Reforma Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central, de 10 de Mayo de 2018
| Emisor | Banco Popular y Desarrollo Comunal |
OPERADORA DE PLANES DE PENSIONES COMPLEMENTARIAS DEL BANCO POPULAR Y DE DESARROLLO COMUNAL S. A.
Se da a conocer que la Junta Directiva de la Operadora de Pensiones Complementarias del Banco Popular y de Desarrollo Comunal, Sociedad Anónima en sesión ordinaria N° 535, celebrada el jueves 10 de mayo de 2018, acordó por unanimidad de los presentes, aprobar con las observaciones indicadas por la Comisión de Asuntos Jurídicos, el Reglamento de Funcionamiento y Organización del Archivo Central de la Operadora de Planes de Pensiones del Banco Popular y de Desarrollo Comunal como se indica a continuación:
Artículo 2°-Para efectos de este Reglamento se entiende por:
a- Documento de archivo: Es una expresión testimonial, textual, gráfica, manuscrita o impresa, en cualquier lenguaje natural o codificado, así como en cualquier soporte que ha sido producida o recibida en la ejecución, realización o término de las actividades institucionales y que engloba el contenido, el contexto y la estructura permitiendo probar la existencia de esa actividad.
b- Tipo documental: Unidad documental producida por un organismo en el desarrollo de sus funciones cuyo formato, contenido y soporte son homogéneos. Puede presentarse en forma individual (carta, circular) o compuesto (expediente, acta, licitación).
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Tablas de plazos de Conservación: Instrumento en el que constan todas las series y tipos documentales producidos o recibidos en una Oficina o Institución, en el cual se anotan todas sus características y se fija el valor administrativo y legal.
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Fondo documental: Es la totalidad de documentos custodiados por una organización o persona producidos en ejercicio de sus funciones.
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Gestión de Documentos: Todas las funciones, actividades y procesos que en una organización se aplican a los documentos a lo largo de su vida para garantizar su producción, su autenticidad, su integridad, su conservación, su fiabilidad y su disponibilidad para su mayor uso y servicio.
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Archivos de Gestión: son los archivos de las Oficinas o Unidades Técnicas y Administrativas de las diferentes Instituciones que forman parte del Sistema. Se encargan de reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y facilitar la documentación gestionada por su unidad y que se encuentra en trámite, sometida a continua utilización y consulta por las mismas Oficinas u otros que lo soliciten. Cada Archivo de Gestión debe contar con un encargado y un suplente, según corresponda.
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