Reforma Manual de Reglamentos Administrativos, de 28 de Mayo de 2021

EmisorInstituto Nacional de Seguros

INSTITUTO NACIONAL DE SEGUROS

PROVEEDURÍA

MANUAL DE DISPOSICIONES ADMINISTRATIVAS

TITULO XXVII A LAS CONTRATACIONES EXCEPTUADAS DEL INS

Se regula en forma complementaria la normativa de contratación exceptuada establecida en la Ley del INS y lo indicado en el Manual de Reglamentos Administrativos.

CAPÍTULO I NORMAS GENERALES

ARTÍCULO 572. Responsabilidad por contrataciones exceptuadas. La unidad usuaria (Direcciones, Subdirecciones, Departamentos y Sedes del INS, así como los Comités dispuestos al efecto); gestionará ante el Departamento de Proveeduría (en adelante Proveeduría), el inicio de los procesos de contrataciones exceptuadas aquí regulados. El responsable de ejecutar y fiscalizar los contratos una vez iniciados, será la unidad usuaria. La Proveeduría será la encargada de desarrollar y dirigir los procesos de contrataciones exceptuadas. Asesorará a la unidad usuaria durante el procedimiento y toda la vigencia de los contratos, en su carácter de órgano técnico institucional en materia de contratación administrativa.

Cuando corresponda, la Proveeduría confeccionará un cronograma con tareas y responsables de todo el procedimiento de contratación, el cual deberá informar a la unidad usuaria respectiva. El cumplimiento de los plazos establecidos en ese cronograma será obligatorio para el personal responsable establecido.

La Proveeduría, cuando sea posible y sea de interés y/o conveniencia institucional, agrupará las necesidades que sean iguales entre las distintas unidades usuarias y realizará una sola contratación exceptuada.

ARTÍCULO 573. Expediente de la contratación exceptuada. De todo lo actuado con relación a las contrataciones acá reguladas, la Proveeduría deberá mantener una copia del expediente original identificado con al menos los siguientes datos:

  1. Palabra "Contratación".

  2. Nombre del bien o servicio a contratar.

  3. Nomenclatura de la contratación la cual incluye.

    *Código de inclusión para el SIAC (Sistema Integrado de la Contratación Administrativa).

    *Año en que se genera el trámite.

    *Número de consecutivo asignado.

    *Siglas de oficio de correspondencia institucional de la unidad encargada.

    *Referencia a la numeración generada en SIFA (Sistema Integrado Financiero Administrativo).

    La unidad usuaria deberá remitir copia de toda la documentación generada, a fin de incorporarla al expediente a más tardar dos días después de que fueron emitidos por parte del INS o presentados por parte de terceros según corresponda.

    El expediente debe estar completo, ordenado de manera cronológica con asientos o foliado, según corresponda.

    Cuando en el procedimiento se genere información que sea confidencial, se conformará un legajo separado del expediente principal, el cual será de acceso restringido.

    La Proveeduría incluirá todas las contrataciones exceptuadas en el Sistema Integrado de la Actividad Contractual de la Contraloría General de la República.

    ARTÍCULO 574. Plazos de la contratación exceptuada. Los plazos estipulados en esta norma se entenderán como plazos máximos, pudiendo la Proveeduría reducirlos siempre que se mantenga su razonabilidad y congruencia con lo que se deba actuar. Los plazos podrán ampliarse con la debida justificación siempre que sea necesario para proteger los intereses del INS.

    La referencia a días se entenderá hecha a días hábiles.

    ARTÍCULO 575. Estimación de la contratación exceptuada. Para estimar la contratación, en el momento de dictar la decisión inicial, se tomará en cuenta el monto de todas las formas de remuneración, incluyendo el costo principal, los fletes, los seguros, las comisiones, los intereses, los tributos, los derechos, las primas y cualquier otra suma que deba reembolsarse como consecuencia de la contratación.

    En las contrataciones de objeto continuo, sucesivo o periódico, celebradas por un plazo determinado, la estimación se calculará sobre el valor total del contrato durante 12 meses.

    En los contratos por plazo indeterminado, con opción de compra, o sin ella, la estimación se efectuará sobre la base del pago mensual calculado, multiplicado por 12. En caso de duda sobre si el plazo es indeterminado o no, se aplicará el método de cálculo dispuesto en este párrafo.

    Cuando las bases del concurso contengan cláusulas que permitan cotizar bienes o servicios opcionales o alternativos, la base para estimarlos será el valor total de la compra máxima permitida, incluidas las posibles compras optativas. En todo caso, cuando en el contrato para satisfacer servicios por períodos menores de cuatro años, se establezcan o existan prórrogas facultativas que no superen ese límite, para efectos de su estimación no se considerarán las prórrogas.

    ARTÍCULO 576. Aptitud para contratar. Sólo podrán contratar con el INS las personas físicas o jurídicas que cuenten con plena capacidad de actuar, que no tengan impedimento por alguna de las causales de incapacidad para contratar con la Administración y que demuestren su idoneidad legal, técnica y financiera, según el objeto a contratar.

    Se presume la capacidad de actuar de todo oferente, por lo que esa condición solamente deberá acreditarse por parte del adjudicatario, por el medio que se considere suficiente pudiendo ser incluso una declaración jurada.

    ARTÍCULO 577. Representación de casas extranjeras. El oferente podrá concurrir por sí mismo o a través de un representante de casas extranjeras, en cuyo caso, deberá hacer indicación expresa de tal circunstancia en la propuesta. Se presume que quien presenta la oferta cuenta con la capacidad legal para ello. La acreditación se podrá reservar para el adjudicatario en una etapa posterior. Los oferentes pueden participar con ofertas en consorcio.

    El Cartel establecerá los requisitos que deberá aportar el adjudicatario para establecer la certeza en cuanto a la existencia y representación. En caso de que en el plazo conferido a esos efectos el adjudicatario no acredite su representación, el acto de adjudicación se declarará insubsistente y de ser posible, se readjudicará a la segunda mejor opción.

    ARTÍCULO 578. Uso de medios electrónicos en la contratación exceptuada. Las contrataciones exceptuadas podrán desarrollarse por medios electrónicos, siempre que la naturaleza de los actos lo permita y sea posible establecer con toda precisión, por medio de registros fidedignos la identificación del emisor y el receptor, la hora, la fecha y el contenido del mensaje. Cuando se realice la invitación vía telefónica, la persona que la formule, deberá dejar constancia escrita en el expediente de los aspectos anteriormente citados.

    ARTÍCULO 579. Publicaciones de contrataciones exceptuadas. Todas las publicaciones señaladas en esta norma las realizará el Departamento de Comunicaciones a solicitud de la Proveeduría, salvo las publicaciones realizadas en el portal oficial, las cuales se efectuarán de manera directa por la Proveeduría o aquellas en que se curse invitación directa a los oferentes.

    ARTÍCULO 580. Tipos de contrataciones exceptuadas. La adquisición, el arrendamiento y el mantenimiento de bienes inmuebles necesarios para el desarrollo del negocio del INS; contratos relacionados con publicidad, comunicación, mercadeo e imagen corporativa, contratación de asesorías y consultorías, técnica y profesional, relacionadas con el negocio del INS, contratación de servicios de capacitación, hasta un monto de cincuenta mil unidades de desarrollo (UD 50.000) para cada caso. Cuando se haya determinado una contratación de las reguladas en este artículo con fundamento en la estimación preliminar del negocio y posteriormente las ofertas presentadas superen los límites para la aplicación del procedimiento respectivo, no se invalidará el concurso, si este exceso no supera el 10% y el INS dispone de los recursos presupuestarios suficientes para asumir la erogación.

    Si existen varias ofertas elegibles, para efectos de adjudicación no se considerarán las que superen el citado 10% y se escogerá dentro de aquellas que se ubiquen por debajo de ese porcentaje.

    Para el caso específico de adquisición de bienes inmuebles, se requerirá en todos los casos la aprobación de la Gerencia General o Subgerencia General respectiva para el inicio del trámite respectivo y la adquisición misma se realizará con la formalización correspondiente.

    ARTÍCULO 581. Aplicación complementaria en la contratación. En el caso de contrataciones de reaseguros se aplicará el Reglamento específico aprobado por la Junta Directiva y de manera complementaria lo que se indica en esta norma y en el Manual de Reglamentos Administrativos. En el caso de los contratos de fideicomisos se requerirá revisión previa de la Subgerencia General (a cargo de la parte financiera) o quien está designe la cual deberá resolver en un plazo máximo de 3 días hábiles.

    CAPÍTULO II PROCEDIMIENTO DE CONTRATACIÓN

    Sección I. Decisión Inicial.

    ARTÍCULO 582. Decisión inicial de contratación. La decisión administrativa que da inicio al procedimiento de contratación será emitida por la Jefatura de la unidad usuaria mediante oficio que dejará constando en el expediente. Dicha decisión constituirá el primer oficio del expediente y deberá hacerse constar al menos, lo siguiente:

  4. Determinación del supuesto de prescindencia de los procedimientos ordinarios.

    Indicar ante cual supuesto de excepción de los enumerados en el artículo 9 de la Ley del INS y en el Manual de Reglamentos Administrativos, se encuentra.

  5. Una justificación de la procedencia de la contratación, con indicación expresa de la necesidad a satisfacer.

  6. La descripción del objeto, las especificaciones técnicas y características de los bienes, obras o servicios que se requieran, en caso de que puedan existir diferentes opciones técnicas para satisfacer la necesidad, acreditar las razones por las cuales se escoge una determinada solución, así como la indicación de la posibilidad de adjudicar parcialmente de acuerdo a la naturaleza del objeto.

  7. La estimación actualizada del costo del objeto, de conformidad...

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