Legales: ¿Qué se debe guardar en la memoria del condominio?
Conforme pasan los años, los condominios acumulan una enorme cantidad de información y documentos.
Hay cientos de registros contables, copias de facturas, contratos de proveedores y empleados que ingresaron y tal vez hasta ya no están en la planilla del condominio.
Una de las muchas razones por las que es conveniente que haya una junta o comité de condóminos es porque debe haber alguien que se cerciore de que la información y los documentos de respaldo, están siendo recibidos y bien almacenados.
Plazo de conservación
En materia de condominios no hay una norma expresa en la ley que nos guíe en este sentido, por lo que deberíamos acudir a dos fuentes: el Código Civil y el de Comercio.
El artículo 868 del Código Civil indica que luego de diez años, prescribe todo derecho y sus correspondiente acción. Prescribir no significa que desaparezcan las obligaciones y derechos de la realidad, sino que ya no hay recurso judicial alguno para reclamarlas.
El artículo 234 d del Código de Comercio establece que es obligación de los comerciantes conservar los libros de contabilidad, correspondencia y facturas hasta por cinco años.
La mejor recomendación es conservar por diez años, sin duda, aunque si hay plazos de prescripción menores como en comercial o laboral, puede reducirse este plazo.
Qué debe conservarse
Cómo mínimo debe conservarse los contratos laborales y la prueba de su ejecución: vacaciones, incapacidades, llamadas de atención, liquidaciones de cesantía, etcétera.
Los contratos con proveedores e igual las pruebas de su ejecución, así como la correspondencia, muy en especial la relativa a llamadas de atención a condóminos, rendiciones de cuentas, informes de estado de la infraestructura, etcétera.
En la memoria del condominio se deben incluir los comprobantes contables, tanto los digitales como los físicos; manuales y garantías de los equipos, así como constancia de trabajos de mantenimiento que se les hagan para poder evaluar su estado de forma completa.
También es necesario guardar los planos constructivos y permisos de construcción del condominio, libros legales y contables (los llenos y los que están en curso), testimonios de escrituras, control de acuerdos de asambleas.
A esto se unen los permisos de construcción internos y todo tipo de autorizaciones de uso de bienes comunes, y los reglamentos e instrucciones generales de la...
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