Reforma Manual de Reglamentos Administrativos, de 2 de Diciembre de 2014

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La Junta Directiva, mediante el Acuerdo 9243-X del 02 de diciembre del 2014, aprobó la modificación al Manual de Reglamentos Administrativos, específicamente al Título IV Contratos Administrativos del INS (RICA) y Título V Contrataciones Exceptuadas del INS.

TITULO IV CONTRATOS ADMINISTRATIVOS DEL INS (RICA)

Se regula el proceso interno de Contratación Administrativa del INS. Se exceptúa de su aplicación a las Contrataciones Exceptuadas de los Procedimientos Ordinarios de Contratación Administrativa contenidas en el artículo 9 de la Ley del INS por tener normativa específica.

CAPITULO I DISPOSICIONES GENERALES

ARTÍCULO 48: Objeto. La compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y obras que realice el INS estará regulada por la Ley de Contratación Administrativa, su Reglamento, este Título y las demás disposiciones que resulten aplicables.

ARTÍCULO 49: Excepciones. Toda compra, venta y arrendamiento de bienes, servicios y obras deberá tramitarse por medio del Departamento de Proveeduría, excepto en los siguientes casos:

  1. La contratación de exámenes médicos especializados que requiera la Subdirección INS Salud.

  2. Las contrataciones para la confección y/o compra, revisión y reparación de prótesis, órtesis y similares, equipo ortopédico y artículos especializados para el tratamiento de pacientes, que se deriven de recetas específicas, cuyas condiciones y particularidades técnicas sean diferentes en cada ocasión que no sea posible contar con stock o no se pueda programar su compra.

  3. La contratación de profesionales, en el área de salud que se requieran cuando se trate de necesidades que se presenten en circunstancias especiales o imprevisibles debido a caso fortuito o fuerza mayor.

  4. La adquisición de bienes y servicios por parte de la Subdirección INS Salud y las Sedes para solventar necesidades que se presenten en circunstancias especiales o imprevisibles debido a caso fortuito o fuerza mayor. En estos casos, previamente deberá obtenerse el Visto Bueno del Jefe o Subjefe del Departamento de Proveeduría.

    En el caso de la Subdirección INS Salud, esta excepción se aplica para contrataciones no incluidas en los incisos anteriores.

  5. Las Sedes podrán gestionar la contratación, bajo su entera responsabilidad, cuando la situación descrita en el inciso anterior se presente fuera de la jornada ordinaria laboral del Departamento de Proveeduría.

  6. El Departamento de Comunicaciones podrá gestionar, bajo su entera responsabilidad, la adquisición de bienes y servicios para solventar necesidades que se presenten en circunstancias especiales referentes a publicidad, comunicación institucional o mercadeo, organización de actividades diversas, colaboración para emergencias o cualquier otra actividad a criterio de la Presidencia Ejecutiva.

    Cada unidad usuaria deberá remitir al Departamento de Proveeduría una copia de toda la documentación correspondiente y mantener los originales en sus archivos para un eventual control de gestión.

    Las compras realizadas al amparo de los incisos a), b), c), d), e) y f) anteriores, deberán reportarse al Departamento de Proveeduría a más tardar dentro de los tres días hábiles siguientes a partir de la notificación de la orden de compra o del inicio del servicio, según corresponda.

  7. Las contrataciones de escasa cuantía, por montos inferiores a $10,000.00 conforme a lo dispuesto en el artículo 136 del Reglamento de Contratación Administrativa, podrán ser tramitadas por las Dependencias solicitantes, previa aprobación del Departamento de Proveeduría. Dicha aprobación deberá ser otorgada o denegada -según corresponda- en un plazo no mayor a dos días hábiles a partir del día siguiente al de recibo en la Proveeduría. Esta excepción aplica en los casos no incluidos en los incisos anteriores.

    No obstante lo anterior, será responsabilidad absoluta de la Dependencia que tramita el concurso, establecer los mecanismos de control necesarios a efecto de cumplir los requerimientos establecidos en la normativa que regula la materia, así como con la normativa del SIAC. (Sistema Integrado de Actividad Contractual).

    En los casos anteriores, excepto en el inciso g, el límite económico será el vigente para tramitar una compra bajo la excepción contemplada en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa. Asimismo, la unidad usuaria que tramita la compra debe cumplir lo siguiente:

    1. Ajustarse a lo establecido por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

    2. Conservar de cada compra un expediente individual debidamente numerado en todos sus folios donde debe constar como mínimo lo siguiente:

      2.1 Decisión inicial de contratar suscrita por el Jefe de la unidad usuaria, en ésta deberá atender lo establecido en el artículo 8 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

      2.2 La identificación y constancia de que se cuenta con contenido suficiente en la partida de presupuesto.

      2.3 Deberán cumplirse todos los extremos establecidos en el artículo 136 del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, tales como plazos, archivar la invitación cursada al menos a tres potenciales oferentes dedicados al giro propio del objeto contractual específico y todas las cotizaciones obtenidas.

      2.4 Cuando exista un único oferente, deberá quedar constancia en el expediente de la circunstancia que determine que hay un oferente del bien o servicio requerido y de la razonabilidad del precio cotizado.

      2.5 El cuadro comparativo de precios y calificaciones de ofertas cuando se amerite.

      2.6 Adjudicación firmada por el Jefe de la unidad usuaria debidamente justificada.

      2.7 Coordinación del inicio de la ejecución contractual y recepción a satisfacción del bien o servicio contratado. Quedará bajo la entera responsabilidad de la unidad usuaria que tramitó la contratación, coordinar el inicio de la contratación verificar que se cumpla con la entrega en tiempo y forma de lo contratado y acreditar el recibo a conformidad del bien o servicio.

      2.8 Ejecución de pago del bien o servicio contratado. Los pagos por los bienes y servicios recibidos estarán a cargo de las Unidades Usuarias.

      2.9 Registro de Compras. Deberán, anotar cada compra en un "Registro de Compras", que como mínimo contará con los siguientes datos:

    3. Fecha de compra

    4. Excepción para contratar en forma directa

    5. Número de procedimiento

    6. Objeto contractual

    7. Cantidad de la contratación

    8. Unidad de Medida

    9. Monto total de la contratación, desglosado por renglones

    10. Moneda

    11. Sub partida del gasto

    12. Nombre del contratista

    13. Cédula del contratista

      2.10 Los comprobantes de pago del bien o servicio. Quedará bajo la entera responsabilidad de la unidad usuaria que tramitó la contratación, verificar que se cumpla con la entrega en tiempo y forma de lo contratado y acreditar el recibo a conformidad del bien o servicio.

      Todos estos requisitos y los demás que norman tanto la Ley de Contratación Administrativa como el Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa, en cuanto a la contratación directa, serán igualmente observados fielmente por el Departamento de Proveeduría.

  8. Las compras reguladas por Vale Provisional y por Caja Chica, las cuales se rigen por el Manual de Disposiciones Financieras.

    ARTÍCULO 50: Unidad Responsable. Será responsabilidad exclusiva de cada Jefe de la unidad usuaria establecer los mecanismos de control necesarios a efecto de que en cada procedimiento de contratación se observen los principios de igualdad de trato y oportunidad y libre competencia para las personas que deseen contratar con la administración, así como el de eficiencia, eficacia, conservación e informalismo que vinculan igualmente a la Administración.

    ARTÍCULO 51: Montos. Los montos que determinen el procedimiento de contratación a seguir serán los que disponga para tal efecto la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento.

    CAPITULO II LA ORGANIZACIÓN, FUNCIONES Y RESPONSABILIDAD DEL DEPARTAMENTO DE PROVEEDURIA Y CONFORMACIÓN Y RESPONSABILIDAD DEL ÓRGANO DIRECTOR

    ARTÍCULO 52: Funciones. El Departamento de Proveeduría, tiene a su cargo, todo lo relativo a la conducción de los procedimientos de contratación Administrativa, según lo normado por la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, el presente Título y otras disposiciones legales conexas, que interese celebrar al INS en razón de satisfacer sus necesidades de contratación administrativa para el apropiado cumplimiento de sus fines y objetivos, salvo las excepciones contenidas en el Artículo 49 del presente Título.

    El funcionamiento de la Proveeduría será conforme lo establecido en el Capítulo XV Funcionamiento de las Proveedurías Institucionales del Sector Público del Reglamento a la Ley de Contratación Administrativa.

    La Gerencia o Subgerencia podrá delegar en otra unidad (o Dependencia) las funciones pertinentes a los procesos de almacenamiento y distribución o tráfico de bienes, así como el control del inventario permanente de todos sus bienes.

    ARTÍCULO 53: Responsables. El Departamento de Proveeduría estará a cargo de un Proveedor y un Subproveedor. El Proveedor es responsable de la organización y buen funcionamiento de esa unidad orgánica.

    ARTÍCULO 54: Estructura organizativa. El Departamento de Proveeduría tendrá una estructura organizativa básica que le permita cumplir con lo establecido en el Capítulo XV del Reglamento citado. Contará al menos con una Unidad de Licitaciones que tendrá bajo su responsabilidad el trámite de licitaciones, una Unidad de Contratación Directa para los trámites de contratación directa y una Unidad de Control y Gestión que se encargará de dar seguimiento y monitoreo a los trámites de las contrataciones que se realicen en el Departamento de Proveeduría, asimismo se encargará de optimizar las compras institucionales a partir de la verificación y revisión de las justificaciones y requisitos que plantean las unidades usuarias en las solicitudes de contrataciones.

    Asimismo dispondrá de la estructura...

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