Reforma integral Reglamento de bienes e inventarios del Instituto Nacional de Aprendizaje, de 9 de Octubre de 2020
| Emisor | Instituto Nacional de Aprendizaje |
INSTITUTO NACIONAL DE APRENDIZAJE
Reforma al Reglamento de Bienes e Inventarios del Instituto Nacional de Aprendizaje
REGLAMENTO DE BIENES E INVENTARIOS
CAPÍTULO I
Disposiciones generales
Artículo 1º-Objetivo. El presente Reglamento tiene por objeto establecer las normas básicas diseñadas para administrar eficaz y eficientemente los bienes del Instituto Nacional de Aprendizaje (INA), dentro de las mejores prácticas de control y fiscalización de la Administración Pública
Artículo 2º-Definiciones y abreviaturas. Para los efectos de este Reglamento se entenderá por:
Asignación Fija de Bienes: asignación de bienes a una persona funcionaria por un tiempo indefinido, la cual implica responsabilidad sobre los bienes asignados.
Asignación Temporal de Bienes: asignación de bienes a una persona funcionaria por un tiempo definido, la cual implica responsabilidad sobre los bienes asignados.
Almacenes: Lugar en el cual se custodian y desde donde se distribuyen los equipos y materiales necesarios para el desarrollo de los objetivos institucionales. Comprende el Almacén Central y los Almacenes Regionales.
Centro de Formación Profesional: Centros responsables de la ejecución de los SCFP tales como, Centros de Formación Profesional, Centros Nacionales Especializados, Centros Regionales Polivalentes, Centros de Formación Plurisectoriales y Centros de Desarrollo Tecnológico.
Equipo y materiales: Se utilizarán las definiciones establecidas por el Clasificador por Objeto del Gasto del Sector Público del Ministerio de Hacienda vigente.
Material devolutivo: Insumo que por definición en el Catálogo de Bienes y Servicios del SIREMA, las Unidades Técnicas Especializadas definen como tal y se utiliza en el desarrollo del servicio, es reutilizado y requiere devolución al finalizar el SCFP.
Material de Alto Riesgo: Productos que, por su naturaleza tóxica, riesgosa o peligrosa para el ser humano, no pueden ser almacenados y deben ser adquiridos y utilizados en forma inmediata.
Materiales Perecederos: Productos alimenticios cuya biodegradación esta intrínsecamente relacionada con la naturaleza del bien, generalmente de muy corta vida útil.
Material Gastable: Insumo utilizado para la ejecución de los SCFP, forma parte de la lista de recursos didácticos y se consume en el desarrollo del servicio.
Paquete de curso: Grupo de bienes, que requiere una persona docente para impartir un SCFP y que está normalizado en cuanto a cantidad y a descripción mediante una lista de recursos didácticos, que previamente determinó la Unidad Técnica Especializada.
Persona Encargada del Inventario: son aquellas Jefaturas de las UO, Encargados de Procesos de las UO, Encargados de almacenes y Encargados de Centros de Formación Profesional, los cuales serán los responsables de recibir y entregar los bienes.
Plaqueo: Colocar en el activo el número de identificación patrimonial.
Semovientes: Cualquier tipo de ganado.
Unidad organizativa: Forma en que están divididas las diferentes Unidades Técnicas y Administrativas del INA; las cuales, manejan presupuestos propios.
Unidad Técnica Especializada: Núcleos de Formación y Servicios Tecnológicos y otras unidades de la Institución que realizan estudios técnicos especializados.
Replaqueo: Sustituir un número de placa inicial cuando previo estudio del PPCO así se determine.
En el presente Reglamento se utilizarán las siguientes abreviaturas:
AL: Asesoría Legal.
EA: Persona Encargada de Almacén.
ECB: Persona Encargada de Control de Bienes.
INA: Instituto Nacional de Aprendizaje.
PPCO: Proceso de Programación y Control de Operaciones.
PSAC: Persona Encargada del Proceso de Seguimiento, Apoyo y Control.
SCFP: Servicios de Capacitación y Formación Profesional.
SGA: Subgerencia Administrativa.
SIBI: Sistema de Bienes e Inventarios.
SIREMA: Sistema de Recursos Materiales.
UCI: Unidad de Compras Institucionales.
UO: Unidad Organizativa.
URF: Unidad de Recursos Financieros.
URH: Unidad de Recursos Humanos.
UTE: Unidad Técnica Especializada.
Artículo 3º-De la Clasificación de los Bienes. Los bienes institucionales serán:
La clasificación de estos bienes se hará de acuerdo al Clasificador por Objeto del Gasto para el Sector Público y será responsabilidad de la UCI.
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Bienes inmuebles: Los bienes inmuebles comprenden los terrenos, edificios y demás construcciones que se hagan sobre la tierra. El control de estos bienes será responsabilidad solamente de la URF, la cual llevará un registro de los mismos. La AL le informará de las inscripciones que sobre este tipo de bienes realice el Registro Nacional de la Propiedad.
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Bienes muebles: Son aquellos bienes que por sus características se puedan trasladar de un lugar a otro fácilmente sin perder su integridad. Comprende equipo, material gastable, material devolutivo, perecederos, semovientes y de alto riesgo.
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Bienes intangibles: Son bienes inmateriales que no puede apreciarse por los sentidos, ni ser percibidos físicamente, solo se pueden distinguir por la inteligencia.
CAPÍTULO II
Del Control de Bienes
Artículo 4º-Del ingreso y la identificación de los bienes muebles. El ingreso de los bienes muebles se hará por medio de los almacenes, exceptuando:
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Aquellos que por criterio técnico o administrativo así se especifique, por ejemplo: equipos instalados, de difícil transporte y de almacenamiento especializado.
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Aquellos materiales para uso administrativo siempre y cuando no tenga la característica de ser devolutivo, Materiales Perecederos y Materiales de Alto Riesgo, adquiridos por medio de vales de caja chica.
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Todos los equipos y semovientes que ingresan al INA, deberán de ser identificados por un sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de seguridad), en el que se indique el número de patrimonio asignado por el Almacén.
La colocación de marcas y señales en los semovientes será controlada y ejecutada por la persona encargada de la UO o por quién este designe.
Artículo 5º-Del registro de los bienes. Los bienes serán clasificados por la UCI por medio del PPCO a efectos de control y por la URF a efectos de registro contable. Corresponderá además a la URF llevar el control de la depreciación y plusvalía de los activos según corresponda.
La valorización del bien para efectos de registro contable se hará de acuerdo con la normativa técnica y legal vigente.
Artículo 6º-De la asignación de los bienes. Los bienes serán asignados de la siguiente manera:
a) Asignación fija de bienes: la asignación fija de bienes se realizará inicialmente cuando es por medio de procesos de compra o donación, a través del SIREMA con la generación de la Asignación de Activos a la Persona Encargada del Inventario y posteriormente se podrán hacer movimientos a través del SIBI, a cada Persona Encargada del Inventario, quién a su vez mediante el uso del formulario autorizado y por medio del mismo sistema, podrá asignarlos a cada persona funcionaria que los utilice.
Aquellos bienes de uso común que no se asignan a un funcionario en específico, quedarán bajo la responsabilidad directa de la persona encargada del inventario.
b) Asignación temporal de bienes: la misma se podrá realizar de dos maneras:
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En el caso de la persona responsable de un almacén institucional, cuando tenga que realizar una asignación para un SCFP, esta asignación temporal de bienes se realizará a la persona docente utilizando el SIREMA, por medio de una "Asignación de Activos"
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La persona encargada del inventario deberá asignar los bienes en forma temporal al docente respectivo por medio del SIBI cuando se destinen a impartir los SCFP.
Los materiales que no sean empleados en los SCFP, deberán ser devueltos al almacén correspondiente.
El equipo y los materiales deberán ser devueltos por medio de la toma física de inventario practicado a la persona docente responsable de los bienes asignados, esta labor la efectuarán los funcionarios de los almacenes, en el lugar y fecha indicada en la asignación temporal.
Las personas docentes responsables del SCFP podrán mantener los paquetes de curso entre un SCFP y otro, siempre y cuando medie un periodo no mayor de treinta días naturales; previa coordinación con el almacén correspondiente, caso contrario, deberá devolver los bienes que correspondan al almacén respectivo, en un plazo de cinco días hábiles a partir de la conclusión del SCFP. Esta devolución debe realizase por medio del SIBI para los casos de las asignaciones administrativas y asignación a docentes y por medio del SIREMA, para los casos de asignaciones para los SCFP.
Artículo 7º-Del movimiento de bienes. Todo traslado, asignación y exclusión de bienes, deberá estar debidamente registrado y aplicado dentro del SIBI y SIREMA según corresponda, únicamente para los casos de asignación de activos deberá contar con los documentos debidamente firmados.
En el caso de los Traspasos de Bienes, Exclusiones y Control de Mobiliario y Equipo en Poder del Empleado, la creación y aceptación de estos movimientos de bienes deberá realizarse de forma exclusiva por medio del SIBI sin mediar documento impreso. Lo anterior con el fin de reducir al máximo el uso de papel en este tipo de trámite, agilizar los procesos y mantener controles vía sistema.
Todos los reportes que genera este sistema, serán válidos para realizar y documentar cualquier tipo de trámite legal y administrativo.
Será responsabilidad de todo funcionario autorizado, tramitar en el SIREMA o SIBI y documentar todo movimiento relacionado con los bienes asignados a su cargo, ante su jefatura inmediata.
Artículo 8º-De la toma física de los inventarios administrativos. PPCO en Sede Central o el ECB en Sede Regional elaborarán un cronograma anual de trabajo y comunicarán mediante oficio la fecha en que cada persona encargada de inventario debe realizar la toma física de los bienes y equipos a su cargo. El ECB debe remitir una copia de este cronograma a PPCO, en los primeros 10 días hábiles del mes de enero de cada año, para que dicho proceso realice el...
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