Resolución

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS

LIBROS DE LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS

EN FORMA FÍSICA Y DIGITAL

JUNTA DIRECTIVA

Con fundamentoenelartículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de AsociacionesCooperativas y creación del INFOCOOP; artículos 1 y siguientes de la Ley 8454denominada Ley de Certificados, FirmasDigitales y DocumentosElectrónicos, del 13 de octubre de 2005; artículos 1, 4 y 5 de la Ley N° 8220, denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y TrámitesAdministrativos, del 11 de marzo de 2002.

Considerando:

I.—Que elartículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de AsociacionesCooperativas y creación del INFOCOOP, establece que las asociacionescooperativas que existanenelpaísdeberáncumplir con lossiguientesrequisitos: a) Llevar un libro de actas, registros de asociados y de contabilidadenidiomaespañol, debidamentesellados y autorizadosporel Instituto Nacional de FomentoCooperativo.

II.—Que la Ley 8220 denominada Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y TrámitesAdministrativos, publicadaenelDiarioOficialLa Gaceta N° 49 del 11 de marzo del 2002, al Alcance 22, ensuartículo 4º establece que todotrámite o requisito, para ser exigido al administrado, deberáestarsujeto y fundamentadoen la ley, debidamentepublicadoenelDiarioOficialLa Gaceta, junto con losinstructivos, manuales y formularioscorrespondientes.

III.—Que la Ley 8454denominada Ley de Certificados, FirmasDigitales y DocumentosElectrónicos, publicadaenelDiarioOficialLa Gaceta N° 197 del 13 de octubre de 2005, ensuartículo 1º, faculta a las entidadespúblicas a utilizarloscertificados, firmasdigitales y documentoselectrónicos, dentro de sus respectivosámbitos de competencia, lo cualserá de aplicación para el INFOCOOP. La misma ley estableceensuartículo 3, que cualquiermanifestación con carácterrepresentativo o declarativo, expresada o transmitidapor un medio electrónico o informático, es jurídicamenteequivalente a losdocumentos que se otorguen, residan o transmitanpormediosfísicos; y que encualquiernorma del ordenamientojurídicoen la que se hagareferencia a un documento o comunicación, se entenderán de igualmanera tanto loselectrónicoscomolosfísicos.

IV.—Que elGobierno de la República mediante la plataforma de Gobierno Digital ha procuradoenlosúltimosañospromover la responsabilidadambientalpor medio de la implementación de la conectividad entre entes de gobiernomedianteeluso de las tecnologías de información y políticas de reducciónenelconsumo de papel. Además, según Pronunciamiento C-077-2011, de fecha 5 de abril del 2011, y otros, emitidospor la Procuraduría General de la República, a partir del artículo 3 de la Ley de Firma Digital y CertificadosDigitales, elordenamientocostarricenseclaramentereconoce que existeequivalenciafuncional entre documentofísico o enpapel y losdocumentoselectrónicos o digitales. De igualmanera, elórganoprocurador, considera que dichoartículoobligaainterpretarcualquiernormajurídicaen que se hagareferencia a un documento, comocomprensiva tanto al documentoelectrónicocomo al físico.

V.—Que la Junta DirectivaaprobóelReglamento 4134 del 21 de abril de 2020, denominadoReglamento de uso de certificados, firma digital y documentoselectrónicos del Instituto Nacional de FomentoCooperativo. VI.- Que, enaras de regular losprocedimientos de legalización y reposición de loslibros de losorganismoscooperativosen forma digital, se hacenecesarioestablecerloslineamientosnecesarios que motivenelmarcoregulatorio para dichoproceso.

Por tanto, la junta directivaemiteelsiguiente:

PROCEDIMIENTO PARA LA LEGALIZACIÓN DE LOS

LIBROS DE LOS ORGANISMOS COOPERATIVOS

EN FORMA FÍSICA Y DIGITAL

DisposicionesGenerales

Artículo 1°—Objeto. El presenteprocedimientotieneporobjeto la instrumentalización del artículo 98 inciso a) de la Ley 4179 denominada Ley de AsociacionesCooperativas y creación del INFOCOOP, de forma tal que losorganismoscooperativospuedanllevarsi lo tienen a bien loslibroslegalizadosfísicamente o en forma digital o electrónica.

Artículo 2°—Definiciones. Para los fines del presentereglamento, se entenderápor:

a)Certificado digital: Es unaestructura de datoscreaday firmadadigitalmentepor un certificador, del modo y con las características que señalan la Ley 8454, suReglamento D.E. N° 33018.MP-MICIT y esteprocedimiento, cuyopropósito primordial es posibilitar a las personas suscriptoras, la creación de firmasdigitales, asícomo la identificación personal entransacciones o actosjurídicoselectrónicos) Documento digital: Aquelarchivoencualquierprogramainformáticoenelcual la informaciónestáregistradaenformatoelectrónico, sobre un soporteelectrónico, y que requiere de dispositivosinformáticos para la consulta, y que necesariamentedebefirmarsedigitalmente).

Firma digital: Es el conjunto de datosadjuntos o lógicamenteasociados a un documentoelectrónico, que permiteidentificarsuintegridad, asícomoidentificaren forma unívoca y vincularjurídicamente al autor con eldocumentoelectrónico) Libro formato digital: Versiónelectrónica o digital de loslibrostradicionalmenteimpresosenpapel.

e)Número de autorización de legalización:Elementonuméricomedianteel que se autorizará la legalización de loslibros y que se compondrá de loselementos que determine el INFOCOOP. Puede ser alfanumérica.

Artículo 3°—Competencia para la legalización de librossociales.Corresponde al INFOCOOP por medio de suDepartamento de SupervisiónCooperativa, la autorización de legalización de loslibros a losorganismoscooperativos. Corresponderá a Tecnologías de Información y Comunicación, brindarelsoporteinformático para brindar la autorización de librosformato digital.

Legalizaciónfísica de librosempastados

o llevadosen hojas sueltas

Artículo 4°—Solicitud de legalización.Enelmomento del ingreso de loslibros, elasistenteejecutivo del Departamento de SupervisiónCooperativaextenderá un “Recibo de LibrosLegales”, elcual SIN NINGUNA EXCEPCIÓN deberá ser presentadopor la persona que posteriormente retire loslibros.

Encaso de que los retire otra persona diferente a la que losentregó, deberápresentarunaautorización del gerente para talefecto. Toda cooperativa u organismocooperativo de recienteinscripción, debepresentar un juegocompleto de lossiguienteslibros de actas (o legales) y contables, carentes de transcripciones:

-Actas para AsambleasGenerales.

-Actas para Consejo de Administración.

-Actas para Comité de Vigilancia.

-Actas para Comité de Educación y Bienestar Social (exceptolosorganismosauxiliares).

-Diario

-Mayor.

-Inventarios y Balances.

-Registro Permanente de Asociados o Afiliadas (Ver anexo 1).

-Actas para Comisión de Crédito (para cooperativas de ahorro y crédito).

Queda a salvo elcaso de la cooperativa u organismocooperativo que solicite a SupervisiónCooperativa, la autorización para llevar sus libros de actas (legales) y contablespor medio del sistema digital, según lo dispuestoenelapartadosiguiente del presenteprocedimiento.

Artículo 5°—Recibido de loslibros.Enelmomento del ingreso de loslibros, elasistenteejecutivo del Departamento de SupervisiónCooperativaextenderá un “Recibo de LibrosLegales”, elcual SIN NINGUNA EXCEPCIÓN deberá ser presentadopor la persona que posteriormente retire loslibros. Encaso de que los retire otra persona diferente a la que losentregó, deberápresentarunaautorización del gerente para talefecto.

Artículo 6°—Cierre y apertura. Para elcierre y legalización de un nuevo libro, de previo a la presentación ante elDepartamento de Supervisión para elcierre, ellibro de actasdeberá ser encuadernado y empastado para sudebidaconservación, con un espacio libre mínimo de ochorenglonesensuúltimo folio para imprimirelsello de cierre. (Ver artículo 7).

Artículo 7°—Uso de hojas sueltas. Se autorizaeluso de hojas sueltasenloslibros de Actas, siempre y cuando las hojas porlegalizar se presentendebidamentefoliadas con elnúmeroconsecutivoen la esquina superior derecha, con la impresión tanto de la razón social como del número de cédula de persona Jurídica de la cooperativaen uno o ambos lados, segúnvaya a utilizarse a la hora de Imprimir. Deberáidentificarsecada hoja con elnombre del órgano social respectivo. Para efectosprácticos, asícomo de conservación y manejo de loslibrosen hojas sueltas, la cantidad de estetipo de hojas a legalizar se restringe a un númeromáximo de quinientos folios, salvo la excepciónindicadaenelúltimopárrafo del presente punto; entendiéndose que cadalibrodebeiniciar con el folio número uno, sin que puedanlegalizarselibros con unanumeración, posterior al folio quinientos. Enloscasos de losorganismoscooperativosen las que elvolumen de sus operaciones y actividadeshacenecesario que sus órganossocialessesionenconstantemente, o bien dichasituación genera que eltamaño de las actas que corresponden a cadasesión sea considerable, y pordichosmotivos -entre otros- requieranunacantidad mayor de folios legalizados, podránsolicitarle al Área de SupervisiónCooperativa, mediante un acuerdo del Consejo de AdministraciónfirmadoporelPresidente y elSecretarioenelcual se autorice al Gerente, valorar se extienda la legalización a un máximo de 2000 folios, exponiendo las razones que así lo justifiquen.

Artículo 8°—Libroscontables. Los treslibros de contabilidad (diario, mayor, inventarios y balances) pueden ser registradosen forma manual, empastados o en hojas sueltas, a criterio del organismocooperativo.

Artículo 9°—Registro de asociados. Para la legalización del registro de asociados, deberáemplearseelmodelo que contempla la informaciónbásica que debeanotarseenelmismo, elaboradoporelDepartamento de Supervisión. (Ver anexo 2).

Artículo10.—Pla...