Manual de Funciones y Procedimientos Archivos de Gestión, de 7 de Septiembre de 2007
| Emisor | Patronato Nacional de la Infancia |
PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA
ARCHIVO CENTRAL
MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
TABLA DE CONTENIDO
DESCRIPCIÓN Presentación Estructura Orgánica del PANI
CAPÍTULO I.- NORMAS GENERALES Base Legal del Manual Objetivo General del Manual
Objetivos Específicos del Manual Naturaleza del Manual
Justificación o Utilidad del Manual
Alcances y aplicaciones del Manual Conceptos básicos CAPÍTULO II.- FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS Reunir
Acopio,
registro y distribución de documentos
Producción de documentos Tipología documental
Técnicas Secretariales La carta Partes adicionales de la carta El Memorando La Circular
El Informe
Los Caracteres de los documentos Utilización y Mantenimiento Eliminación o Conservación Permanente
Conservar Preservación documental Materiales,
mobiliario y equipo utilizado en la administración de documentos
Clasificar Sistemas de Clasificación
Objetivos de la Clasificación
División del Fondo Documental
Cuadro de Clasificación
Ordenar Métodos de Ordenación Describir
Instrumentos Descriptivos Seleccionar
Valores de los documentos Administrar
Administración de Documentos Facilitar
CAPÍTULO III.- LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN
CAPÍTULO IV.- LEGISLACIÓN ARCHIVÍSTICA Y LEYES CONEXAS CAPÍTULO V.- REPRESENTACIÓN GRFICA DE LOS PROCEDIMIENTOS (FLUXOGRAMAS)
CAPÍTULO VI.- ÍNDICE DE CUADROS CAPÍTULO VII.- GLOSARIO DE TÉRMINOS ARCHIVÍSTICOS
BIBLIOGRAFÍA BSICA
PRESENTACIÓN
El presente manual tiene como propósito lograr una administración eficiente de la gestión documental a cargo de los archivos de las oficinas institucionales que custodian los documentos en su primer período de vida, al producir y recibir los mismos como producto de su quehacer diario.
Con el presente manual el personal encargado de la administración de la información en la etapa de gestión documental encontrará normas y procedimientos que permitan resolver conflictos o problemas en esta área y ayudará en el cumplimiento de las funciones de manera eficiente y eficaz.
El archivo de gestión como unidad administradora de los documentos y de la información cumple una función importante en la labor de la institución, al permitir la localización y utilización en forma ágil y exacta de la información, así como sistematizar y uniformar el funcionamiento de la organización documental junto al establecimiento de los procesos que faciliten la detección de riesgos.
ESTRUCTURA ORGNICA DEL PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA
PATRONATO NACIONAL DE LA INFANCIA
Estructura organizativa aprobada Oficio DM- 581- 06- 07 del 8- 6- 2007
CAPÍTULO I Normas Generales
BASE LEGAL DEL MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Ley 7202 y su reglamento. Ley del Sistema Nacional de Archivos.
Constitución Política del 7/11/1949 (artículos 24, 27, 30 y 89 y sus reformas).
Ley 7428. Ley General de la Administración Pública.
Ley de Administración Financiera y Presupuestos Públicos.
Ley y Manual de Control Interno, Contraloría General de la República y entes fiscalizados por la Contraloría General de la República.
Convenios y tratados sobre la confidencialidad de la información ratificados por Costa Rica.
Ley 8114 de Simplificación de trámites y eficiencia tributaria.
Ley de firmas, certificados digitales y documentos electrónicos y su reglamento.
Directriz uso papel y tintas. Archivo Nacional.
Directriz sobre el manejo de documentos automáticos.
OBJETIVO GENERAL DEL MANUAL
Normalizar la estructura del Sistema Institucional de archivos de gestión del Patronato Nacional de la Infancia, de acuerdo con lo que establece la legislación vigente y las disposiciones de este manual.
OBJETIVOS ESPECÍFICOS
ï² Optimizar la utilización de los sistemas de clasificación, métodos de ordenación, técnicas descriptivas, de selección y valoración documental, la administración y facilitación de la información.
ï² Garantizar la consecución adecuada de la documentación administrativa del Patronato Nacional de la Infancia, estableciendo los criterios adecuados de eficiencia para la administración del Sistema.
ï² Establecer el Sistema de Clasificación Uniforme, mediante la estructura denominada: Orgánico Funcional.
ï² Explicar sobre la elaboración de la Tabla de Plazos de Conservación de Documentos y futura aplicación.
NATURALEZA DEL MANUAL En este manual de procedimientos se detallan las funciones archivísticas que desarrollarán los archivos de gestión durante esta etapa de la gestión documental. A la vez aparecen los procedimientos que deben seguirse en cada una de lasa operaciones que intervienen en la primera etapa de vida de los documentos.
JUSTIFICACIÓN O UTILIDAD DEL MANUAL
El presente manual permite establecer la normalización de la gestión documental en la etapa de gestión, establecer un sistema de información institucional que contemple la normativa archivística costarricense uniformando y controlando el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitando su alteración arbitraria.
Con la aplicación de este manual se determina en forma sencilla las responsabilidades por fallas o errores a la vez que facilita las labores de auditoria, evaluación del control interno. Aumenta la eficiencia de los colaboradores de las oficinas, indicándoles lo que deben hacer y cómo deben hacerlo.
Se convierte este manual en un instrumento de inducción, capacitación y adiestramiento para los colaboradores en servicio en la actualidad y los que en un futuro se incorporen en el área de la gestión documental y sistemas de información, dentro del Patronato Nacional de la Infancia.
Favorecer la eficacia de los archivos de gestión y asegurar las garantías del administrado frente a la actuación de la Administración.
ALCANCES Y APLICACIONES DEL MANUAL
ï² Esta normativa contiene las exigencias y parámetros que exige la legislación archivística vigente en nuestro país y las leyes conexas.
ï² Las normas se aplicarán por igual en todas las unidades administrativas del Patronato Nacional de la Infancia.
ï² La aplicación de este manual,
su implementación y su actualización es de competencia exclusiva del Departamento de Documentación y Archivo del Patronato Nacional de la Infancia.
ï² Todo responsable de oficina,
cualquiera que sea su rango jerárquico, está obligado a conocer y hacer cumplir las prescripciones de este manual.
ï² En la organización de los archivos de gestión se tomarán en cuenta los principios archivísticos fundamentales.
° Principio de procedencia: Debe respetarse el origen de los fondos, manteniéndolos agrupados sin mezclarlos con otros, es decir: mantener o conservar los documentos sustantivos de acuerdo con su procedencia.
° Respeto del orden original de la información: Significa que se deben clasificar los documentos desde su origen (creación y recepción).
ï² Todas las normas contenidas en este manual prevalecerán cuando su aplicación se halla en conflicto con cualquier otra vigencia y que afecte su alcance.
CONCEPTOS BSICOS ¿Qué es un Archivo?
Los archivos son las entidades o secciones de entidades que reúnen, conservan,
clasifican, ordenan, describen, seleccionan administran y facilitan los documentos textuales, gráficos, audiovisuales y legibles por máquina,
producidos por los individuos y las instituciones como resultado de sus actividades y que son utilizados por parte de la administración y la investigación. (García Ana Virginia, 1989).
¿Qué es un archivo de gestión?
De conformidad con la legislación vigente en Costa Rica, se denomina etapa de gestión, al primer período de la información, comprendida en un rango entre uno y cinco años, contados a partir de la producción del documento, y este período se caracteriza por un movimiento constante de la documentación, la cual debe estar muy cerca de la oficina productora para que sirva de apoyo en la realización de nuevos trámites. Durante esta etapa, los documentos, suelen conservarse en archivadores metálicos.
Aunque exista un jefe responsable en la instancia correspondiente, operativamente los archivos de gestión son atendidos generalmente por oficinistas y secretarias(os) Es aquí donde se llevan a cabo funciones archivísticas muy importantes desde el nacimiento de los documentos,
como son: reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar,
transferir, administrar, y facilitar la documentación producida por la oficina correspondiente y que debe manteniéndose técnicamente organizada, ya que generalmente, después de cinco años pueden ser remitidos al Archivo Central.
¿Qué se entiende por Gestión Documental?
ÓEl concepto de Ógestión de documentos apareció por primera vez en los Estados Unidos y tiene sus antecedentes en los primeros años de la República. En el año 1887 se formó el primer comité que buscaba la eficiencia en el tratamiento de los papeles de Gobierno..... Durante la Segunda Guerra Mundial, el Departamento de Marina de los Estados Unidos desarrolló un programa de Ógestión de documentos que sirvió de base para la implantación de programas similares en otras oficinas gubernamentales.....
Posteriormente, el ejemplo de los Estados Unidos es seguido por otros países..... De acuerdo con Antonia Heredia, el término Ógestión de documentos
fue incluido en el Diccionario del Consejo Internacional de Archivos, editado en 1984 (1)
(1) Dirección General del Archivo Nacional. Colección Cuadernillos del Archivo Nacional. Serie ¿Qué es y qué hace un Archivo?. IX Jornada para el desarrollo archivístico. Memoria. Gestión de documentos. La Gestión de Documentos, visión panorámica. María Teresa Bermúdez Muñoz. 1995
La gestión de documentos es un proceso que comprende todo el ciclo vital de los documentos, desde la producción hasta su conservación definitiva en un archivo final o su eliminación y su aplicación se refleja en los archivos de gestión, centrales,
intermedios y finales.
¿Qué se entiende por documento?
El concepto documento, etimológicamente procede del latín Ódocumentum, derivado del verbo Ódocere, que tiene el significado de instruir o enseñar. Se pueden encontrar en diversos soportes...
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