidad.

Las gerencias generales, subgerencias y gerencias deben velar porque el personal a su cargo cumpla con lo establecido en este reglamento y el ordenamiento jurídico vigente.

Las unidades administrativas o personas trabajadoras del Conglomerado, que reciban, generen o utilicen información y/o documentación confidencial y privilegiada, deben ser responsables de su gestión y custodia.

Las personas trabajadoras del Conglomerado son responsables del buen uso de las vías de comunicación que utilicen (oral, escrita, impresa o digital), con la finalidad de restringir el acceso a la documentación y/o información confidencial y privilegiada a terceras personas no autorizadas.

La inobservancia de esta reglamentación expone al Conglomerado y a las personas trabajadoras, a responsabilidades civiles, penales o administrativas según corresponda.

Artículo 4ºSanciones.

Las personas trabajadoras del Conglomerado deben actuar con probidad en materia de confidencialidad, de lo contrario pueden ser sujetos de sanciones disciplinarias acordes con la gravedad de la falta, según lo dispuesto en la legislación y reglamentación vigente. Se debe cumplir también con lo establecido en la normativa interna: Disposiciones administrativas para los deberes de confidencialidad, discreción y no divulgación de información por parte de las servidoras y los servidores del Conglomerado Financiero BCR, el Reglamento Autónomo de Trabajo del Banco de Costa Rica, el Código de ética corporativo del Conglomerado Financiero BCR, y las Disposiciones administrativas para el uso de la tecnología y la seguridad de la información en el Conglomerado Financiero BCR, así como cualquier otra normativa relacionada con el tema, sin perjuicio de la responsabilidad civil, administrativa o penal, según corresponda.

Artículo 5ºAlerta de confidencialidad.

Cada persona trabajadora del Conglomerado es responsable de informar y alertar a las personas bajo su administración, sobre la información y/o documentación que es de carácter confidencial y privilegiada, que la unidad administrativa genere o utilice como insumo en sus procesos y funciones.

Capítulo III

Información y documentación

Artículo 6ºDe carácter confidencial y privilegiada.

Cada unidad administrativa del Conglomerado debe declarar el carácter confidencial y privilegiado de la información y/o documentación que genere en el desempeño de sus funciones.

Algunos temas de esta naturaleza, tanto financieros como no financieros, pero no limitado a ellos son:

- Información de clientes (productos y servicios)

- planes estratégicos y comerciales

- Actas y acuerdos de órganos colegiados declarados confidenciales

- Información de clientes, proveedores y la generada por vinculación comercial

- Análisis e informes de riesgos

- Informes técnicos de áreas de apoyo declarados confidenciales

- Valoraciones de bienes a tomar como garantía

- Software, modelos y metodologías contratados o desarrollados en el Conglomerado declarados confidenciales

- Informes de auditorías internas o externas declarados confidenciales

- Procesos judiciales o administrativos, e investigaciones en curso

- Información financiera no publicada en las páginas web del Conglomerado

- Normativa interna vigente o no vigente, no publicada en el diario oficial la Gaceta

- Expedientes del recurso humano del Conglomerado

-Proyectos comerciales (campañas publicitarias, desarrollo de productos y promociones)

- Reportes, informes e investigaciones de cumplimiento

- Contratos privados

- Procesos operativos documentados y no publicados en el diario oficial la Gaceta

- Planes de seguridad en general institucional y de personas, así como el transporte y custodia de valores

En el caso de las Subsidiarias, deben considerar los temas para cada caso en particular.

Artículo 7ºEscalamiento y solicitud de opinión

La información y/o documentación recibida o solicitada que presente duda sobre el carácter de confidencialidad y privilegio, debe ser escalada al superior inmediato para la respectiva valoración y toma de decisiones.

Cuando el superior inmediato dude sobre el carácter de confidencialidad y privilegio, debe solicitar la opinión a la Gerencia Corporativa Jurídica o a la Gerencia de Riesgo y Cumplimiento Normativo, esto a fin de salvaguardar los intereses del Conglomerado.

Los miembros de una Junta Directiva, pueden solicitar la opinión de la Gerencia Corporativa Jurídica o la del asesor jurídico del órgano de dirección correspondiente.

Artículo 8ºDel acceso a la información y documentación.

Toda solicitud externa debe ser dirigida a la Junta Directiva General o a la Gerencia General según corresponda, y la respuesta debe quedar debidamente fundamentada y respaldada.

Se debe manifestar el carácter restringido de la información y/o documentación confidencial y privilegiada, cuando se brinde acceso.

El acceso a la información y/o documentación confidencial y privilegiada, se debe otorgar en los siguientes casos, pero no limitados a ellos:

Solicitudes internas:

- Toda solicitud interna de información y/o documentación confidencial y privilegiada, debe quedar debidamente justificada y respaldada, así como también contar con el visto bueno del superior inmediato.

Solicitudes externas de:

- Ente regulador, supervisor, contralor o procurador del sistema financiero

- Auditorías externas contratadas por el Conglomerado

- Autoridad judicial competente

- Autorización del titular de los datos

- Asesores o consultores externos contratados por el Conglomerado

Capítulo IV

Deber de probidad

Artículo 9ºFinalidad

Las personas trabajadoras del Conglomerado deben emplear la información y/o documentación confidencial y privilegiada, únicamente para los fines que fue creada o adquirida.

Está prohibido el uso de la información y/o documentación confidencial y privilegiada, en beneficio personal o de terceros, en perjuicio de los intereses del Conglomerado o sus clientes.

Artículo 10.—Protección.

Se debe proteger el carácter confidencial y privilegiado de la información y/o documentación a la cual se ha tenido acceso, mediante conductas prudentes que eviten hacer revelaciones ante terceros en lugares públicos o privados, vía declaraciones, publicaciones, llamadas telefónicas, correos o cualquier otro medio de comunicación.

Cumplir con lo establecido en el Código de ética corporativo del Conglomerado Financiero BCR.

Artículo 11.—Denuncia.

El acceso de forma indebida a la información y/o documentación confidencial y privilegiada por parte de personas no autorizadas, debe ser comunicado al superior inmediato, o en su defecto, a otro superior o unidad administrativa mediante el mecanismo interno que esté a su alcance, dejando constancia de la debida gestión, esto con el fin de permitir la posibilidad de que se tomen las medidas apropiadas y oportunas en pro de los...

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