Resolución
| Fecha de publicación | 06 Abril 2021 |
| Número de registro | IN2021538518 |
| Emisor | INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD |
LINEAMIENTO CORPORATIVO
DE CONCILIACIÓN CONTABLE
1. Propósito. El propósito del lineamiento es establecer las responsabilidades, periodicidad y formatos para la información recíproca entre el ICE y sus empresas, para atender los procesos de conciliación, así como la consolidación de estados financieros.
2. Alcance. Estos lineamientos son aplicables al personal del ICE y sus empresas, involucrado desde el proceso de negociación, hasta su reconocimiento contable, conciliación de partidas y depuración, así como la entrega de información de estados financieros.
3. Documentos aplicables
| Código | Título |
| 8292 | Ley General de Control Interno |
| N-2-2009-CO-DFOE | Normas de Control Interno para el Sector Público |
| 38.00.005.2011 | Reglamento Corporativo de Organización |
4. Responsabilidades:
4.1 Consejo Directivo. Aprobar los estados consolidados auditados del ICE y sus empresas.
Ejercer el control en la gestión financiera corporativa.
4.2 Presidencia Ejecutiva. Elevar al Consejo Directivo la aprobación de los estados consolidados auditados del ICE y sus empresas.
4.3 Gerencias Generales del ICE y sus empresas. Asegurar el cumplimiento de lo establecido en el presente lineamiento corporativo.
4.4 Gerencia de Finanzas del ICE. Ser rectores en la materia que les compete.
4.5 Áreas encargadas de la gestión operativa en la Gerencia Finanzas del ICE Conciliar las transacciones recíprocas entre ICE y sus empresas. Dar el seguimiento oportuno a posibles diferencias de las transacciones para lograr el ajuste correspondiente.
Emitir los lineamientos, al personal del ICE, sobre los registros oportunos de facturas por cobrar/pagar.
Dar seguimiento a las facturas vencidas para realizar las debidas depuraciones.
4.6 Proceso Contabilidad de la Gerencia de Finanzas. Fungir como enlace desde la Gerencia Finanzas hacia ICE y sus empresas, para la recepción, revisión y envío de información periódica y formatos de las conciliaciones entre partes.
4.7 Áreas Financieras de las dependencias ICE. Coordinar y dar seguimiento con las áreas técnicas sobre los negocios efectuados con el ICE y sus empresas.
Verificar que las empresas tengan la misma información financiera homologada entre ellas y no haya diferencias en el momento de la contabilización.
4.8 Áreas técnicas de las dependencias del ICE. Las áreas técnicas deben informar a sus áreas financieras para luego comunicar a la Gerencia de Finanzas, sobre nuevos contratos o negociaciones o inclusive finalizaciones efectuadas entre el ICE y sus empresas. Las áreas técnicas deben tener conocimiento del tema ante cualquier consulta. Proceder con el registro de las respectivas facturas, para asegurar que las mismas se contabilicen en forma oportuna y homologada entre partes.
4.9 Áreas de tesorería del ICE y sus empresas. Las áreas de tesorería del ICE y sus empresas, deben informarle a la dependencia y / o persona sobre el pago realizado, para que este se lo comunique a su contraparte y ésta a su vez, al área financiera para el registro contable correspondiente.
4.10 Dirección Gestión Financiera de RACSA (Departamento de Contabilidad, Departamento Análisis del negocio, Departamento de Presupuesto) y Unidad Financiera Contable en CNFL, Gestión de Cobro Grupo ICE (área de contabilidad) Conciliar las transacciones recíprocas entre el ICE y sus empresas. Dar el seguimiento oportuno a posibles diferencias entre las transacciones para lograr el ajuste correspondiente.
Emitir los lineamientos, al personal de su dependencia, sobre los registros oportunos de facturas por cobrar/pagar.
4.11 Administrador encargado. En todo contrato, la entidad contratante designará de manera expresa un administrador del mismo, quien velará por el adecuado y oportuno cumplimiento de todas y cada una de las obligaciones derivadas del contrato. Adoptará las acciones que sean necesarias para evitar retrasos injustificados e impondrá las multas y sanciones que sean aplicables.
4.12 Áreas técnicas de las dependencias de las empresas del Grupo ICE. Informar a las áreas de Finanzas de las empresas del Grupo ICE, sobre nuevos contratos o negociaciones efectuadas entre el ICE y sus empresas.
Proceder con el registro de las respectivas facturas.
Verificar que las facturas se contabilicen en forma oportuna y homologada.
Gestionar el cobro o pago correspondiente.
5. Términos y abreviaturas:
Transacciones recíprocas: Se llaman operaciones recíprocas, aquellas transacciones financieras entre empresas económicamente vinculadas, por ejemplo, entre matriz y filial, entre casa principal y sucursales.
Reglas de negocio: documento que se basa en las Reglas Comerciales y que contiene todas las especificaciones técnicas necesarias, sobre el cual se soportan los productos, promociones o negociaciones y que son base fundamental para el planteamiento del modelo contable que las acompaña.
Estados financieros: También denominados estados contables, informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para dar a conocer la situación económica, financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o periodo determinado.
Conciliación: Es el ajuste de su saldo contable con respecto a su saldo real, cuya finalidad es garantizar la integridad de la información contable de las diferentes partidas contables: cuentas a pagar, cuentas a cobrar y cuentas de tesorería.
Homologación: Del plan de cuentas, puede concebirse como el proceso de consolidar diferentes estructuras de planes de cuentas, con la posibilidad de integrar toda la información en uno solo.
Reembolsos: La operación económica mediante la cual una persona o entidad recibe de vuelta alguna cantidad de dinero o de bienes materiales que había entregado como pago de un servicio o producto.
Comprobantes electrónicos: Documento electrónico autorizado por la Administración Tributaria que respalda la venta de bienes y la prestación de servicios, el cual debe de ser generado, expresado y transmitido en formato electrónico en el mismo acto de la compraventa o prestación del servicio. Se entiende por comprobante electrónico: el tiquete electrónico, la factura electrónica, la factura electrónica de exportación, la factura electrónica de compra y las notas de crédito y débito electrónicas, así como cualquier otro que, mediante resolución general, la Administración Tributaria autorice.”
6. Contenido del documento. Este documento comprende el desarrollo de lineamientos asociados a los siguientes elementos:
• Conciliaciones de transacciones recíprocas.
• Información para notas de los estados financieros.
6.1 Lineamientos para conciliaciones de transacciones recíprocas:
6.1.1. Documentación soporte reglas de negocio. Los nuevos negocios que se establezcan entre las empresas del ICE, con las Gerencias del ICE o entre ellas, deben contar con un documento debidamente aprobado denominado “Reglas de Negocio”, el cual debe contar como mínimo con los siguientes aspectos: comerciales, informáticos, facturación, tributarios y el modelo contable. Con este documento debidamente formalizado se asegura el adecuado control interno de transacciones, el alineamiento corporativo y respaldo documental entre el ICE y sus empresas, así como la atención previa del modelo contable a aplicar para los negocios estratégicos en cada caso. Dichos documentos deben ser analizados y validados por las áreas involucradas del ICE y sus empresas.
Los documentos denominados “Reglas de negocio” deben revisarse por parte de las áreas financieras periódicamente, como mínimo de forma anual o cuando se presenten cambios en la Normativa Internacional de Información Financiera (NIIF) para determinar cuáles están vigentes y sobre esos, establecer los mecanismos de control pertinentes. Aquellos que ya no apliquen deberán ser resguardados en un repositorio de información definido por cada compañía y se indique que los mismos ya no están vigentes, por parte de las áreas técnicas, las cuales, deben informar a las áreas financieras del ICE y sus empresas.
Las negociaciones correspondientes a reembolsos o notas de crédito que realicen las áreas financieras o técnicas con todas las Gerencias que conforman al ICE, deberán ser informadas a las áreas financieras del ICE y sus empresas.
6.1.2. Mecanismos de Control. Las empresas del Grupo ICE deben contar con manuales y mecanismos de control específicos, que les permita realizar el proceso de conciliación periódica entre el ICE y las demás empresas de acuerdo con las fechas establecidas.
Asimismo, las empresas del Grupo ICE deben mantener dentro de sus áreas financieras un control estricto sobre las transacciones recíprocas generadas, tanto con el ICE como con otras empresas del Grupo ICE, que permita tener actualizadas las conciliaciones; así como las depuraciones o ajustes respectivos trimestralmente de las partidas conciliatorias.
Tanto las áreas financieras del ICE y sus empresas, como sus respectivas áreas técnicas, deben gestionar el cobro o pago respectivo, garantizando un adecuado control y seguimiento del recaudo para así evitar morosidad entre las partes, considerando dentro de su gestión el adecuado registro contable.
6.1.3. Documentación soporte y plazos en la elaboración de las conciliaciones. La Gerencia de Finanzas del ICE será la responsable de establecer de forma homologada con las dependencias contables del ICE y sus empresas el formato, para el suministro de insumos (notas o plantillas) para efectos del proceso de consolidación, el cual contendrá la información mínima que debe ser remitida a la Gerencia de Finanzas y los plazos establecidos correspondientes según estipule la casa matriz.
Cada empresa del Grupo ICE, de acuerdo con las mejores prácticas de control interno, deben elaborar, analizar y ajustar sus propias conciliaciones, así como asegurar el envío de las confirmaciones de saldos de transacciones recíprocas de forma trimestral al Proceso Contabilidad de la Gerencia de Finanzas ICE.
El ICE y sus empresas deben ase...
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