Manual de procedimientos para la solicitud de subvenciones a los sujetos privados. Procedimiento para el giro de subvenciones económicas a sujetos privados, de 26 de Noviembre de 2014

INSTITUTO COSTARRICENSE DEL DEPORTE

Y LA RECREACIÓN

COMUNICA:

Que en La Gaceta N° 141 del 23 de julio de 2014, se publicó el Reglamento de subvenciones a sujetos privados consignados en el presupuesto del Instituto Costarricense del Deporte y la Recreación por lo que se procede a publicar los siguientes manuales para la solicitud y liquidación de las transferencias giradas por el ICODER a las organizaciones no gubernamentales del deporte y la recreación.

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA SOLICITUD

DE SUBVENCIONES A LOS SUJETOS PRIVADOS

PROCEDIMIENTO PARA EL GIRO DE SUBVENCIONES

ECONÓMICAS A SUJETOS PRIVADOS

1. Procedimiento Requisitos Previos:

   El Plan Anual de Trabajo de las Entidades Deportivas (Art. 43 Ley 7800), será considerado como los requisitos previos para la asignación de un presupuesto ordinario, mismo que presentan cada año el 31 de octubre.

   En caso de que el Sujeto Privado no haya presentado el Plan Anual de Trabajo en la fecha establecida, se considerará como requisito previo la solicitud extraordinaria o extemporánera de la subvención que presente.

2. Asignación de subvenciones:

   b.1) La Autoridad Competente a cargo realizará la asignación de subvenciones para el periodo presupuestario de las diferentes entidades beneficiarias tomando como referencia los criterios que apruebe el Consejo.

   b.2) La Autoridad Competente enviará la recomendación de subvenciones a la Dirección Nacional del ICODER para que sea trasladada al Consejo para la correspondiente aprobación.

   b.3) El Consejo aprueba las subvenciones y comunica el acuerdo tomado a la Autoridad Competente que corresponde.

   b.4) La Autoridad Competente con la respectiva aprobación del Consejo Nacional del Deporte y la Recreación, comunicará vÃa correo electrónico sobre la asignación de las subvenciones a los beneficiarios, adjuntando el Reglamento de Subvenciones del ICODER, el Manual de Solicitud de Trámite de subvenciones, el Manual para Presentar Informes de Liquidación de Subvenciones y el Clasificador por Objeto de Gasto.

3. Trámite de las Subvenciones a los Sujetos Privados:

   c.1) La Autoridad Competente recibe de cada sujeto privado los requisitos para el trámite de la subvención asignada. Para lo cual deben aportar lo siguiente:

   c.1.1 Formulario #1 Carta de Solicitud del trámite de la subvención.

   c.1.2 Formulario #2 Datos Generales de Identificación

   c.1.3 Certificación bancaria de cuenta cliente y cuenta corriente con saldo a la fecha - únicamente se aceptan de la Banca Estatal y donde se manejaran exclusivamente los recursos del ICODER.

   c.1.4 Fotocopia de la cédula de identidad del Representante Legal.

   c.1.5 Formulario #3 Plan de Inversión de la subvención.

   c.1.6 Formulario #4 Presupuesto de Egresos de la subvención.

   c.1.7 Estados Financieros (Estado de Resultados y Balance General).

   c.1.8 PersonerÃa JurÃdica vigente, emisión menor de 3 meses.

   c.1.9 Formulario #5 Declaración Jurada.

   La autoridad Competente deberá verificar vÃa internet que el sujeto privado no tenga deudas con la CCSS y FODESAF, deberá incluir los documentos respectivos en el expediente.

4. Confección del expediente de subvenciones:

   d.1) La Autoridad Competente confeccionará por cada sujeto privado un expediente en el cual se incluyan todos los documentos que se generen de la subvención otorgada.

   d.2) El expediente estará compuesto de los siguientes elementos:

   Requisitos Previos:

   d.2.1 Plan Anual de Trabajo presentado según el art. 43 de la Ley 7800 o en caso de subvenciones extraordinarias la carta de solicitud del sujeto privado.

   Requisitos trámite Subvenciones:

   d.2.2 Aprobación de la subvención por parte del CNDR.

   d.2.3 Comunicado de la subvención a la Entidad Deportiva vÃa correo electrónico.

   d.2.4 Formulario #1 Carta de Solicitud del trámite de la subvención.

   d.2.5 Formulario #2 Datos Generales de Identificación

   d.2.6 Certificación bancaria de cuenta cliente y cuenta corriente con saldo a la fecha - únicamente se aceptan de la Banca Estatal y donde se manejen exclusivamente los recursos del ICODER.

   d.2.7 Fotocopia de la cédula de identidad del Representante Legal.

   d.2.8 Formulario #3 Plan de Inversión de la subvención.

   d.2.9 Formulario #4 Presupuesto de Egresos de la subvención.

   d.2.10 Estados Financieros (Estado de Resultados y Balance General).

   d.2.11 PersonerÃa JurÃdica vigente, emisión menor de 3 meses.

   d.2.12 Formulario #5 Declaración Jurada.

   d.2.13 Constancia de No deudas con la CCSS.

   d.2.14 Constancia de No deudas con FODESAF.

   d.2.15 Boleta Interna para el Trámite de la Subvención.

   d.2.16 Oficio de traslado del expediente al Departamento Financiero Contable.

5. Traslado del expediente del trámite de subvenciones del sujeto privado al Departamento Financiero Contable:

   e.1 La Autoridad Competente procede a folear cada una de los documentos que componen el expediente según la normativa vigente para este procedimiento.

   e.2 La Autoridad Competente procede a trasladar el expediente del trámite de la subvención del sujeto privado al Departamento Financiero Contable en donde verifican los requisitos Financiero - Contables, corroboran que el sujeto privado no tenga liquidaciones de aportes pendientes con el ICODER y nuevamente que el sujeto privado no tenga deudas con la CCSS ni con FODESAF y emiten la Certificación de Contenido Presupuestario.

   e.3 La persona encargada del trámite en el Departamento Financiero Contable, incluye los documentos elaborados en el expediente, los folea, firma la Boleta Interna para el Trámite de la subvención en el apartado que le corresponde y lo traslada a la AsesorÃa Legal.

6. Traslado del expediente del trámite de subvenciones del sujeto privado del Departamento Financiero Contable a la AsesorÃa Legal y su papel dentro del procedimiento de las subvenciones:

   f.1 La persona encomendada en el Departamento Financiero Contable para trasladar el expediente de subvenciones del sujeto privado lo entrega en la Jefatura de la AsesorÃa Legal en donde es recibido y se procede a verificar los documentos de tipo legal, tales como: vigencia de la PersonerÃa JurÃdica, que el sujeto privado se encuentre al dÃa con la CCSS y FODESAF, y otros.

   f.2 El/la abogado/a encargado confecciona el borrador del convenio respectivo y junto con un oficio lo traslada a la Dirección Nacional para la aprobación del mismo.

   f.3 El oficio de la AsesorÃa Legal junto con el borrador del convenio es recibido en la SecretarÃa de la Dirección Nacional, y lo traslada al Director/ra para su valoración y posterior aprobación.

   f.4 Una vez aprobado el borrador del convenio, se confecciona un oficio de la Dirección Nacional avalando el mismo y se traslada de nuevo a la AsesorÃa JurÃdica.

   f.5 La AsesorÃa JurÃdica recibe el oficio de la Dirección Nacional aprobando el borrador del convenio y se procede a confeccionar el convenio...