RADIOGRÁFICA COSTARRICENSE S.A. JUNTA DIRECTIVA
| Fecha de publicación | 22 Julio 2021 |
| Número de registro | IN2021567294 |
| Emisor | AVISOS |
RADIOGRÁFICA COSTARRICENSE S.A.
JUNTA DIRECTIVA
Con fundamento en el acuerdo tomado por la Junta Directiva, en el artículo 2º de la sesión ordinaria Nº 2329 celebrada el 9 de junio 2021, se aprueba el Reglamento de Arrendamiento de Vehículos para el personal del Departamento de Ventas de Radiográfica Costarricense S.A., de la siguiente manera:
REGLAMENTO DE ARRENDAMIENTO DE VEHÍCULOS
PARA EL PERSONAL DEL DEPARTAMENTO
DE VENTAS DE RACSA
1º—Objetivo
El presente reglamento tiene por objeto regular el arrendamiento de vehículos propiedad de los colaboradores del Departamento de Ventas de Radiográfica Costarricense S.A. El vehículo arrendado se utilizará en la realización de las labores y actividades propias de la Empresa de carácter comercial.
2º—Alcance
El presente Reglamento se fundamenta en lo dispuesto en el artículo 112 inciso m) del Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector de Telecomunicaciones y tiene como propósito reglamentar internamente las condiciones para el arrendamiento de vehículos propiedad de los Colaboradores del Departamento de Ventas, cuando para el cumplimiento de sus funciones comerciales deban desplazarse de su lugar habitual de trabajo.
3º—Abreviaturas
• RACSA: Radiográfica Costarricense, Sociedad Anónima
• DTC: Departamento de Talento Humano y Cultura
4º—Definiciones
Arrendamiento: Ceder por un precio el goce o aprovechamiento temporal de vehículos propiedad de los Colaboradores del Departamento de Ventas de RACSA.
Contrato: Acuerdo específico con el Colaborador que comprende las obligaciones, deberes y responsabilidades de las partes.
Sistema: Implementación de medidas de control para el adecuado uso y control del arrendamiento de vehículos propiedad de Colaboradores del Departamento de Ventas y su respectivo reconocimiento económico.
5º—Responsabilidad
Junta Directiva:
• Aprobar el presente Reglamento y sus modificaciones.
Departamento de Ventas:
• Avalar y elevar a aprobación de la Dirección Comercial las solicitudes de Arrendamientos de Vehículos de los Colaboradores del Departamento de Ventas de RACSA, verificando que cumplan con los requisitos establecidos en este Reglamento.
• Coordinar y firmar la suscripción del acuerdo respectivo con el colaborador.
• Implementar las medidas de control que sean útiles y necesarias para el adecuado control de este beneficio.
• Revisar anualmente (enero) la tabla oficial de la Contraloría General de la República y Contratación Administrativa.
• Realizar auditorías aleatorias mensuales de control de veracidad de kilometraje recorrido por los colaboradores arrendadores.
• Aprobar el sistema de inclusión de las solicitudes.
• Velar por el adecuado y estricto cumplimiento de los objetivos de la figura del arrendador.
• Firma del formulario de liquidación.
• Comunicar y coordinar a los Departamentos de Talento Humano y Cultura, Servicios Generales y Aseguramiento Comercial sobre la incorporación de un colaborador con el derecho de arrendamiento del vehículo.
• Presupuestar los recursos necesarios para el pago de kilometraje y otros rubros.
• Elaborar el respectivo contrato de firma con el Colaborador, una vez que se apruebe el reglamento por parte de la Junta Directiva.
Dirección Gestión Financiera:
• Aplicar a través del Departamento de Control y Gestión del Presupuesto, el Sello Presupuestario según fue previsto por el interesado en forma previa para cubrir los gastos en la línea denominada: “Alquileres”.
• Depositar a través del Departamento de Tesorería, los fondos aprobados para cubrir los gastos requeridos en la cuenta del colaborador autorizado para Arrendamiento de Vehículo.
• Verificar que el colaborador que realiza de Arrendamiento de vehículo haya entregado la liquidación cuando corresponda.
• Registrar contablemente los documentos que respaldan los gastos realizados por concepto de Arrendamiento de Vehículo u otros rubros.
• Dirección de Gestión Financiera será la encargada de gestionar los respectivos pagos, previa verificación de los controles establecidos y visto bueno del Departamento de Ventas.
Departamento de Talento y Cultura:
• Validar la documentación aportada en conjunto con el contrato de arrendamiento.
• Custodiar el contrato y la documentación relacionada con el Arrendamiento de vehículos en el expediente de cada uno de los con los Colaboradores.
Departamento Aseguramiento Comercial:
• Realizar auditorías aleatorias de cumplimiento de visita a clientes por parte de los Colaboradores.
• Denunciar ante el Jefe del Departamento de Ventas, cualquier irregularidad que presente el Colaborador incluido en este régimen.
Colaboradores:
• Conocer y cumplir con todos los requisitos establecidos en el presente Reglamento para el trámite de un “Arrendamiento de Vehículo” y asegurarse de que la información incluida en la documentación requerida sea veraz y confiable.
• Confeccionar la boleta de “Reporte de kilometraje y otros rubros”, que respalda el dinero de los gastos de kilometraje y otros rubros, cuando corresponden, la cual debe ser firmada por la Jefatura de Ventas.
• Cumplir y observar todas las medidas de control útiles y necesarias para la asignación y utilización del beneficio económico por el arrendamiento de alquiler del vehículo para actividades comerciales empresariales.
• Presentar la liquidación de dinero, en el plazo establecido.
Dirección Jurídica y Regulatoria:
• Brindar el visto bueno respectivo al contrato de firma con el Colaborador, una vez que se apruebe el reglamento por parte de la Junta Directiva.
• Brindar el visto bueno del Reglamento de Alquiler de Vehículos de RACSA y sus reformas.
Departamento de Estrategia y Transformación Digital:
• Realizar la inclusión, modificación y control de cambios que se le realicen al Reglamento.
• Velar para que el presente reglamento se ajuste al formato y estructura propia de las guías, de acuerdo con la Guía para la Estructura y Contenido de los Documentos aprobada.
• Custodiar la última versión oficial aprobada del documento e incluirla en el repositorio del sistema de gestión.
6º—Documentos de referencia
• Resolución Contraloría General de la República: R-DC-68-2020 del 3 de setiembre 2020.
• Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector de Telecomunicaciones.
• Ley General de Control Interno y su Manual general de normas de control interno aplicable al sector público.
• Ley Contra la Corrupción y Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública y su Reglamento.
• Directrices Generales sobre Principios y Enunciados Éticos a observar por parte de los Jerarcas, Titulares Subordinados, Colaboradores de la Contraloría General de la República, Auditorías Internas y Servidores Públicos.
• Reglamento para la Operación de Fondos de Trabajo de RACSA.
• Estatuto de Personal de RACSA.
• Manual de Autorizaciones para Transacciones Generales de RACSA.
7º—Reglamento de arrendamiento de vehículos departamento de ventas
CAPÍTULO I
Disposiciones Generales
Artículo 1º—Objeto. El presente Reglamento tiene como objeto regular el arrendamiento de vehículos propiedad de los Colaboradores del Departamento de Ventas, así como el reconocimiento de parqueo, peajes y transbordadores con ocasión de las actividades comerciales que le asigna la Empresa, en el ejercicio de su cargo.
El vehículo arrendado se utilizará única y exclusivamente para el cumplimiento de las funciones comerciales propias del puesto.
Artículo 2º—Ámbito de Aplicación. El presente Reglamento se aplicará a los colaboradores del Departamento de Ventas para solventar los gastos incurridos como parte de sus funciones, en el reconocimiento del parqueo, peajes y transbordadores utilizados en el ejercicio de sus funciones comerciales, así como que sea autorizado a utilizar el vehículo de su propiedad para realizarlas, siempre y cuando cumpla con los requisitos y condiciones establecidos en el presente reglamento.
Artículo 3º—Salvedad. En ningún caso, la remuneración, facilidades o ventajas que pueda representar este sistema para los colaboradores se considerará salario en especie, beneficio, mejora salarial o parte del contrato de trabajo, ni dará origen a situaciones jurídicas consolidadas de ninguna naturaleza para quienes se encuentren bajo dicho sistema, porque RACSA podría modificar, revocar o eliminar este sistema por causas que lo justifiquen.
Artículo 4º—Fin exclusivo. El presente reglamento no cubre el pago de los espacios de estacionamiento del vehículo del colaborador cuando no sean atinentes a funciones propias de su cargo, así como tampoco cubrirá el alquiler del vehículo cuando sea utilizado para diligencias ajenas a la actividad comercial de la empresa.
CAPÍTULO II
De la solicitud
Artículo 5º—Requisitos. Para que el colaborador de ventas pueda dar en arrendamiento su vehículo bajo este sistema, se deberán cumplir los siguientes requisitos:
a) El Colaborador deberá ser el propietario único del vehículo, lo que acreditará aportando copia del título de propiedad. En caso de que el vehículo no sea propiedad registral del Colaborador, deberá aportar una declaración jurada que indique cuál sería el vehículo a disposición permanente para las labores comerciales atenientes al puesto.
b) El Colaborador deberá tener licencia de conducir vigente que lo faculte para conducir el vehículo arrendado, lo que se acreditará aportando copia del documento respectivo.
c) Que el vehículo se encuentre al día en el pago de derechos de circulación y revisión técnica, debiendo aportar copia de todos aquellos documentos que así lo acrediten.
d) Que el vehículo se encuentre en buenas condiciones mecánicas y de carrocería.
e) El colaborador deberá estar inscrito ante el Ministerio de Hacienda para la elaboración de las facturas timbradas correspondientes y sea contribuyente de Impuesto.
f) El vehículo deberá contar con las pólizas de seguros cuyas coberturas respondan en forma suficiente a juicio de la administración; dichas pólizas ...
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