Procedimiento para las Donaciones de Asfalto y Emulsión Asfáltica, de 14 de Agosto de 2015
| Emisor | Refinadora Costarricense de Petróleo |
REFINADORA COSTARICENSE DE PETRÃLEO S.A
Procedimiento para las Donaciones de Asfalto y Emulsión Asfáltica
AS-08-02-036
Programa "CAMINOS PARA EL DESARROLLO"
Revisado por: Licda. Marlene RodrÃguez González (10-08-2015)
Aprobado por: Ing. Sara Salazar Badilla (14-08-2015)
Rige: 1-9-2015
1. Propósito
El presente procedimiento regula todo lo concerniente a la donación de asfalto y de emulsión asfáltica a las municipalidades o concejos municipales de distrito del paÃs, autorizadas por ley y acordadas por RECOPE.
2. Alcance
Involucra todas las donaciones de asfalto o de emulsión asfáltica que se autoricen a las municipalidades o concejos municipales de distrito, desde la solicitud de donación a la Presidencia de RECOPE, hasta a la entrega del producto final y su supervisión.
3. Responsabilidades
Es responsabilidad de los funcionarios de la Presidencia, Departamento IngenierÃa de la Gerencia de Desarrollo y el Departamento de Facturación; velar por el cumplimiento de este procedimiento.
4. Fundamento normativo
De conformidad con lo estipulado en:
Constitución PolÃtica, artÃculos 11 y 169
- Código Municipal Ley No 7794 del 30 de abril de 1998, numeral 17 inciso n), ArtÃculo 67
- Ley General de Control Interno No 8292 del 31 de julio de 2002, artÃculos 1, 7, 10, 15
- Ley de la Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos, Ley N° 8131 del18 de setiembre de 2001 ArtÃculo 1, 5 inciso f y su reglamento
5. Condiciones generales
5.1. Las municipalidades puede realizar la solicitud de donación (Anexo 3) utilizando los siguientes mecanismos:
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VÃa correo electrónico, utilizando firma digital en la solicitud.
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Enviando los documentos firmados originales vÃa Correos de Costa Rica
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Presentando los documentos en Oficinas Centrales de RECOPE.
En este caso, se pueden enviar los documentos previamente en forma electrónica para ser revisados, y una vez que cumplan con todos los requisitos, se pueden presentar fÃsicamente.
El resumen del trámite de donaciones se encuentra en Anexo 2: Ficha de Trámites y Servicios "Caminos para el Desarrollo: Donaciones de Asfalto y Emulsión Asfáltica".
5.2. El importe anual máximo susceptible de donar a una municipalidad, no podrá ser superior a un 10% del presupuesto total que la Empresa haya destinado para tales efectos para ese año.
5.3. RECOPE se reserva la discrecionalidad de suspender temporalmente la autorización o la entrega de donaciones.
5.4. El Presidente de RECOPE establecerá a inicio del año por escrito la cantidad máxima en litros y colones que se donará a las municipalidades y concejos municipales de distrito del paÃs.
5.5. El Presidente nombrará formalmente a los funcionarios encargados de las donaciones (titular y suplente) y a los funcionarios que realizarán las visitas previas y postejecución, de las obras.
5.6. El Presidente emitirá la autorización de donación a las municipalidades y consejos municipales con el siguiente detalle:
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Recomendará que las auditorÃas internas incorporen en los Programas de Trabajo Anual, una evaluación de lo donado por RECOPE.
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Solicitará que deben dar a conocer a la comunidad la donación realizada por RECOPE. Se debe utilizar el diseño del Anexo 1 para su divulgación.
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Indicará que deben de presentar un informe conclusión de obra antes de finalizar el año en que se otorgó la donación.
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Que el destino de la donación se puede cambiar solamente con previa autorización del Presidente de Recope.
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Que tiene 45 dÃas hábiles para retirar el producto, caso contrario deberá solicitar una prórroga.
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Que debe enviar la comunicación oficial sobre los datos del transportista, la autorización para el retiro y la fecha de retiro, firmado por el alcalde al Departamento de Facturación de la Gerencia de Distribución y Ventas de RECOPE.
5.7. En épocas de campaña electoral, el Presidente suspenderá las donaciones de asfalto y emulsión asfáltica durante la veda publicitaria, dispuesta en el artÃculo 142 del Código Electoral.
5.8. El Presidente podrá autorizar otra donación en un mismo año a las municipalidades o concejos municipales de distrito, cuando:
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Se hayan presentado el informe de conclusión de obra,
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Se haya realizado el estudio técnico post-ejecución por parte de RECOPE,
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Se ordene por parte de la Presidencia el archivo del anterior expediente.
5.9. Toda la documentación relacionada con una donación se archivará en un expediente fÃsico, si la documentación es presentada fÃsicamente. Este expediente debe ser digitalizado y almacenado en el gestor de contenido empresarial (Alfresco) debidamente actualizado. Cada vez que se adicione un documento al expediente fÃsico debe digitalizarse. Si la documentación se presenta en formato digital, se mantendrá únicamente el expediente digital, siguiendo los lineamientos de gestión documental de la Empresa.
5.10. Los servidores de RECOPE, serán responsables...
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