Resolución. MUNICIPALIDAD DE RÍO

Fecha de publicación21 Agosto 2020
Número de registroIN2020477133
EmisorMUNICIPALIDADES

MUNICIPALIDAD DE RÍO CUARTO

CONCEJO MUNICIPAL DE RÍO CUARTO

REGLAMENTO DE CAJAS CHICAS

Considerando:

1º—Que mediante la Ley de Creación del Cantón XVI Río Cuarto de la provincia de Alajuela, Ley N° 9440 del veinte de mayo del año dos mil diecisiete se crea este cantón.

2º—Que en el artículo 13 del Código Municipal se establece que “Son atribuciones del concejo: (..) c) Dictar los reglamentos de la Corporación, conforme a esta ley (…)”.

3º—Que, en virtud de la imperiosa necesidad de contar con un Reglamento de Caja Chica de la Municipalidad de Río Cuarto, que permita a la administración municipal actuar diligentemente se elaboró una propuesta de Reglamento de Cajas Chicas, la cual fue remitida al Concejo Municipal mediante el oficio N° OF-AL-239-2020 del 24 de julio del dos mil veinte.

4º—Que dicho reglamento se trasladó a la comisión ordinaria de Jurídicos para su correspondiente estudio, análisis y dictamen.

5º—Que el 24 de julio del dos mil veinte la Asesora Legal a. í. de la Municipalidad de Rio Cuarto emitió la Constancia de Legalidad N° CL-001-2020, mediante la cual hace constar que el Reglamento de Cajas Chicas de la Municipalidad de Río Cuarto se apega al ordenamiento jurídico nacional.

6º—Que en fecha sábado 07 de agosto del año 2020 la Comisión de Jurídicos emitió su dictamen N° 001-2020, el cual en su parte dispositiva indica:

“Por tanto; Se acuerda y recomienda a los miembros del Concejo Municipal de Río Cuarto aprobar el textoReglamento de Caja Chica de la Municipalidad de Río Cuarto” y proceder a su respectiva publicación. Adicionalmente autorizar a la administración a hacer la respectiva publicación del “Reglamento de Cajas Chicas de la Municipalidad de Río Cuarto” en el diario oficial La Gaceta.” Por tanto; dicta:

REGLAMENTO DE CAJAS CHICAS

CAPÍTULO I

Artículo 1º—Para los efectos de este reglamento se entenderá por:

a) Arqueo de Caja Chica: Verificación del cumplimiento de la normativa y reglamentación que rige la Caja Chica. Es la constatación de que la documentación que da soporte a los egresos concuerda con los montos autorizados por Caja Chica.

b) Caso fortuito: Llámese así al suceso que sin poder preverse o que, previsto, no pudo evitarse, puede ser producido por la naturaleza o por hechos del hombre.

c) Compra menor: Es la adquisición de bienes y servicios de menor cuantía, que no superen los límites preestablecidos para los vales de caja chica y cuya necesidad sea urgente y requieran atención inmediata.

d) Dependencia usuaria del servicio: Se denomina como tal la dirección, departamento, sección y unidad.

e) Encargado de Caja Chica: La Tesorería Municipal, quien según el numeral 118 del Código Municipal vigente, es quien debe tener a cargo las Cajas Chicas.

f) Fuerza mayor: Acontecimiento (la naturaleza, hecho de un tercero, hecho del príncipe) que no ha podido ser previsto ni impedido y que libera al deudor de cumplir su obligación frente al acreedor, o exonera al autor de un daño, frente al tercero víctima de éste por imposibilidad de evitarlo.

g) Fondo de Caja Chica: Es el fondo fijo de liquidez para la compra de bienes y servicios por montos de menor cuantía, indispensables o de urgencia.

h) Liquidación: Rendición de cuentas que efectúa el funcionario responsable del vale de caja chica, mediante comprobación de los comprobantes originales que sustentan las adquisiciones o servicios recibidos.

i) Tesorería Municipal: El Jefe del Departamento de Tesorería, en la persona de su titular, o bien, en la persona de quien lo sustituya en ese cargo por motivo de vacaciones, incapacidad, permiso con o sin goce de salario cualesquiera otros motivos.

j) Reintegro de fondos: Solicitud de reintegro de dinero que efectúa la Tesorería Municipal al Fondo de Caja Chica para cubrir los gastos efectuados.

k) Vale de Caja Chica: El comprobante que autoriza la entrega por parte del Tesorero Municipal de dinero en efectivo a un funcionario municipal autorizado para tal efecto, de conformidad con este Reglamento.

l) Viáticos y transportes: Son los gastos de viaje y transporte en el interior del país y se pagarán por medio de este fondo, siempre y cuando no supere el máximo establecido para el vale y se tramitarán mediante el formulario diseñado para tal fin.

Este concepto se regirá conforme se establece en el Reglamento de Gastos de Viaje y Transportes para el sector público y sus modificaciones.

Artículo 2º—Este Reglamento tiene por objeto regular la organización y el funcionamiento de los fondos de Caja Chica que la Municipalidad tenga establecidos o establezca en sus dependencias.

Artículo 3º—Se establece un fondo de caja chica cuyo monto será de seiscientos mil colones exactos (¢600.000,00). Fondos que podrán ser utilizados para el área administrativa y para la Unidad Técnica de Gestión Vial Municipal proveniente de la Ley de Simplificación y Eficacia Tributaria, Ley 8114. Estas sumas aumentarán automáticamente de forma anual de conformidad con los índices de inflación publicados por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio. Este aumento automático surtirá efectos en el mes de enero de cada año.

Artículo 4º—La custodia del fondo de caja chica será responsabilidad de la Tesorería según Código Municipal, la Ley de Administración Financiera, y demás normativa vigente y aplicable en la materia, correspondiéndole a este funcionario revisar semestralmente ese fondo proponer ante el Concejo Municipal, el aumento que se estime conveniente, ajustándose preferiblemente a las estimaciones del Contador para satisfacer las necesidades institucionales de los bienes y servicios que deben adquirirse por este medio.

Artículo 5º—Ningún pago por caja chica podrá exceder el monto de cien mil colones exactos (¢100.000,00).

Artículo 6º—La Caja Chica funcionará mediante el sistema de cuenta corriente y mantendrá dinero en efectivo, siempre que se cumpla con una caja fuerte para resguardar este dinero dentro de las instalaciones municipales. De lo contrario se manejará el fondo en la cuenta bancaria que posee la Municipalidad en el Banco de Costa Rica o en cualquier otra entidad bancaria que encuentre a bien. Todos estos fondos, se utilizarán exclusivamente para atender exclusivamente la adquisición de bienes y servicios de conformidad con el artículo 9º de este Reglamento, así como para pagar viáticos y gastos de viaje.

Artículo 7º—La Caja Chica mantendrá siempre el total del monto asignado, el cual estará integrado de la siguiente forma: dinero en efectivo según lo dispuesto en el artículo 6º de este reglamento, vales liquidados, vales pendientes de liquidación y vales en trámites de reintegro. En ningún momento ni por motivo alguno, se podrán sustituir estos valores por otros de naturaleza distinta al de Caja Chica.

Artículo 8º—La Caja Chica recibirá devoluciones de dinero en efectivo, cuando son de este tipo. Cuando los vales se entreguen al funcionario solicitante mediante transferencia electrónica, depósito bancario este deberá de ser devuelto mediante la misma forma en que se giró el dinero.

Artículo 9º—La compra de bienes y/o servicios se tramitará por el fondo de caja chica, solamente cuando se den las siguientes condiciones:

a) Si en la Bodega Municipal no hay existencia del bien que se solicita.

b) Si ninguna dependencia o funcionario de la Municipalidad, según sus funciones, está en posibilidad de prestar el servicio de que se trate.

c) Cuando de existir comprobada emergencia en la que el equipo automotor de la Municipalidad requiere de urgencia las adquisiciones de suministros, repuestos o servicios especializados para seguir funcionando de forma normal, así como otros asuntos o servicios que requieran de una atención inmediata y no puedan esperar el proceso normal de Contratación.

d) Si el bien o servicio son tan indispensables y de verdadera urgencia que se justifique su pago fuera de los trámites ordinarios que establece la Ley y el Reglamento de Contratación Administrativa.

CAPÍTULO II

Del vale o adelanto

Artículo 10.—El vale de caja chica debe emitirse en original y copia, debidamente prenumerado en forma consecutiva. Será suministrado a las jefaturas de las dependencias municipales, por el Departamento de Tesorería de la Municipalidad.

Artículo 11.—El Vale se tramitará únicamente cuando cumpla con todos y cada uno de los siguientes requisitos:

a) Debe completarse, indicando la fecha, el monto exacto y los artículos y/o servicios que se comprarán. No se permitirá que el documento contenga borrones ni tachaduras;

b) Deberá contar con la firma de autorización del gasto por parte de la Alcaldía, de conformidad con lo que establece el inciso h) del artículo 17 del Código Municipal;

c) Debe contar con el nombre y firma del funcionario que realizará el retiro del dinero en efectivo;

d) Debe estar la firma y nombre de la jefatura inmediata;

e) Contendrá constancia de la Oficina de Control de Presupuesto sobre verificación de existencia de contenido presupuestario; y

f) Detalle de la compra de bienes y/o servicios que se pretenden adquirir.

Artículo 12.—Para el trámite de compra por el fondo de caja chica, el funcionario que lo gestione para la adquisición de bienes y servicios deberá solicitar ante la Tesorería Municipal, el respectivo comprobante de exoneración del pago del impuesto al valor agregado (IVA).

Artículo 13.-No se entregará otro vale de caja chica a un funcionario que tenga pendiente la liquidación de un vale anterior.

CAPÍTULO III

De la liquidación

Artículo 14.—Los vales de Caja Chica deberán ser liquidados dentro del día se siguiente a la entrega del dinero en efectivo, salvo aquellos casos en donde por razones de caso fortuito o fuerza mayor no puedan liquidarse en ese plazo, en cuyo caso podrá hacerse con posterioridad, debiendo el funcionario municipal justificar el retraso mediante nota que deberá contar con el visto bueno de su jefe inmediato.

Artículo 15.—Cuando por algún motivo la compra no se lleve a cabo, el funcionario que ha recibido el dinero del vale de Caja Chica, deberá hacer ...

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