Obligación de mantener actualizado el Registro de Sanciones en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), de 11 de Junio de 2018

Emisor:Ministerio de Hacienda
 
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MINISTERIO HACIENDA

CIRCULAR DGABCA-0019-2018

DE: Fabián David Quirós Álvarez

Director General

PARA: Máximos (as) Jerarcas

Instituciones y órganos del Sector Público

FECHA: 11 de junio, 2018

ASUNTO: Obligación de mantener actualizado el Registro de Sanciones en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP)

Estimados (as) señores (as):

La Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, (en adelante DGABCA), de acuerdo con lo dispuesto en los artículos 99 incisos a) y k) así como 128 de la Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del 18 de setiembre de 2001 y en ejercicio de las atribuciones que le confiere el inciso c) del artículo 103 de la Ley de Contratación Administrativa (LCA) de 02 de mayo de 1995, para evaluar los procedimientos de contratación Administrativa, a fin de ajustarlos a la satisfacción del interés público y al amparo de los principios de transparencia y publicidad, les reitera la obligación a cargo de cada administración activa, de actualizar su Registro de Proveedores Apercibidos e Inhabilitados, así como de registrar oportunamente y en forma debida, todas aquellas sanciones vigentes impuestas a particulares. Lo anterior con fundamento en el párrafo final del artículo 223 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, a efecto de que esa información pueda ser consultada en el Registro de Sanciones contenido en el Sistema Integrado de Compras Públicas (SICOP), que como se sabe, es el Sistema digital unificado de compras públicas, indicado en el artículo 40 de la LCA.

Por lo anterior y sin excepción, todas las instituciones y órganos del sector público, deberán mantener actualizada la información referente al Registro de Sanciones impuestas a particulares en el SICOP, con arreglo a lo establecido en los artículos 99 y 100 de la LCA.

Para esos efectos, las instituciones y órganos del Sector Público deben proceder como se indica:

. En el caso de los procedimientos de contratación administrativa realizados por medio del SICOP en los que se abra un proceso sancionatorio con fundamento en los artículos 99 y 100 de la LCA, estos procesos deberán registrarse en el módulo denominado "Procedimiento administrativo y sancionatorio" siguiendo el debido proceso, conforme el trámite respectivo disponible en la plataforma SICOP; posteriormente, si la Administración impone una sanción al contratista, ésta deberá ser registrada en el Módulo de "Sanciones" haciendo indicación al menos del número del Acto Final del procedimiento efectuado, según corresponda.

  1. En caso de que la sanción impuesta corresponda a una inhabilitación ante toda la Administración Pública, ésta deberá publicarse en el Diario Oficial La Gaceta, para luego ser debidamente registrada en el SICOP conteniendo al menos la siguiente información: número y fecha de la resolución, fecha en que adquirió firmeza, número y fecha de La Gaceta en que fue publicada, fecha de inicio y término de la sanción impuesta, así como la (s) línea (s) en las que fue inhabilitado el contratista, según sea el caso.

  2. De igual forma, en los casos de aquellas contrataciones efectuadas fuera del SICOP, dicha circunstancia no será óbice para que la Administración activa lleve a cabo el correspondiente registro del procedimiento sancionatorio que esté efectuando, o bien de la imposición de una sanción a particulares. A ese efecto deberá pedir un acceso para registrar dicha información en el SICOP, así como reportar esa situación ante la DGABCA.

    Aunado a lo anterior, todas las instituciones y órganos del sector público deberán remitir a la DGABCA la información del funcionario encargado de llevar el registro y dar mantenimiento del módulo de Registro de Sanciones en el SICOP, con indicación del nombre, número de cédula de identidad, correo electrónico, número de teléfono de contacto y nombre de la institución. Lo anterior en forma exclusiva al correo electrónico: bienesycontratación@hacienda.go.cr.

    Finalmente, para lo pertinente, se adjuntan los instructivos "Administración del Expediente Electrónico del Procedimiento Administrativo" (M-PS-016-06-2014) y "Registro y Gestión de Sanciones a proveedores comerciales" (M-PS-022-01-2018), los cuales también pueden ser descargados del SICOP. Para ello deberán ingresar a la página principal de la plataforma, accediendo al recuadro colocado al extremo izquierdo denominado "Centro de Atención" ingresando al enlace "Información para Usuarios", en la opción "Manuales de procesos para instituciones" o solicitarlos a la DGABCA por medio del correo electrónico: morafj@hacienda.go.cr..-

    (Nota de Sinalevi: El presente instructivo "Administración del Expediente Electrónico del Procedimiento Administrativo" (M-PS-016-06-2014) fue proporcionado por el Ministerio de Hacienda y se transcribe a continuación:)

    Contenido 1. Diagrama inicio del procedimiento.......................................... ¡Error! Marcador no definido. 2. Descripción de roles que participan en el procedimiento administrativo......................... 4 3. Tipos de procedimientos administrativos................................................................................... 4 4. Tramite del inicio del procedimiento administrativo ............................................................ 5 4.1 Elaboración del inicio del procedimiento administrativo a oferta individual............5 4.1.1 Inhabilitación o apercibimiento...................................19 4.1.2 Resolución de contrato, rescisión de contrato unilateral y por mutuo acuerdo .......25 4.1.3 Ejecución de garantía.........................................26 4.1.4 Nulidad absoluta evidente y manifiesta..............................28 4.1. 5 Contrato irregular...........................................29 4.1.6 Daños y perjuicios...........................................33 4.1.7 Multa y cláusula penal.......................................34 4.1.8 Otros.................................................35 4.2 Elaborar el inicio del procedimiento administrativo en convenio marco y según demanda.36 4.3 Elaborar inicio de procedimiento administrativo a oferente con participación en consorcio.39 4.4 Guardar y modificar el inicio del procedimiento administrativo..................43 5. Aprobación del inicio del procedimiento administrativo.......................47 5.1 Solicitar aprobación del inicio del procedimiento administrativo..................47 5.2 Consultar respuesta de la solicitud de aprobación.........................53 6. Nombramiento/conformación del Órgano Director.........................59 6.1 Solicitar el nombramiento/conformación del Órgano Director..................59 6.2 Consultar el nombramiento/conformación del Órgano Director...................64 7. Versiones del inicio del procedimiento................................66 3 1. Diagrama inicio del procedimiento A continuación se muestran los pasos generales para tramitar el inicio del procedimiento administrativo y el rol que debe tener el funcionario que realice el proceso.

  3. Descripción de roles que participan el en inicio del procedimiento administrativo

    En la etapa del inicio del procedimiento administrativo deben participar los usuarios con los siguientes roles:

    1. Administrador de contrato 9: Aplica para usuarios encargados de tramitar el inicio del procedimiento administrativo/sancionatorio.

    2. Aprobador en el procedimiento administrativo/sancionatorio: Aplica para usuarios que aprueban el inicio del procedimiento administrativo/sancionatorio.

  4. Tipos de procedimientos administrativos Mer-link cuenta con un módulo para tramitar en forma electrónica el procedimiento administrativo para los siguientes tipos:

    - Inhabilitación y Apercibimiento

    -Ejecución de la garantía

    -Resolución de contrato, rescisión de contrato por mutuo acuerdo y rescisión unilateral de contrato

    -Aplicación de multa y cláusula penal

    -Contrato irregular

    -Daños y perjuicios

    -Nulidad absoluta

    -Entre otros.

  5. Tramite del inicio del procedimiento administrativo

    A continuación se procede a detallar los pasos para el trámite el inicio del procedimiento administrativo:

    Al finalizar el usuario con el rol Administrador de contrato 9, estará en capacidad de:

     Elaborar el inicio del procedimiento administrativo a una oferta individual

     Iniciar el inicio del procedimiento administrativo cuando la contratación media el convenio marco o la entrega se pactó según demanda.

     Confeccionar el inicio del procedimiento administrativo a una oferta en consorcio.

     Guardar, modificar y solicitar aprobación del inicio del procedimiento administrativo.

     Consultar la respuesta de la solicitud de aprobación del inicio del procedimiento administrativo.

     Solicitar el nombramiento/conformación del Órgano Director.

     Consultar el nombramiento/conformación del Órgano Director.

     Versiones del inicio del procedimiento

    4.1 Elaborar el inicio del procedimiento administrativo a oferta individual

    Para confeccionar el inicio del procedimiento administrativo a una oferta individual se deben seguir los siguientes pasos:

     Realizar inicio de sesión en el portal de Mer-Link (www.mer-link.co.cr).

    · Pulse la opción "Procedimiento administrativo y sancionatorio", ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla.

    · El sistema activa el menú "Procedimiento administrativo y sancionatorio", donde debe seleccionar la opción "Inicio del procedimiento".

    · Se despliega la pantalla "Listado de inicio de procedimiento". Para realizar una búsqueda específica se utilizan los filtros ingresando la información correspondiente, luego se oprima el botón consultar, para utilizar esta búsqueda el inicio del procedimiento debe tener al menos el estado de "En proceso".

    · Bien! Ahora se inicia la elaboración de un inicio del procedimiento administrativo a una...

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