Reforma integral Reglamento de Contratación Administrativa de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, de 10 de Mayo de 2017
| Emisor | Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional |
JUNTA DE PENSIONES Y JUBILACIONES DEL MAGISTERIO NACIONAL
La Junta Directiva en la sesión ordinaria N° 052-2017 del 10 de mayo de 2017, acuerda modificar el Reglamento de Contratación Administrativa, para que se consigne de la siguiente manera:
REGLAMENTO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
1. Propósito
CAPITULO I DE LA ORGANIZACIÓN Y RESPONSABILIDADES DE LA PROVEEDURÍA
Artículo 1- Ámbito de aplicación:
El presente reglamento regula la actividad de contratación administrativa de bienes y servicios en la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.
2. Alcance
La normativa establecida en este reglamento, es de aplicación para todo el personal de Jupema que interviene en el proceso de contratación administrativa.
Artículo 2-Definiciones
- APERTURA: Acto de abrir un sobre cerrado (Invitación a cotizar) en la que participan las personas indicadas en el artículo 6 de este Reglamento.
- AUDITORÍA INTERNA: tiene como función principal la comprobación del cumplimiento, la suficiencia y la validez de dicho sistema, informar de ello y proponer las medidas correctivas pertinentes; para prestar un servicio constructivo y de protección a los intereses institucionales. Así como brindar en lo pertinente asesoría al Órgano Director en su gestión.
- BIEN (ES): Mercancía para el consumo o uso de Jupema.
- CONTRATO: Convenio o acuerdo mutuo de consentimiento y recíproco que tiene como consecuencia la creación de un vínculo obligatorio con fuerza de ley entre las partes contratantes.
- CUADRO COMPARATIVO: Documento cuya finalidad es presentar una comparación de cualidades y calidades entre ellas: precio, garantía, tiempos de entrega y forma de pago, así como cualquier otro tipo de información, de las ofertas presentadas por los proveedores, de forma tal que facilite la toma de decisiones en la adquisición de bienes y servicios.
- DEPARTAMENTO: Unidad subordinada de la Dirección Ejecutiva, dentro de la estructura del organigrama Institucional.
- DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO: Encargado de satisfacer las necesidades de bienes y servicios (suministros, caja chica, seguridad, transporte, mantenimiento, limpieza y control de activos), de la Institución, que les permita llevar a cabo su trabajo en forma eficiente y sin ningún contratiempo para el adecuado servicio a los afiliados.
- DEPARTAMENTO FINANCIERO-CONTABLE: Encargado de administrar los recursos financieros que la institución recauda, con el fin de cumplir con las obligaciones institucionales, mediante un adecuado registro contable y presupuestario.
- DIRECCIÓN EJECUTIVA: es la responsable de la correcta aplicación de la normativa vigente y del cumplimiento de los acuerdos adoptados por el Cuerpo Colegiado. En su carácter de jefe superior jerárquico, debe orientar, planificar, supervisar y controlar todas las dependencias administrativas de Jupema.
- ENLACE: Departamento vinculado con el proceso de suscripción de un contrato de bienes o servicios.
- INFORME DE RECEPCIÓN: Formulario utilizado para evidenciar la recepción de materiales, suministros, bienes o servicios y que forma parte del proceso de pago a proveedores.
- INVITACIÓN A COTIZAR: Documento mediante el cual se convoca a los proveedores a presentar ofertas, conforme las condiciones particulares del proceso de compra de bienes o servicios.
- JUNTA DIRECTIVA: Órgano colegiado y máximo jerarca de la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional, encargado de la dirección de la Institución, mediante el dictado de políticas generales con las atribuciones que le otorga la ley.
- JUPEMA: Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional.
- ORDEN DE COMPRA: Documento que emite el Área de Proveeduría, mediante el cual se ordena la ejecución del proceso de compra, conforme las condiciones particulares del mismo.
- PROVEEDOR: Persona física o jurídica que se encuentra debidamente inscrita en el registro de proveedores de la Institución.
- PROVEEDURÍA: Provee a la Institución de todos los bienes y servicios que se requieren para su buen funcionamiento, mediante los procesos y lineamientos establecidos en el Reglamento de Contratación Administrativa.
- REGLAMENTO: Conjunto de disposiciones establecidas por la Junta de Pensiones y Jubilaciones del Magisterio Nacional y debidamente aprobadas por su Junta Directiva, con el propósito de normar las condiciones bajo las cuales se regirá la contratación de bienes y servicios.
- SERVICIO: Prestación intangible suministrada por terceros ya sea persona física o jurídica.
- SOLICITUD DE COMPRA: Formulario de control mediante el cual se realiza la solicitud formal de bienes o servicios.
Artículo 3- Ámbito de responsabilidad del Departamento Administrativo:
El Departamento Administrativo de la Jupema, a través del Área de Proveeduría, es el encargado de gestionar, tramitar y controlar las compras necesarias para el cumplimiento de la gestión institucional. Asimismo, todas las dependencias sin excepción alguna, estarán sujetas a la aplicación de las normas del presente Reglamento.
Además deberá cumplir con las siguientes disposiciones:
1. Suplir con prontitud los bienes y servicios que las dependencias soliciten.
2. Mantener una actitud vigilante en resguardo de los intereses de Jupema, en lo referente a la adquisición de bienes y servicios, con el fin de obtener los mayores beneficios posibles de calidad, garantía y precio para la institución.
3. Contar con un registro de proveedores interesados en contratar con Jupema.
4. Atender cualquier otra actividad necesaria, no especificada en este Reglamento que se relacione con la materia de compras.
CAPITULO II DE LA AUTORIZACIÓN DE LA COMPRA DE BIENES Y SERVICIOS.
Artículo 4- De la solicitud de compra de bienes y servicios
Las distintas dependencias deben presentar la solicitud de compra con el contenido presupuestario respectivo al Área de Proveeduría, con la debida antelación y considerando la complejidad propia de la compra de los bienes o servicios que requieran.
Artículo 5-
El Área de Proveeduría no tramita ninguna solicitud de compra que no cuente con el contenido presupuestario respectivo, o el visto bueno correspondiente.
Artículo 6- De la autorización de las compras:
Previo a la formalización de una compra de bienes o servicios se deben obtener cotizaciones de mercado, con el fin de conocer las alternativas, tanto cualitativas como cuantitativas más convenientes para la Institución. Cuando no se cumpla con...
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