Reglamento para el registro y control de bienes de la Municipalidad de Orotina, de 22 de Enero de 2013

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MUNICIPALIDAD DE OROTINA

El Concejo Municipal en el acta de la sesión Ordinaria número 230, artículo 5, inciso 1 celebrada el día 22 de enero del 2013 aprueba

REGLAMENTO PARA EL REGISTRO Y CONTROL

DE BIENES DE LA MUNICIPALIDAD DE OROTINA

Artículo 1º—Identificación de bienes. Todo bien sujeto a capitalización que ingrese a la Administración deberá ser identificado por un sistema de rotulado (placa de metal o plástica o cualquier otro sistema de alta seguridad).

El Departamento de Proveeduría,

será el responsable de rotular los bienes, en el momento en que estos ingresen a la Municipalidad y sean recibidos conforme a la orden de compra respectiva.

Artículo 2º—Registro de bienes. Es responsabilidad del Departamento de Proveeduría, el almacenamiento y distribución de bienes y el levantamiento y confección del inventario permanente de todos sus bienes. Mantener un registro actualizado del patrimonio de la Institución, debiendo valorar cada uno de los bienes o elementos que en ellos figuren, con el precio que corresponda de acuerdo con las disposiciones técnicas que al respecto dicte la Contabilidad Nacional.

Los materiales y suministros serán controlados de acuerdo con las normas de control interno aplicables y las que al respecto dicte la Institución.

Artículo 3º—Sistema informático. Se utilizará el sistema informático diseñado por el Instituto de Fomento y Asesoría Municipal o bien cualquier otro que la Administración Superior determine.

Todos los bienes deberán estar debidamente registrados y actualizados en el sistema informático.

Artículo 4º—Formularios. La institución contará con los formularios internos necesarios para tramitar las altas de bienes, asignación, reasignación, préstamos,

concesión y rebaja de bienes.

Artículo 5º—Inscripción de bienes. El Departamento de Proveeduría velara para que se realicen las gestiones necesarias, para inscribir los bienes que por su naturaleza requieran ser inscritos en los respectivos registros públicos existentes.

Artículo 6º—Inventario. Las personas que se encuentren al servicio de la Municipalidad de Orotina en calidad de Jefes de Departamentos o Dependencia, los funcionarios de cualquier categoría , que tengan a su cargo bienes, bajo su administración,

custodia o concesión, quedan obligados a lo siguiente:

  1. Con base en los inventarios actualizados, los jefes de Oficina o Dependencia harán entrega a sus subalternos de los bienes que a cada uno confíen para su uso,

    servicio, administración o custodia, o que les suministre para el desarrollo de su trabajo, mediante inventarios individuales que los responsables deben firmar;

  2. Los funcionarios designados como jefes de Oficina o Dependencia, al tomar posesión de sus cargos, exigirán a su antecesor y a falta de éste al superior inmediato, el inventario y entrega de los bienes que queden a su cargo. Si el inventario y la entrega fuesen correctos, se hará constar así, de lo contrario el funcionario entrante hará las observaciones que sean del caso en cuanto a faltantes o estado de los bienes y en ambos casos firmará con quién le hubiese hecho la entrega;

    c)

    Cuando una de las personas definidas en los incisos anteriores, cese en sus funciones o sea trasladado, tiene la obligación de devolver por inventario todos los bienes que tiene a su cargo; y

  3. Los inventarios deben contener la siguiente información como mínimo:

    1. Tipo o nombre del bien

    2. Número de patrimonio

    3. Características específicas y

    4. Estado.

    Artículo 7º—Firma de Inventarios. La firma de inventarios por parte de las personas a que se refiere el artículo anterior,

    implica la responsabilidad administrativa y civil, en cuanto a los bienes encomendados a su cargo, por lo que serán responsables directa o indirectamente por la pérdida, daño o depreciación de los mismos, salvo que provengan del deterioro natural por razones del uso legítimo o de otra causa justificada.

    A ninguna persona se le puede hacer firmar un inventario de bienes si éstos no están bajo su inmediato control o responsabilidad, ya sea que los tenga a su cargo para su uso, custodia o administración o para el desarrollo de su trabajo.

    Artículo 8ºFaltante de inventarios. Cuando al elaborar inventarios se encuentren faltantes, daños o deterioros de bienes que no se deban a dolo o culpa de la persona que los tiene a su cargo, podrán los encargados firmar esos inventarios, dejando de ello...

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