Resolución. MUNICIPALIDAD DE PURISCAL

Fecha de publicación06 Abril 2021
Número de registroIN2021538418
EmisorMUNICIPALIDADES

MUNICIPALIDAD DE PURISCAL

REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL

Y ARCHIVOS DE GESTION

Elaborado por: Licda. Ivannia Jiménez Céspedes

TABLA DE CONTENIDO

Portada

Tabla de contenido

CAPÍTULO I

GENERALIDADES

Artículo 1: Importancia

Artículo 2: Objetivo

Artículo 3: Alcance

Artículo 4: Normativa

CAPÍTULO II

ASPECTOS IMPORTANTES

Artículo 5: Disposiciones

Artículo 6: Definición

Artículo 7: Horario

CAPÍTULO III

FUNCIONES DEL ARCHIVO CENTRAL

Artículo 8: Funciones

CAPÍTULO IV

COMITÉ INSTITUCIONAL DE SELECCIÓN

Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS (CISED)

Artículo 9: Conformación

Artículo 10: Responsabilidades

Artículo 11: Tablas de plazo

CAPÍTULO V

ARCHIVOS DE GESTIÓN

Artículo 12: Definición

Artículo 13: Función

CAPÍTULO VI

USUARIOS DEL ARCHIVO CENTRAL

Artículo 14. Usuarios

CAPÍTULO VII

EDIFICIO E INSTALACIONES

DEL ARCHIVO CENTRAL

Artículo 15. Ubicación

Artículo 16. Local

CAPÍTULO VIII

INGRESO DE DOCUMENTOS

AL ARCHIVO CENTRAL

Artículo 17. Responsables

Artículo 18. Recepción

CAPÍTULO IX

CONSULTA Y PRÉSTAMO

DE LOS DOCUMENTOS

Artículo 19. Acceso a la información

Artículo 20. Solicitud de acceso

Artículo 21. Préstamo de documentos

Artículo 22. Salida de documentos

Artículo 23. Derecho posesión

Artículo 24. Fotocopiado y reproducción

Artículo 25. Investigación de documentos

Artículo 26. Reglas del usuario

CAPÍTULO X

SELECCIÓN, CONSERVACIÓN

Y ELIMINACION DE DOCUMENTOS

Artículo 27. Selección y eliminación

Artículo 28. Conservación y custodia

CAPÍTULO XI

INFORME DE EVALUACIÓN Y SEGUIMIENTO

Artículo 29. Informe trimestral

Artículo 30. Informe Desarrollo Archivístico

Artículo 31. Evaluación de Archivos de Gestión

CAPÍTULO XII

PRESUPUESTO Y CAPACITACIONES

Artículo 32. Presupuesto

Artículo 33. Capacitación

CAPÍTULO XIII

RESTRICCIONES Y SANCIONES

Artículo 34. Incumplimiento

CAPÍTULO XIV

REFORMAS Y VIGENCIA

Artículo 35. Reformas

Artículo 36. Vigencia

REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL Y ARCHIVOS

DE GESTIÓN DE LA MUNICIPALIDAD DE PURISCAL

CAPÍTULO I

Generalidades

Artículo 1ºImportancia. El Reglamento Interno de Trabajo, es un instrumento imprescindible en toda institución, debido a que se convierte en norma reguladora de las relaciones internas de la entidad con los trabajadores, siempre que no afecte los derechos mínimos del trabajador. Además, constituye una herramienta necesaria para resolver los conflictos que se llegaren a presentar dentro de la institución, ya que, de no existir, sería muy difícil sancionar a un trabajador por algún acto impropio, puesto que no habría ninguna sustentación normativa o regulatoria que ampare una decisión sancionatoria. El reglamento interno del trabajo, se encarga de contemplar aquellos aspectos no contenidos de forma expresa por la ley, o que simplemente han quedado al libre albedrío de las partes.

Artículo 2ºObjetivo. Definir las reglas generales al interior del Archivo Central y Archivo de Gestión, con el fin de establecer políticas que cumplan con las necesidades integrales del manejo de la información y del archivo de los documentos.

Artículo 3ºAlcance. El reglamento interno de archivo aplica para todos los procesos de la gestión documental, los instrumentos archivísticos y demás documentos que sobre el tema se elaboren y divulguen, que sirvan estratégicamente para direccionar la función archivística y aplica a todos los empleados de la Municipalidad de Puriscal que tengan la responsabilidad de producir, gestionar, organizar y consultar documentos desde la producción o recibo de la documentación hasta la disposición final de los mismos.

Artículo 4ºNormativa. Fundamento Legal:

Ley N° 7202 “Ley del Sistema Nacional de Archivos” y su reglamento.

Ley N° 6227 “Ley General de Administración Pública”.

Código Municipal.

Código Penal.

Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Puriscal.

Normas de Control Interno.

CAPÍTULO II

Otros aspectos importantes

Artículo 5ºDisposiciones. Las disposiciones contenidas en el siguiente Reglamento regularan las diferentes actividades del Archivo Central y Archivos de Gestión de la Municipalidad de Puriscal, que tiene como meta alcanzar una administración y custodia eficiente de sus documentos, con el fin de garantizar un servicio ágil, oportuno y adecuado para las necesidades de los usuarios.

Artículo 6ºDefinición. El Archivo Central es el órgano responsable de planificar, organizar, dirigir, normar, coordinar, ejecutar y controlar las actividades archivísticas a nivel Institucional, así como, de la administración, custodia y conservación de la documentación proveniente de los Archivos de Gestión de cada una de las oficinas productoras.

Artículo 7ºHorario. El horario del Archivo Central, es jornada continua de lunes a viernes de 08:00 a.m. a 04:30 p.m., según lo establece el Reglamento Autónomo de Organización y Servicio de la Municipalidad de Puriscal.

CAPÍTULO III

De las funciones del Archivo Central

Artículo 8ºFunciones. El Archivo Central de la Municipalidad es una Unidad Administrativa de Servicio Público que tendrá las siguientes funciones:

Reunir, clasificar, archivar y conservar la documentación administrativa e histórica de la municipalidad, mediante la normalización de los sistemas y procedimientos archivísticos de la municipalidad.

Colaborar en el procedimiento de transferencia documental al Archivo Nacional.

Efectuar limpieza periódica y vela por el mantenimiento adecuado de los documentos en custodia.

Facilitar el préstamo de documentos de acuerdo a la Ley N° 7202 respetando criterios de acceso y confiabilidad.

Hacer la clasificación y orden de correspondencia que ingrese al Archivo Central.

Identificar y ubicar los diversos documentos de archivo pasivo.

Destruir documentación que ya sido valorada y aprobada para su eliminación.

Digitalizar documentos y los registra en base de datos y les da seguimiento.

Mantener debidamente identificados los documentos para su correcta ubicación tanto a nivel físico como digital.

Realizar funciones de conservación documental tal como: doblado de planos constructivos, y rotulado de los mismos.

Realizar inventarios de documentos de otras oficinas que se lo soliciten que ya hayan caducado su vigencia administrativa legal para posteriormente digitarla y levantar el acta de eliminación.

Realizar inventarios de documentos para su eliminación, lista de remisión para envío al Archivo Nacional, conservación documental, clasificación y ordenación de los archivos de gestión.

Realizar labores de oficina que exigen aplicación de conocimientos elementales de archivística; mecanografía, redacción, estadística, administración, digitación, inventarios, listados, oficios, informes y documentos similares.

Seleccionar y Archivar diversos documentos, así como llevar el control de trámite y documentación relacionados con sus labores.

Velar por la conservación y mantenimiento de los documentos en custodia.

Velar por la custodia, seguridad y adecuado manejo de la documentación.

Confeccionar y presentar informes sobre las labores que realiza.

Mantener actualizados todos los archivos.

Coordinar y colaborar con la Jefatura inmediata todo lo relacionado con el Archivo Central.

Atender y resolver consultas que le presentan sus superiores, compañeros y público en general, relacionadas con la actividad a su cargo.

Localizar y entregar todo tipo de documentación que se encuentre en custodia del Archivo Central.

Comprobar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las diferentes actividades que desarrolla.

Llevar controles variados sobre las diferentes actividades que tiene bajo su responsabilidad.

Realizar labores de oficina que surgen como consecuencia de las labores que lleva a cabo.

Ejecutar otras tareas propias del cargo.

CAPÍTULO IV

Del Comité Institucional de Selección

y Eliminación de Documentos (CISED)

Artículo 9ºConformación del CISED. El Comité será integrada según lo que estable la Ley del Sistema Nacional de Archivos N° 7202, Capítulo IV, Artículo 33, de la siguiente manera:

El Encargado del Archivo Central.

El Asesor Legal.

El Superior Administrativo de la entidad.

El comité tendrá las siguientes funciones:

Evaluar y determinar la vigencia administrativa y legal de sus documentos.

Consultar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos cuando deba eliminar documentos que hayan finalizado su trámite administrativo.

Artículo 10.—Responsabilidades. El Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED) será el responsable de definir las políticas, normas, directrices y tomar las decisiones en los procesos administrativos y técnicos de la gestión documental de la institución.

Artículo 11.—Tablas plazos. La actualización o ajustes que se realicen a las Tablas de Plazos, se deberá someter a consideración y aprobación del Comité Institucional de Selección y Eliminación de documentos (CISED).

CAPÍTULO V

De los Archivos de Gestión

Artículo 12.—Definición. Los Archivos de Gestión, son los responsables de reunir en cada oficina productora la documentación que tramita, la cual es sometida a continua utilización y consulta administrativa. Los documentos de este archivo permanecerán en las oficinas administrativas productoras durante un promedio de cinco años, de acuerdo con lo establecido en las tablas de plazos de conservación.

Artículo 13.—Función. Los Archivos de Gestión de cada Proceso y Subproceso deberán gestionar el archivo de sus documentos, conforme a lo establecido por el Archivo Central.

Los encargados del Archivo de Gestión deberán:

Velar por la integridad, autenticidad, veracidad, fidelidad de la información de los documentos de archivo y ser responsables por su organización y conservación.

Evitar las intervenciones que puedan afectar la autenticidad de los documentos.

Garantizar el continuo acceso y legitimidad de los documentos.

Respetar tanto el acceso público como la privacidad de la documentación dentro del marco legal vigente.

Trabajar conjuntamente con los demás e...

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