Reforma a la circular DGL-002-2023: Procedimiento de entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad

JUNTA ADMINISTRATIVA DEL REGISTRO NACIONAL

CIRCULAR ADMINISTRATIVA

DGL-006-2025

De: Agustín Meléndez García

Director General

Para:

Dirección de Servicios.

Dirección de Bienes Muebles.

Dirección del Registro Inmobiliario.

Dirección de Personas Jurídicas.

Señores del Poder Judicial

Señores Notarios Públicos

Entidades Públicas

Asunto: Reforma a la circular DGL-002-2023: Procedimiento de entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad

Fecha: 29 de setiembre del 2025.

Considerando

I.-Que el artículo 4 de la Ley N° 6227, Ley General de la Administración Pública señala que "La actividad de los entes públicos deberá estar sujeta en su conjunto a los principios fundamentales del servicio público, para asegurar su continuidad, su eficiencia, su adaptación a todo cambio en el régimen legal o en la necesidad social que satisfacen y la igualdad en el trato de los destinatarios, usuarios o beneficiarios."

II.-Que el artículo 184 del Código Notarial vigente, adicionó a la Ley sobre inscripción de documentos en el Registro Público, N° 3883 artículos importantes como lo son:

"Artículo 29.- Los mecanismos de seguridad establecidos por el Registro Nacional son oficiales; su fin es garantizar la autenticidad de los documentos emitidos o autenticados por los notarios y las autoridades judiciales o administrativas y que sean presentados al Registro Nacional. El uso de los medios de seguridad es obligatorio.

En todo documento inscribible en el Registro Nacional, debe cumplirse con los medios de seguridad de cada notario otorgante o autenticante".

Por su parte el artículo 143 inciso g) del Código Notarial establece en cuanto al Régimen de responsabilidades, que quien no informe al Registro Nacional dentro del plazo de quince días, sobre la pérdida o sustracción de la boleta de seguridad, se le impondrá una suspensión de hasta un mes.

III.-Que, como mecanismo de seguridad es obligatorio el uso de Boleta de Seguridad en la presentación de documentos físicos en las oficinas de Recepción de Documentos. Estas boletas son de uso personal de los notarios públicos, funcionarios judiciales y funcionarios públicos autorizados, quienes serán los responsables por su custodia y forma de utilización

IV.-Que, gracias al avance en los sistemas tecnológicos y en aras de digitalizar los procesos registrales consolidando los documentos electrónicos, se emitió el Decreto Ejecutivo N° 44401-MJP, el cual oficializó la obligatoriedad de la Ventanilla Digital del Registro Nacional de Costa Rica, a partir del 7 de octubre de 2024, esto para la tramitación de escrituras públicas y todos los actos notariales, a excepción de cédulas hipotecarias.

V.-Que, la plataforma de Ventanilla Digital implementó como medida de seguridad el uso de la firma digital del Notario Público autorizante, y que, mediante ella, se gestionan 98,73% de los documentos digitales al día de hoy.

VI.-Que, ante dicha obligatoriedad, se determina una reducción en el requerimiento de talonarios de boletas de seguridad por parte de nuestros usuarios, resultando imperioso para la administración tomar las medidas pertinentes para un uso eficiente de los talonarios existentes y una adecuada programación de las futuras adquisiciones; lo anterior, a efectos de hacer un uso adecuado y responsable de los recursos públicos.

VII.-Que, las boletas de Seguridad coadyuvan para garantizar la autenticidad y pertenencia del documento a la autoridad que lo expide, de modo que el restringir y controlar la manera en que se realiza su entrega, es determinante para prevenir el uso espurio de las mismas, lo cual, ha sido un flagelo para la seguridad jurídica del tráfico de bienes inscribibles por la cantidad significativa de fraudes extra registrales ejecutados.

VIII.-Que, el año 2023, la Dirección General del Registro Nacional emitió la Circular DGL-002-2023 mediante la cual, en su por tanto f) se determinó lo siguiente:

"f) Las boletas de seguridad tendrán una vigencia de dos años contados a partir de su entrega, vencido dicho plazo, el sistema las cancelará de forma automática, con excepción de las boletas del Poder Judicial."

Así mismo, en su disposición transitoria señala lo siguiente:

"Las Boletas de Seguridad expedidas con anterioridad a la presente circular, tendrán una vigencia de dos años y transcurrido dicho plazo se procederá a la cancelación automática de todas aquellas que no fueron utilizadas para la presentación de instrumentos públicos, con excepción de las boletas del Poder Judicial. El cómputo de plazo para la caducidad empezará a correr una vez publicada esta Circular en el Diario Oficial La Gaceta".

IX.-Que, el Registro Nacional es garante de la Seguridad Jurídica y resulta imperativo establecer un procedimiento para la entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad, ajustado a la realidad nacional e institucional y a los términos establecidos en la Ley de Protección al Ciudadano del Exceso de Requisitos y Trámites Administrativos y sus reformas, Ley N° 8220; así como, de su reglamento, Decreto Ejecutivo N° 37045-MPMEIC y en acatamiento a el Decreto Ejecutivo N° 44401-MJP, que establece la obligatoriedad de la Ventanilla Digital del Registro Nacional de Costa Rica. Por tanto;

Artículo 1º-Ante la obligatoriedad del uso de Ventanilla Digital desde el 07 de octubre del 2024, y, siendo que en la actualidad se recibe el 98,73% de documentos por medio de esta plataforma, a excepción del trámite de cancelación de las cédulas hipotecarias cuando el documento es autorizado notarialmente, resulta necesario para la institución modificar el procedimiento para la entrega, devolución e inhabilitación de boletas de seguridad antes establecido en la circular DGL- 002-2023.

Dicho procedimiento se establecerá de la siguiente manera:

a) El talonario de la boleta de seguridad deberá ser solicitado personalmente por la persona notaria en el Departamento de Normalización Técnica del Registro Inmobiliario. Para dicho trámite, la persona notaria deberá presentarse con su cédula de identidad vigente y legible, su carné de abogado al día, y aportar el entero bancario correspondiente al costo del talonario. Este procedimiento es de carácter estrictamente personal, por lo que no podrá realizarse mediante apoderados, autorizados ni terceras personas (artículos 1, 2 y 30 del Código Notarial, 30 de la Ley de Inscripción de Documentos en el Registro y principio de indelegabilidad de las responsabilidades de los Lineamientos Deontológicos del Notariado Costarricense). Antes de la entrega del talonario, la persona funcionaria del Departamento de Normalización Técnica verificará que éste se encuentre inscrito y debidamente habilitado para el ejercicio de la función notarial ante la Dirección Nacional de Notariado.

b) En los casos de entidades públicas, direcciones del Registro Nacional y Poder Judicial, la solicitud puede realizarse en papel oficial de la entidad si se presenta de manera presencial; o bien, documento firmado digitalmente que deberá ser enviado al correo electrónico boletas@rnp. go.cr.

La solicitud deberá indicar nombre completo, número de identificación, cargo y firma de la persona que autoriza el oficio y los datos de la persona autorizada para retirar las boletas. La persona autorizada deberá presentar su cédula de identidad vigente y legible, y el carné que lo acredita como funcionario de la institución solicitante.

Si la institución no es pública, la firma en la solicitud deberá ser autenticada por Notario Público.

c) La cantidad máxima de talonarios a entregar a cada notario será de uno, pudiendo solicitar un nuevo talonario una vez que utilice todas las boletas el anterior. En el caso de las Instituciones Públicas e Instituciones no Públicas, la cantidad debe ser indicada en la solicitud que presentan de manera física o digital.

d) Para la entrega de nuevos...