Manual de compra de bienes y servicios del Colegio de Contadores Públicos, de 11 de Octubre de 2017

Emisor:Colegio de Contadores Públicos
 
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COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE COSTA RICA

MANUAL DE COMPRAS DE BIENES Y SERVICIOS

Se informa a todos los miembros del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica y público en general que la junta directiva aprobó en la sesión ordinaria N° 20-2017 del 11-10-2017, por acuerdo N° 614-2017 SO.20, Manual de compra de bienes y servicios del Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, el cual deroga cualquier otro anterior aprobado por la junta directiva. Este Manual estará disponible en nuestra página web: www.ccpa.or.cr.

SECCION I

Disposiciones Generales

1. Objetivo: El objetivo del presente Manual es fijar las pautas sobre los procesos de adquisición de bienes y servicios realizados por el Colegio de Contadores Públicos de Costa Rica, en adelante el Colegio.

2. Alcance: La adquisición y contratación de bienes y servicios se regirá de acuerdo con las normas establecidas en el presente Manual, el cual será de acatamiento obligatorio para todos los colaboradores del Colegio.

3. Principios: Se parte del principio de que toda adquisición que realice el Colegio, se llevará a cabo promoviendo la más amplia y sana competencia entre los proveedores registrados en el registro de proveedores del Colegio y los que no lo estén, que ofrezcan los servicios o productos necesarios. La actividad de adquisición se regirá, entre otros, por los siguientes principios:

. Legalidad

. Seguridad jurídica.

. Eficiencia.

. Publicidad.

.Libre competencia.

.Equidad.

. Buena fe.

. Sostenibilidad ambiental.

. Conveniencia.

. Oportunidad.

4. Definiciones: Con el fin de unificar criterios en torno a los diferentes conceptos que se utilizarán en el presente Manual, se procede a aclarar su definición:

a) Colaboradores: Son aquellos que funjan como empleados del Colegio, y que se encuentren en la Planilla del mismo.

b) Encargado de Proveeduría: Es la persona autorizada para tramitar las adquisiciones de todo tipo de recursos y servicios, sean materiales, mobiliarios, equipos, artículos y servicios en general que requiera el Colegio.

c) Bodega de Proveeduría: Lugar donde se almacenan los productos e insumos que están a disposición de las diferentes dependencias del Colegio.

d) Solicitud de compras: Es el documento administrativo (físico o digital) mediante el cual se tramita la adquisición de bienes y/o servicios que las dependencias requieran para satisfacer sus necesidades.

e) Comprobante de Entrada de Materiales: Es el documento (físico o digital) mediante el cual se registra la recepción de los materiales y bienes por parte de la Proveeduría.

f) Comprobante de Salida de Materiales: Es el documento (físico o digital) mediante el cual se registra la salida de materiales y bienes de Proveeduría.

g) Orden de compra: Es el documento (físico o digital) que se emite a favor de personas físicas o jurídicas, para formalizar la adquisición de bienes y/o servicios, detallando cantidades, características, precios, plazos de entrega y descripción del producto o servicio y otros según sea el caso. Debe contar con las firmas autorizadas para su validez formal ante el proveedor y terceros.

h) Términos de Referencia: Es el documento que especifica a los oferentes y los interesados, las características básicas, reglas y condiciones de los bienes y servicios que se requieren y deberán cumplirse al presentar su oferta en caso de ser adjudicado.

i) Cotización: Es el documento presentado por una persona física o jurídica, en el cual se establece el precio y las características del bien o servicio.

j) Adquisiciones: Son aquellas compras que realiza el Colegio para mantener las existencias que se requieren para satisfacer las necesidades habituales del mismo y que son contempladas de acuerdo al presupuesto ordinario

k) Contrato: Es el documento (físico o digital) mediante el cual el Colegio y terceros (proveedores) se obligan sobre uno o más bienes o servicios. Deberá estar debidamente firmado por los representantes legales de ambas partes.

l) Calidad: Es la condición necesaria que deben tener los productos o servicios para satisfacer las necesidades de los usuarios en forma constante, de manera que se cumplan los términos de referencia. Esta debe responder a normas de sostenibilidad ambiental cuando sea posible.

m) Compras: Proceso a través del cual se gestiona y se obtienen del proveedor los bienes o servicios requeridos.

n) Bienes: Son los insumos, equipos, mobiliario, maquinaria y otros activos necesarios para el normal funcionamiento del Colegio.

o) Servicios: Actividad a desarrollar por un proveedor, para satisfacer las necesidades que demanda el Colegio.

p) Proveedor Único: Es la persona física o jurídica que goza de una representación o distribución exclusiva de productos o servicios determinados. Tal condición deberá ser demostrada por el interesado.

q) Cuadro Comparativo: Es el formulario (físico o digital) que describe las ofertas recibidas especificando al proveedor que presenta la mejor oferta en precio y calidad (reparaciones, repuestos, mantenimiento, garantía, tiempo de entrega y otros).

r) Registro de Proveedores: Es el listado (físico o digital) de proveedores de bienes y servicios registrados ante el Colegio y debidamente clasificados por actividad comercial.

s) Disponibilidad Presupuestaria: Es el saldo del presupuesto anual no comprometido ni ejecutado que puede ser empleado en el proceso de adquisiciones y contrataciones.

t) Emergencia: Situaciones especiales originadas por caso fortuito o fuerza mayo que requieren atención inmediata y urgente, ocasionados por acontecimientos

naturales como inundaciones, terremotos u otros similares o por cualquier otra situación imprevista y excepcional que afecte sustancialmente la prestación oportuna y eficiente de los servicios del Colegio.

SECCION II

Responsabilidades Generales de la Unidad de Proveeduría

5. Responsabilidades Generales de la Unidad de Proveeduría: Son responsabilidades de la Unidad de Proveeduría en lo que se refiere al proceso de compras las siguientes:

a) Las compras y adquisiciones deberán realizarse en la forma más beneficiosa para el Colegio, debiendo velar por sus intereses superiores y tomando en cuenta simultáneamente, factores tales como: precio, calidad, cantidad, especificaciones técnicas, plazos de entrega, garantías y cualesquiera otros que se consideren importantes.

b) Los procesos de compras y adquisiciones, deberán ajustarse a la normativa vigente, entiéndase leyes, reglamentos, manuales vigentes y demás normativa concordante que resulte de obligatorio acatamiento.

c) Se deberán gestionar los estudios técnicos para lograr una adecuada racionalización de la adquisición de bienes y servicios, almacenaje y suministro de bienes a corto, mediano y largo plazo.

d) La Unidad de Proveeduría junto con el colaborador del Colegio que solicito el bien o servicio deberán revisar todos los bienes, servicios y suministros que ingresen a la proveeduría, los cuales deberán pasar por una revisión minuciosa de cantidades, calidad y condiciones especificadas en la orden de compra, contrato, factura o cotización. No se podrán aceptar bienes o...

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