Propuesta de un sistema para la acreditacion de la pequena y mediana empresa.

Author:Jim
Position:Gesti
Pages:251(42)
 
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INDICE DE CONTENIDO Introducción Presentación La necesidad percibida El cliente potencial El mercado meta El servicio principal La acreditación, un servicio continuo Futuros servicios relacionados Los organismos participantes El proceso de acreditación La acreditación asignada La fiscalización como parte del plan de acreditación continua La organización humana requerida La infraestructura requerida Nota aclaratoria ANEXOS Anexo 1: El taller Anexo 2: Guía para la acreditación de la pequeña y mediana empresa Anexo 3: guía para la valoración de la información recolectada mediante la 'guía para la acreditación de la pequeña y mediana empresa' Anexo 4: las normas de comportamiento del sistema para la acreditación de la pequeña y mediana empresa Anexo 6: guía para la valoración de la información suministrada por la empresa Anexo 7: guía para la documentación de la información solicitada para la acreditación de la pequeña y mediana empresa INTRODUCCIÓN

El presente documento contiene una propuesta que el suscrito ha madurado durante más de diez años de estudiar y de trabajar en el sector de la pequeña y mediana empresa (pymes) costarricense. Esta experiencia ha permitido visualizar una modalidad factible y necesaria para fortalecer la labor y expansión de este importante subsector productivo nacional.

El trabajo inicia con un análisis realista sobre los logros y las debilidades mostradas por dichas empresas, y continúa con una propuesta de esfuerzo institucional u organizacional que permitiría afrontar dichas debilidades y acrecentar los logros de este tipo especial y tan difundido de modalidad empresarial en Costa Rica.

El autor considera que la puesta en práctica del sistema propuesto ha de ser asumido por la Escuela de Administración de Negocios de la Universidad de Costa Rica. Su experiencia y calidad histórica le permitirá contar con el respaldo de instituciones públicas empresariales e internacionales requerido para el fortalecimiento productivo a partir de la eventual y deseable creación del sistema 'Siempre Acredita' aquí explicado.

PRESENTACIÓN

Una de las características más significativas de la pequeña y mediana empresa costarricense es la vivencia de un estilo gerencial espontáneo; desarrollado por el gerente según su formación personal, el aprendizaje adquirido a través de la experiencia vivida al frente de la empresa y, la intuición que le depara su sentido común.

En pocas ocasiones, estas personas documentan el modus operandi que les permite llevar a cabo su labor directiva. Usualmente, la empresa carece de informes escritos que evidencian la existencia de aspectos vitales de una empresa tales como el plan estratégico, el plan de mercadeo, el plan de desarrollo del factor humano, el plan de producción, el plan de mantenimiento y administración de activos, entre otros. Quizá la excepción sea la información contable financiera, y ello movido por motivos tributarios más que por convicción personal.

Esta característica representa un punto débil de la pequeña y mediana empresa costarricense por cuanto obstaculiza la formación de una imagen real clara concreta y completa de la empresa, y de su correcta ubicación en las coordenadas del tiempo y del espacio (2). También es un punto débil por cuanto hace girar la existencia de la empresa alrededor de aquellas personas poseedoras de la visión total de la empresa (3), usualmente pocas. Si alguna de estas personas llegase a faltar, la empresa podría ver seriamente comprometida su supervivencia en el corto plazo (4), por más exitoso que sea su peregrinar actual por el mundo empresarial.

Surge entonces la necesidad de crear un sistema de acreditación cuyo fin sea valorar la documentación que respalda la acción directiva emprendida por los gerentes de la pequeña y mediana empresa costarricense (5), principalmente (6). De este modo se generará la información necesaria para construir una imagen veraz y oportuna de la empresa, que ha de estar al alcance de todo aquél interesado en la empresa, especialmente las instituciones financieras y acreedores (7).

Otro aspecto de vital importancia es la subordinación de la empresa hacia aquellos entes rectores de la actividad económica y, el cumplimiento de sus normas y leyes. El sistema de acreditación velará porque la empresa actúe bajo las normas vigentes y de acatamiento obligatorio. Por ejemplo: el control de la contaminación o el cumplimiento de las obligaciones con la Caja Costarricense de Seguro Social, entre otros.

Este sistema también contribuirá con el mejoramiento continuo del desempeño organizacional. La emisión de una serie de opiniones y observaciones respecto del grado de documentación de la acción directiva vigente en la empresa, proporcionará al gerente información útil para la toma de medidas correctivas en torno a su labor gerencial (8).

LA NECESIDAD PERCIBIDA

La necesidad percibida es la carencia de credibilidad experimentada por la pequeña y mediana empresa ante los clientes potenciales, acreedores, proveedores y demás personas físicas o jurídicas, relacionadas o interesadas en interactuar con dichos tipos de empresa. Esta necesidad será solventada mediante la puesta en práctica y consolidación del sistema para la acreditación de la pequeña y mediana empresa, razón de esta propuesta.

EL CLIENTE POTENCIAL

El cliente potencial del sistema de acreditación contenido en este documento es la pequeña y mediana empresa urgida de una valoración externa y creíble de su labor gerencial; que sirva como referencia o carta de presentación a todo aquél interesado --sea persona física o jurídica-- en llevar a cabo transacciones de índole empresarial, con dichos tipos de empresa.

EL MERCADO META

El mercado meta está compuesto por la pequeña y mediana empresa que cumpla con los siguientes requisitos.

-- Contar con al menos dos años de operación formalmente acreditados ante Tributación Directa mediante la presentación de estados financieros,

-- Contar con más de 5 empleados y menos de 100 empleados (según las clasificaciones vigentes, la pequeña empresa cuenta entre 6 y 29 empleados, la mediana cuenta entre 30 y 99 empleados),

-- Estar al día con las obligaciones de la Tributación Directa y de la Caja Costarricense de Seguridad Social,

-- Estar interesada en adquirir reconocimiento nacional, tanto para efectos financieros como de imagen y prestigio.

Un requisito temporal es la ubicación de la empresa. Inicialmente deberá estar situada en la gran área metropolitana, pues ello facilitará significativamente la puesta en práctica del sistema de acreditación. Así, conforme el sistema crezca en reconocimiento y en participación de empresas, estará en capacidad de ir extendiendo paulatinamente su radio de acción hasta llegar a tener cobertura nacional. (9)

EL SERVICIO PRINCIPAL

El servicio principal del sistema de acreditación contenido en este documento es la certificación de la situación actual de una empresa, a partir de la evaluación de su situación financiera y de la valoración de la documentación que sustenta la acción directiva emprendida por sus gerentes durante el giro ordinario de sus labores.

La evaluación de la situación financiera determina el grado de éxito alcanzado por la empresa a través de su biografía particular. La valoración de la documentación que sustenta la acción directiva determina el grado en que las actividades ordinarias de la empresa han sido debidamente documentadas. Esto permite identificar el dominio y aplicación de una serie de conceptos y técnicas administrativas que posibilitan la buena dirección general de la empresa (10). También permite apreciar la accesibilidad y comunicación de dicha documentación dentro de la empresa; aspecto de gran valor pues, en el fondo tal cosa expresa la facilidad con que sus miembros pueden ser 'sustituidos' ante la ocurrencia de algún evento fortuito adverso.

La síntesis de ambos aspectos --la evaluación de la situación financiera y la valoración de la documentación del giro ordinario-- brinda una imagen del grado de la capacidad directiva (11) de los gerentes de la empresa, para afrontar responsablemente el futuro de la misma. Al respecto, conviene aclarar que una actitud responsable no implica el éxito empresarial; sino la correcta y oportuna atención de los eventos propios del giro ordinario de la empresa, aún y cuando ello pudiese implicar la asunción de resultados adversos o negativos para la empresa. Por ejemplo: evitar la contratación de personal al margen de la cobertura de la seguridad social.

LA ACREDITACIÓN, UN SERVICIO CONTINUO

Buena parte de la información utilizada para valorar la empresa es susceptible de quedar obsoleta con el pasar del tiempo, especialmente la información financiera. Por tanto, la acreditación ha de ser un servicio prestado en forma continua y periódica.

El proceso de certificación inicia con la participación del gerente o propietario de la empresa en el taller de acreditación, el cual será expuesto posteriormente. Mediante su participación, la persona responsable de la dirección general de la empresa, recibe la formación requerida para generar la información y la documentación solicitada por el sistema de acreditación (12). Una vez concluida su participación en el citado taller, el gerente o propietario de la empresa entrega la información requerida por el sistema de acreditación, para llevar a cabo la valoración de la situación actual de la empresa. Luego de su respectivo estudio, el sistema de acreditación emite un juicio, cuyo contenido es justamente la valoración de la situación actual de la empresa y el conjunto de actividades recomendadas en caso de que la empresa no haya alcanzado el máximo nivel posible de acreditación, o bien, ni siquiera haya podido alcanzar el nivel mínimo para ser certificada como empresa miembra del sistema de acreditación.

El proceso continua mediante alguna de las siguientes opciones según haya sido la acreditación otorgada a la empresa.

* Aquellas empresas que hayan recibido la máxima...

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