Procedimiento para solicitar la reparación y el mantenimiento de los vehículos institucionales con la intermediación de proveedores externos', de 24 de Mayo de 2023
| Emisor | Universidad Nacional |
UNIVERSIDAD NACIONAL
Vicerrectoría de Administración
Programa de Servicios Generales
Sección de Transporte Institucional
"Procedimiento para solicitar la reparación
y el mantenimiento de los vehículos
institucionales con la intermediación de
proveedores externos"
1. Propósito
Definir las actividades necesarias para el adecuado desarrollo del proceso conducente al funcionamiento del Taller Servitec de la Sección de Transporte Institucional que brinda el servicio de revisión y diagnóstico de la flotilla vehicular institucional para su mantenimiento preventivo y correctivo hacia los diferentes usuarios que tienen asignados vehículos institucionales, así como ejercer el mecanismo de control en los diferentes trabajos realizados por los proveedores externos. Lo anterior, como medio que coadyuve a los usuarios y a la Sección de Transporte Institucional para gestionar con mayor eficiencia y eficacia los recursos institucionales.
2. Alcance
Usuarios del servicio de mantenimiento y reparación de vehículos centralizados y descentralizados de la Universidad Nacional, así como los diferentes proveedores externos.
3. Documentos normativos
Documentos
- Reglamento para la Administración y Prestación del Servicio de Transporte Institucional de la UNA.
- Reglamento del Sistema de Gestión del Activo Fijo Institucional de la Universidad Nacional.
- Reglamento de Contratación Administrativa de la Universidad Nacional.
4. Documentos de referencia
Documentos
- Circular UNA-STI-CIRC-007-2021 https://agd.una.ac.cr/share/s/xEpcELTHRjK4oHpUiK93Gg
5. Glosario de términos
5.1 Agencia o taller externo asignado: establecimiento del proveedor adjudicado según la contratación administrativa realizada para el servicio de mantenimiento y reparación de los vehículos institucionales.
5.2 Diagnóstico: es la verificación que se realiza con el fin de certificar la(s) avería(s) reportada(s) por los usuarios que cuentan con vehículo asignado.
5.3 Funcionario responsable: persona física que utiliza y/o custodia el(los) vehículo(s) institucional(es), en el desempeño de sus funciones normales dentro o fuera de la institución, que responde por su adecuado uso e integralidad.
5.4 Mantenimiento correctivo: se refiere a los arreglos o intervenciones que se realizan para arreglar defectos o el malfuncionamiento reportado en el vehículo por los usuarios o que han sido detectados por el personal técnico certificado.
5.5 Mantenimiento preventivo: se refiere al mantenimiento regular y de rutina para ayudar a mantener la flotilla vehicular de la Universidad funcionando adecuadamente, es una intervención sistemática y planificada que se ejecuta en intervalos de tiempo programados que se ejecuta, aunque no existan señas de desgaste o malfuncionamiento.
5.6 Reparaciones menores: son aquellas que se requieren reponer algún elemento o equipo externo necesario para el buen funcionamiento del vehículo de manera sencilla y ágil.
5.7 Taller Servitec: corresponde al área de la Sección de Transporte Institucional compuesta por mecánicos que se encargan de realizar las revisiones y los diagnósticos de los vehículos de la flotilla de la Universidad Nacional.
5.8 Usuarios: son las unidades ejecutoras que tienen vehículos institucionales asignados, tanto de forma centralizada como descentralizada que deben de velar por el mantenimiento preventivo y correctivo de dichos vehículos.
6. Descripción del procedimiento
Secuencia de
etapas
Descripción de las actividades
Responsable
-
Solicita servicio de mantenimiento y reparación.
1.1 Reporta a su jefatura inmediata la falla detectada en el vehículo institucional.
1.2 Completa de forma digital o manual (legible) el formulario, según la situación:
1.2.1 Completa el "Formulario de Reporte de Averías y Solicitud de Reparación de Vehículos Institucionales" (anexo 7.1), cuando la falla presentada sea preventiva (planificada de acuerdo con el tiempo de uso o kilometraje) o correctiva.
1.2.2 Completa el "Formulario de Reparación de Carrocería" (anexo 7.2), cuando tenga relación con el tema de carrocería y pintura.
1.2.3 Completa el "Formulario de Reporte de Incidentes" (anexo 7.3), cuando sufre un incidente y/o accidente que involucre a un tercero.
1.3 Traslada el formulario al correo electrónico transportes@una.cr del Área de Coordinación de Control de la Flotilla Vehicular de la Sección de Transporte Institucional y solicita una cita para la
respectiva inspección.Funcionario responsable
unidad ejecutora
Secuencia de
etapas
Descripción de las actividades
Responsable
1.4 Entrega el formulario de forma física al Área de Coordinación de Control de la Flotilla Vehicular de forma completa y legible, si el chofer es centralizado.
Chofer,
Sección de Transporte Institucional
-
Tramita la
solicitud de mantenimiento y reparación.
1.4 Recibe el formulario, ya sea de forma electrónica o física según corresponda.
1.5 Verifica si corresponde a un mantenimiento preventivo o una posible reparación correctiva o de carrocería.
1.6 Programa y comunica la fecha para la revisión del vehículo institucional a la unidad correspondiente.
Coordinación,
Área de Control de la Flotilla Vehicular, Sección de Transporte Institucional
-
Entrega el vehículo institucional para la
respectiva revisión.
3.1 Entrega el vehículo institucional en la Sección de Transporte Institucional el día y la hora citado para el respectivo diagnóstico y reparación. Si se presentan 15 minutos después de la hora de la cita, deberá solicitar una nueva fecha o bien caso de incidente y/o accidente en ruta al momento del traslado, debe comunicarlo de inmediato a la Coordinación del Área de Control de la Flotilla Vehicular de la Sección de Transporte Institucional.
3.1.1 Solicita a la jefatura de la Sección de Transporte Institucional asistencia, en caso de que el vehículo requiera ser transportado en plataforma o remolque o bien si el suceso ocurriera en un periodo de tiempo no laboral.
Funcionario responsable
unidad ejecutora
3.1.2 Realiza la consulta técnica al mecánico de la situación que le está sucediendo al vehículo institucional con relación a lo indicado en la actividad con el numeral 3.1.1., esto cuando así lo requiera y el mecánico se encuentre dentro su horario laboral. Si es fuera del horario laboral, no se realiza esta actividad y se pasa de una vez a la actividad con el numeral 3.1.3.
Jefatura,
Sección de Transporte Institucional
Secuencia de
etapas
Descripción de las actividades
Responsable
3.1.3 Autoriza o rechaza la contratación del servicio de traslado en plataforma o remolque para el vehículo institucional. Para la cancelación de la factura por contratación del servicio de traslado en plataforma o remolque por cualquier medio, es requisito indispensable, según la normativa vigente, la firma con el visto bueno de la jefatura de la Sección de Transporte Institucional.
3.2 Recuerde que el acceso al taller Servitec es restringido, por lo que solamente la jefatura y los mecánicos de la Sección de Transporte Institucional serán los encargados de la custodia en lo referente al manejo de la...
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