Reforma Integral Reglamento interno de contratación administrativa, de 15 de Mayo de 2013
| Emisor | Instituto Costarricense de Electricidad |
INSTITUTO COSTARRICENSE DE ELECTRICIDAD Acuerdo emitido por el Consejo Directivo en el artículo 9° de la sesión 6039 del 15 de mayo del 2013, que textualmente indica:
POR TANTO, POR UNANIMIDAD ACUERDA:
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Dejar sin efecto el artículo 5° de la sesión 5931 del 2 de diciembre del 2010, y aprobar la actualización integral del Reglamento Interno de Contratación Administrativa para que en adelante se lea de la siguiente forma:
REGLAMENTO INTERNO DE CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA TÍTULO I Generalidades CAPÍTULO I Definiciones Artículo 1ºPara efectos de la aplicación de este Reglamento, se definen los siguientes términos:
Administrador de contrato (AC): Es el funcionario encargado de especificar el requerimiento de la contratación, participar en los estudios de análisis y evaluación técnica de las ofertas y administrar los contratos de suministro de bienes y servicios que suscriba el ICE con particulares o terceros, con el fin de asegurar el fiel cumplimento de las condiciones contractuales pactadas objeto de la contratación, tanto cualitativa como cuantitativamente. Dependiendo de la complejidad de la contratación el Administrador del Contrato podrá contar con la colaboración técnica de un equipo de trabajo.
Administración Superior: Estará constituida, según sea el caso, por cualquiera de los siguientes Órganos: Consejo Directivo, Presidencia Ejecutiva, Gerencia General y Gerencias respectivas.
Acta de recepción o aceptación definitiva: Acto formal y por escrito a través del cual se deja de manifiesto, que el contratista ha cumplido a satisfacción del Administrador del Contrato, con la prestación contratada (ya sea bienes obras o servicios). El acta en mención es documento requerido para tramitar el pago donde consta la fecha de recepción o aceptación a satisfacción de los bienes o servicios de una contratación y deber ir acompañando la orden de pago correspondiente.
Apercibimiento:
Consiste en una formal amonestación escrita dirigida al particular, a efecto de que corrija su conducta cuando fuere posible, la cual está regulada en el artículo 99 de la Ley de Contratación Administrativa. Lo anterior sin perjuicio de la ejecución de garantías o aplicación de cláusula penal o multas, cuando así procediere. El apercibimiento constituye un antecedente para la aplicación de la sanción de inhabilitación por la causal del artículo 100 inciso a) de la Ley de Contratación Administrativa.
Compras no asociadas a proyectos: Son aquellas compras que tienen relación con las actividades normales que se llevan a cabo en la institución como son la operación y mantenimiento y no están asociadas a un proyecto. Pueden ser contrataciones de servicios de vigilancia, mantenimiento, operación de sistemas y obras,
compra de terminales móviles, adquisición de insumos, vehículos, materiales y suministros, etc.
Contratación irregular o defectuosa: Es aquella contratación que violenta los procedimientos establecidos, de tal modo que se afecten formalidades sustanciales.
Contratista: Es la persona física o jurídica que ha sido seleccionada por la Administración para la ejecución de un contrato.
Coordinador de la Contratación Administrativa (CCA):
Funcionario responsable de coordinar los procesos de contratación administrativa requeridos en su área, asesorando a los administradores de contrato y demás funcionarios involucrados en los procesos de compra en materia de contratación administrativa, con apego a la normativa vigente, incluyendo los acuerdos y directrices emitidos por la Administración Superior, en atención a los mejores intereses institucionales, en concordancia con los procedimientos establecidos, siendo el enlace oficial entre la Proveeduría y las correspondientes dependencias técnicas.
Debido Proceso: Procedimiento que garantiza la participación de las partes en defensa de sus intereses, mediante la audiencia a ambas partes (derecho de defensa) sobre un aspecto particular, a fin de asegurar un resultado justo y equitativo dentro del proceso, mediante la determinación de la verdad real de los hechos en estricta conformidad con las leyes.
Dirección de Contratación Administrativa: Dependencia perteneciente a la División Jurídica Institucional, cuya función es brindar la asesoría jurídica y los servicios que en materia de contratación administrativa requiera la Institución.
Director de Proyecto: Es la persona que aplica conocimientos, habilidades,
herramientas y técnicas a las actividades de un proyecto para satisfacer los requisitos del mismo. Es nombrado por la Administración Superior, Jefe de División o Director de UEN, Técnico y Administrativo en los casos en que la magnitud del proyecto así lo amerite.
Equipo multidisciplinario de Gestión de Compras: Equipo de trabajo encargado de coordinar procesos estratégicos de adquisición de bienes y servicios para un determinado proyecto, formado por disposición de la Administración Superior.
Expediente Administrativo: Archivo histórico de determinado proceso, que físicamente estará custodiado en la Proveeduría, la cual lo mantendrá foliado, y debidamente actualizado. También podrá estar dicho expediente en forma electrónica o digital.
Fecha Máxima de Pago: Fecha límite que tiene la Institución para pagar de acuerdo con lo pactado en la contratación del bien o servicio,
tomando en consideración que el pago se realizará transcurridos 30 días naturales después de la recepción de la factura en forma correcta y recibido a satisfacción el bien o servicio por parte del administrador del contrato.
Forma de Pago: Es la que define el monto o porcentaje a cancelar contra cada evento que da lugar a un pago.
Finiquito del Contrato: Documento suscrito por representantes debidamente acreditados del ICE, como del contratista, mediante el cual, se da por finalizada su relación contractual a satisfacción plena de ambas partes, una vez entregados los bienes y/o prestados los servicios, cobradas las multas y/o cláusula penal en los casos que corresponda y que el ICE haya efectuado los pagos.
Fragmentación Ilícita o Fraccionamiento: Es cuando contándose en un mismo momento dentro del presupuesto ordinario con los recursos necesarios y habiéndose planificado las necesidades administrativas concretas, se realiza más de una contratación para el mismo objeto, con los efectos de evadir un procedimiento más complejo. No se considerarán fragmentación los casos establecidos en el artículo 20 del Reglamento al Título II de la Ley 8660.
Jerarca: Para efectos de cualquier procedimiento de contratación administrativa se entenderá
como jerarca al Gerente General del ICE.
Junta de Adquisiciones Corporativa: Es el órgano competente para resolver los diferentes procedimientos y trámites de contratación administrativa de toda índole, incluyendo las adjudicaciones, impugnaciones contra el acto de adjudicación, pólizas de reaseguro contra daño físico directo y otros propios de su competencia, así como aquellos otros asuntos que el Consejo Directivo le delegue, cuyo monto sea superior al límite fijado por el Consejo Directivo. El superior jerárquico de la Junta de Adquisiciones Corporativa es el Consejo Directivo.
Inhabilitación: Sanción aplicable al contratista por el incumplimiento o inobservancia de los preceptos señalados en el artículo 100 y 100 Bis de la Ley de Contratación Administrativa.
Modalidad de pago: Se refiere a los instrumentos bancarios disponibles para hacer efectivo un pago y corresponden a transferencia electrónica de fondos, carta de crédito documentaria y excepcionalmente el cheque.
Oferente: Toda persona física o jurídica que somete su propuesta al ICE dentro del procedimiento de contratación, en apego a los términos establecidos vía cartel o pliego de condiciones.
Órgano Director Administrativo: Órgano encargado de instruir los procedimientos administrativos sancionatorios en materia de contratación administrativa.
Programa de Adquisiciones: Es el plan mediante el cual el ICE da a conocer las adquisiciones requeridas para el año correspondiente.
Proyecto:
Es un esfuerzo temporal llevado a cabo para crear un producto o servicio único que no ha sido hecho antes para alcanzar un objetivo bajo restricciones de costo, tiempo y calidad. Cada proyecto tiene un comienzo y final definido,
el proyecto puede incluir todo el ciclo de vida o una fase de este.
En general los proyectos pueden abarcar obras de construcción como los proyectos hidroeléctricos, la implementación de un nuevo sistema, una investigación compleja, el lanzamiento de un nuevo producto o servicio; la remodelación de una planta hidroeléctrica, la construcción de un edificio, etc. Los proyectos pueden requerir la realización de una única compra como por ejemplo el caso de un nuevo sistema informático o bien varias compras como en el caso de un proyecto hidroeléctrico.
Proyectos de inversión: Aquellos proyectos que no son de índole operativo (como por ejemplo seguridad, soporte, mantenimiento y limpieza) y que generan ingresos a la Institución después de cierto tiempo de realizada la inversión.
Reglamento a la Ley 8660:
Reglamento al Título II de la Ley de Fortalecimiento y Modernización de las Entidades Públicas del Sector Telecomunicaciones.
Reajuste, reclamo y actualización de Precios: Mecanismo por el cual se mantiene o restablece el equilibrio financiero del contrato.
Registro de Elegibles: Lista oficial de empresas o personas físicas calificadas para realizar la contratación de bienes o servicios y que han cumplido con los requisitos establecidos para la actividad específica.
Registro de Proveedores: Es el instrumento en el que se inscriben las personas físicas y jurídicas, que desean participar en los procesos de contratación administrativa.
Rescisión contractual: Acción de la Administración que se presenta cuando se deja sin efecto una contratación por causas de interés público, mutuo acuerdo, caso fortuito o fuerza mayor.
Resolución contractual: Acción de la Administración que consiste en ponerle fin a un contrato en forma...
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