Resolución
| Fecha de publicación | 31 Mayo 2022 |
| Número de registro | IN2022647340 |
| Emisor | INSTITUTO DE FOMENTO COOPERATIVO |
PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS
LIBROS DE LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS
EN FORMA FÍSICA Y DIGITAL
JUNTA DIRECTIVA
Con fundamento en el artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP; artículos 1 y siguientes de la Ley 8454 denominada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, del 13 de octubre de 2005; artículos 1, 4 y 5 de la Ley N° 8220, denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, del 11 de marzo de 2002.
Considerando:
I.—Que el artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP, establece que las asociaciones cooperativas que existan en el país deberán cumplir con los siguientes requisitos: a) Llevar un libro de actas, registros de asociados y de contabilidad en idioma español, debidamente sellados y autorizados por el Instituto Nacional de Fomento Cooperativo.
II.—Que la Ley 8220 denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, al Alcance 22, en su artículo 4º establece que todo trámite o requisito, para ser exigido al administrado, deberá estar sujeto y fundamentado en la ley, debidamente publicado en el Diario Oficial La Gaceta, junto con los instructivos, manuales y formularios correspondientes.
III.—Que la Ley 8454 denominada Ley de Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, publicada en el Diario Oficial La Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, en su artículo 1º, faculta a las entidades públicas a utilizar los certificados, firmas digitales y documentos electrónicos, dentro de sus respectivos ámbitos de competencia, lo cual será de aplicación para el INFOCOOP. La misma ley establece en su artículo 3, que cualquier manifestación con carácter representativo o declarativo, expresada o transmitida por un medio electrónico o informático, es jurídicamente equivalente a los documentos que se otorguen, residan o transmitan por medios físicos; y que en cualquier norma del ordenamiento jurídico en la que se haga referencia a un documento o comunicación, se entenderán de igual manera tanto los electrónicos como los físicos.
IV.—Que el Gobierno de la República mediante la plataforma de Gobierno Digital ha procurado en los últimos años promover la responsabilidad ambiental por medio de la implementación de la conectividad entre entes de gobierno mediante el uso de las tecnologías de información y políticas de reducción en el consumo de papel. Además, según Pronunciamiento C-077-2011, de fecha 5 de abril del 2011, y otros, emitidos por la Procuraduría General de la República, a partir del artículo 3 de la Ley de Firma Digital y Certificados Digitales, el ordenamiento costarricense claramente reconoce que existe equivalencia funcional entre documento físico o en papel y los documentos electrónicos o digitales. De igual manera, el órgano procurador, considera que dicho artículo obliga a interpretar cualquier norma jurídica en que se haga referencia a un documento, como comprensiva tanto al documento electrónico como al físico.
V.—Que la Junta Directiva aprobó el Reglamento 4134 del 21 de abril de 2020, denominado Reglamento de uso de certificados, firma digital y documentos electrónicos del Instituto Nacional de Fomento Cooperativo. VI.- Que, en aras de regular los procedimientos de legalización y reposición de los libros de los organismos cooperativos en forma digital, se hace necesario establecer los lineamientos necesarios que motiven el marco regulatorio para dicho proceso.
Por tanto, la junta directiva emite el siguiente:
PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS
LIBROS DE LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS
EN FORMA FÍSICA Y DIGITAL
Disposiciones Generales
Artículo 1°—Objeto. El presente procedimiento tiene por objeto la instrumentalización del artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de Asociaciones Cooperativas y creación del INFOCOOP, de forma tal que los organismos cooperativos puedan llevar si lo tienen a bien los libros legalizados físicamente o en forma digital o electrónica.
Artículo 2°—Definiciones. Para los fines del presente reglamento, se entenderá por:
a) Certificado digital: Es una estructura de datos creada y firmada digitalmente por un certificador, del modo y con las características que señalan la Ley 8454, su Reglamento D.E. N° 33018.MP-MICIT y este procedimiento, cuyo propósito primordial es posibilitar a las personas suscriptoras, la creación de firmas digitales, así como la identificación personal en transacciones o actos jurídicos electrónicos) Documento digital: Aquel archivo en cualquier programa informático en el cual la información está registrada en formato electrónico, sobre un soporte electrónico, y que requiere de dispositivos informáticos para la consulta, y que necesariamente debe firmarse digitalmente).
Firma digital: Es el conjunto de datos adjuntos o lógicamente asociados a un documento electrónico, que permite identificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico) Libro formato digital: Versión electrónica o digital de los libros tradicionalmente impresos en papel.
e) Número de autorización de legalización: Elemento numérico mediante el que se autorizará la legalización de los libros y que se compondrá de los elementos que determine el INFOCOOP. Puede ser alfanumérica.
Artículo 3°—Competencia para la legalización de libros sociales. Corresponde al INFOCOOP por medio de su Departamento de Supervisión Cooperativa, la autorización de legalización de los libros a los organismos cooperativos. Corresponderá a Tecnologías de Información y Comunicación, brindar el soporte informático para brindar la autorización de libros formato digital.
Legalización física de libros empastados
o llevados en hojas sueltas
Artículo 4°—Solicitud de legalización. En el momento del ingreso de los libros, el asistente ejecutivo del Departamento de Supervisión Cooperativa extenderá un “Recibo de Libros Legales”, el cual SIN NINGUNA EXCEPCIÓN deberá ser presentado por la persona que posteriormente retire los libros.
En caso de que los retire otra persona diferente a la que los entregó, deberá presentar una autorización del gerente para tal efecto. Toda cooperativa u organismo cooperativo de reciente inscripción, debe presentar un juego completo de los siguientes libros de actas (o legales) y contables, carentes de transcripciones:
- Actas para Asambleas Generales.
- Actas para Consejo de Administración.
- Actas para Comité de Vigilancia.
- Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (excepto los organismos auxiliares).
- Diario
- Mayor.
- Inventarios y Balances.
- Registro Permanente de Asociados o Afiliadas (Ver anexo 1).
- Actas para Comisión de Crédito (para cooperativas de ahorro y crédito).
Queda a salvo el caso de la cooperativa u organismo cooperativo que solicite a Supervisión Cooperativa, la autorización para llevar sus libros de actas (legales) y contables por medio del sistema digital, según lo dispuesto en el apartado siguiente del presente procedimiento.
Artículo 5°—Recibido de los libros. En el momento del ingreso de los libros, el asistente ejecutivo del Departamento de Supervisión Cooperativa extenderá un “Recibo de Libros Legales”, el cual SIN NINGUNA EXCEPCIÓN deberá ser presentado por la persona que posteriormente retire los libros. En caso de que los retire otra persona diferente a la que los entregó, deberá presentar una autorización del gerente para tal efecto.
Artículo 6°—Cierre y apertura. Para el cierre y legalización de un nuevo libro, de previo a la presentación ante el Departamento de Supervisión para el cierre, el libro de actas deberá ser encuadernado y empastado para su debida conservación, con un espacio libre mínimo de ocho renglones en su último folio para imprimir el sello de cierre. (Ver artículo 7).
Artículo 7°—Uso de hojas sueltas. Se autoriza el uso de hojas sueltas en los libros de Actas, siempre y cuando las hojas por legalizar se presenten debidamente foliadas con el número consecutivo en la esquina superior derecha, con la impresión tanto de la razón social como del número de cédula de persona Jurídica de la cooperativa en uno o ambos lados, según vaya a utilizarse a la hora de Imprimir. Deberá identificarse cada hoja con el nombre del órgano social respectivo. Para efectos prácticos, así como de conservación y manejo de los libros en hojas sueltas, la cantidad de este tipo de hojas a legalizar se restringe a un número máximo de quinientos folios, salvo la excepción indicada en el último párrafo del presente punto; entendiéndose que cada libro debe iniciar con el folio número uno, sin que puedan legalizarse libros con una numeración, posterior al folio quinientos. En los casos de los organismos cooperativos en las que el volumen de sus operaciones y actividades hace necesario que sus órganos sociales sesionen constantemente, o bien dicha situación genera que el tamaño de las actas que corresponden a cada sesión sea considerable, y por dichos motivos -entre otros- requieran una cantidad mayor de folios legalizados, podrán solicitarle al Área de Supervisión Cooperativa, mediante un acuerdo del Consejo de Administración firmado por el Presidente y el Secretario en el cual se autorice al Gerente, valorar se extienda la legalización a un máximo de 2000 folios, exponiendo las razones que así lo justifiquen.
Artículo 8°—Libros contables. Los tres libros de contabilidad (diario, mayor, inventarios y balances) pueden ser registrados en forma manual, empastados o en hojas sueltas, a criterio del organismo cooperativo.
Artículo 9°—Registro de asociados. Para la legalización del registro de asociados, deberá emplearse el modelo que contempla la información básica que debe anotarse en el mismo, elaborado por el Departamento de Supervisión. (Ver anexo 2).
Artículo 10.—Pla...
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