Resolución. MUNICIPALIDAD DE PURISCAL
Fecha de publicación | 06 Abril 2021 |
Número de registro | IN2021538418 |
Emisor | MUNICIPALIDADES |
MUNICIPALIDAD DE PURISCAL
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL
Y ARCHIVOS DE GESTION
Elaborado por: Licda. Ivannia Jiménez Céspedes
TABLA DE CONTENIDO
Portada
Tabla de contenido
CAPÍTULO I
GENERALIDADES
Artículo 1: Importancia
Artículo 2: Objetivo
Artículo 3: Alcance
Artículo 4: Normativa
CAPÍTULO II
ASPECTOS IMPORTANTES
Artículo 5: Disposiciones
Artículo 6: Definición
Artículo 7: Horario
CAPÍTULO III
FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL
Artículo 8: Funciones
CAPÍTULO IV
COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN
Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS (CISED)
Artículo 9: Conformación
Artículo 10: Responsabilidades
Artículo 11: Tablas de plazo
CAPÍTULO V
ARCHIVOS DE GESTIÓN
Artículo 12: Definición
Artículo 13: Función
CAPÍTULO VI
USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL
Artículo 14. Usuarios
CAPÍTULO VII
EDIFICIO E INSTALACIONES
DEL ARCHIVO CENTRAL
Artículo 15. Ubicación
Artículo 16. Local
CAPÍTULO VIII
INGRESO DE DOCUMENTOS
AL ARCHIVO CENTRAL
Artículo 17. Responsables
Artículo 18. Recepción
CAPÍTULO IX
CONSULTA Y PRÉSTAMO
DE LOS DOCUMENTOS
Artículo 19. Acceso a la información
Artículo 20. Solicitud de acceso
Artículo 21. Préstamo de documentos
Artículo 22. Salida de documentos
Artículo 23. Derecho posesión
Artículo 24. Fotocopiado y reproducción
Artículo 25. Investigación de documentos
Artículo 26. Reglas del usuario
CAPÍTULO X
SELECCIÓN, CONSERVACIÓN
Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS
Artículo 27. Selección y eliminación
Artículo 28. Conservación y custodia
CAPÍTULO XI
INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO
Artículo 29. Informe trimestral
Artículo 30. Informe Desarrollo Archivístico
Artículo 31. Evaluación de Archivos de Gestión
CAPÍTULO XII
PRESUPUESTO Y CAPACITACIONES
Artículo 32. Presupuesto
Artículo 33. Capacitación
CAPÍTULO XIII
RESTRICCIONES Y SANCIONES
Artículo 34. Incumplimiento
CAPÍTULO XIV
REFORMAS Y VIGENCIA
Artículo 35. Reformas
Artículo 36. Vigencia
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVOS
DE GESTIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE PURISCAL
CAPÍTULO I
Generalidades
Artículo 1º—Importancia. El Reglamento Interno de Trabajo, es un instrumento imprescindible en toda institución, debido a que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de la entidad con los trabajadores, siempre que no afecte los derechos mínimos del trabajador. Además, constituye una herramienta necesaria para resolver los conflictos que se llegaren a presentar dentro de la institución, ya que, de no existir, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria. El reglamento interno del trabajo, se encarga de contemplar aquellos aspectos no contenidos de forma expresa por la ley, o que simplemente han quedado al libre albedrío de las partes.
Artículo 2º—Objetivo. Definir las reglas generales al interior del Archivo Central y Archivo de Gestión, con el fin de establecer políticas que cumplan con las necesidades integrales del manejo de la información y del archivo de los documentos.
Artículo 3º—Alcance. El reglamento interno de archivo aplica para todos los procesos de la gestión documental, los instrumentos archivísticos y demás documentos que sobre el tema se elaboren y divulguen, que sirvan estratégicamente para direccionar la función archivística y aplica a todos los empleados de la Municipalidad de Puriscal que tengan la responsabilidad de producir, gestionar, organizar y consultar documentos desde la producción o recibo de la documentación hasta la disposición final de los mismos.
Artículo 4º—Normativa. Fundamento Legal:
• Ley N° 7202 “Ley del Sistema Nacional de Archivos” y su reglamento.
• Ley N° 6227 “Ley General de Administración Pública”.
• Código Penal.
• Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Puriscal.
• Normas de Control Interno.
CAPÍTULO II
Otros aspectos importantes
Artículo 5º—Disposiciones. Las disposiciones contenidas en el siguiente Reglamento regularan las diferentes actividades del Archivo Central y Archivos de Gestión de la Municipalidad de Puriscal, que tiene como meta alcanzar una administración y custodia eficiente de sus documentos, con el fin de garantizar un servicio ágil, oportuno y adecuado para las necesidades de los usuarios.
Artículo 6º—Definición. El Archivo Central es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las oficinas productoras.
Artículo 7º—Horario. El horario del Archivo Central, es jornada continua de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 04:30 p.m., según lo establece el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Puriscal.
CAPÍTULO III
De las funciones del Archivo Central
Artículo 8º—Funciones. El Archivo Central de la Municipalidad es una Unidad Administrativa de Servicio Público que tendrá las siguientes funciones:
• Reunir, clasificar, archivar y conservar la documentación administrativa e histórica de la municipalidad, mediante la normalización de los sistemas y procedimientos archivísticos de la municipalidad.
• Colaborar en el procedimiento de transferencia documental al Archivo Nacional.
• Efectuar limpieza periódica y vela por el mantenimiento adecuado de los documentos en custodia.
• Facilitar el préstamo de documentos de acuerdo a la Ley N° 7202 respetando criterios de acceso y confiabilidad.
• Hacer la clasificación y orden de correspondencia que ingrese al Archivo Central.
• Identificar y ubicar los diversos documentos de archivo pasivo.
• Destruir documentación que ya sido valorada y aprobada para su eliminación.
• Digitalizar documentos y los registra en base de datos y les da seguimiento.
• Mantener debidamente identificados los documentos para su correcta ubicación tanto a nivel físico como digital.
• Realizar funciones de conservación documental tal como: doblado de planos constructivos, y rotulado de los mismos.
• Realizar inventarios de documentos de otras oficinas que se lo soliciten que ya hayan caducado su vigencia administrativa legal para posteriormente digitarla y levantar el acta de eliminación.
• Realizar inventarios de documentos para su eliminación, lista de remisión para envío al Archivo Nacional, conservación documental, clasificación y ordenación de los archivos de gestión.
• Realizar labores de oficina que exigen aplicación de conocimientos elementales de archivística; mecanografía, redacción, estadística, administración, digitación, inventarios, listados, oficios, informes y documentos similares.
• Seleccionar y Archivar diversos documentos, así como llevar el control de trámite y documentación relacionados con sus labores.
• Velar por la conservación y mantenimiento de los documentos en custodia.
• Velar por la custodia, seguridad y adecuado manejo de la documentación.
• Confeccionar y presentar informes sobre las labores que realiza.
• Mantener actualizados todos los archivos.
• Coordinar y colaborar con la Jefatura inmediata todo lo relacionado con el Archivo Central.
• Atender y resolver consultas que le presentan sus superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo.
• Localizar y entregar todo tipo de documentación que se encuentre en custodia del Archivo Central.
• Comprobar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades que desarrolla.
• Llevar controles variados sobre las diferentes actividades que tiene bajo su responsabilidad.
• Realizar labores de oficina que surgen como consecuencia de las labores que lleva a cabo.
• Ejecutar otras tareas propias del cargo.
CAPÍTULO IV
Del Comité Institucional de Selección
y Eliminación de Documentos (CISED)
Artículo 9º—Conformación del CISED. El Comité será integrada según lo que estable la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, Capítulo IV, Artículo 33, de la siguiente manera:
• El Encargado del Archivo Central.
• El Asesor Legal.
• El Superior Administrativo de la entidad.
El comité tendrá las siguientes funciones:
• Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.
• Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.
Artículo 10.—Responsabilidades. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED) será el responsable de definir las políticas, normas, directrices y tomar las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental de la institución.
Artículo 11.—Tablas plazos. La actualización o ajustes que se realicen a las Tablas de Plazos, se deberá someter a consideración y aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED).
CAPÍTULO V
De los Archivos de Gestión
Artículo 12.—Definición. Los Archivos de Gestión, son los responsables de reunir en cada oficina productora la documentación que tramita, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa. Los documentos de este archivo permanecerán en las oficinas administrativas productoras durante un promedio de cinco años, de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación.
Artículo 13.—Función. Los Archivos de Gestión de cada Proceso y Subproceso deberán gestionar el archivo de sus documentos, conforme a lo establecido por el Archivo Central.
Los encargados del Archivo de Gestión deberán:
• Velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad de la información de los documentos de archivo y ser responsables por su organización y conservación.
• Evitar las intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.
• Garantizar el continuo acceso y legitimidad de los documentos.
• Respetar tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco legal vigente.
• Trabajar conjuntamente con los demás e...
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